Montanari Tour Wiki - User contributions [en]

Indice Procedure Contratti

2026-08-25T07:07:10Z

Fkoje:

AQ 1.

2026-08-10T08:18:29Z

Fkoje:

; [[Procedure_commerciale | 1 - Procedure Commerciale]]
: [[Procedure_commerciale#1.1_Step_0_-_Valutazione | 1.1 - Step 0 - Valutazione]]
: [[Procedure_commerciale#1.2_Step_1_-_Preventivo | 1.2 - Step 1 - Preventivo]]
:: [[Procedure_commerciale#1.2.1_Richiesta_Ufficio_Contratti | 1.2.1 - Richiesta Ufficio Contratti]]
:: [[Procedure_commerciale#1.2.2_Popolamento_Itinerario | 1.2.2 - Popolamento Itinerario]]
:: [[Procedure_commerciale#1.2.3_Ideazione_e_Creazione_Progetto_di_Soggiorno | 1.2.3 - Ideazione e Creazione Progetto di Soggiorno]]
:: [[Procedure_commerciale#1.2.4_Reminder_Agenda | 1.2.4 - Reminder Agenda]]
:: [[Procedure_commerciale#1.2.5_Conferma_o_Annullamento_Preventivo | 1.2.5 - Conferma o Annullamento Preventivo]]
: [[Procedure_commerciale#1.3_Step_2_-_Pratica | 1.3 - Step 2 - Pratica]]
:: [[Procedure_commerciale#1.3.1_Chiusura_in_Vendita_e_Fatturazione | 1.3.1 - Chiusura in Vendita e Fatturazione]]
:: [[Procedure_commerciale#1.3.2_Chiusura_in_Acquisto_e_Pagamenti | 1.3.2 - Chiusura in Acquisto e Pagamenti]]

; [[Sistema_gestione_richieste | 2 - Sistema Gestione Richieste]]
: [[Sistema_gestione_richieste#2.1_Modulo_Commerciale | 2.1 - Modulo Commerciale]]
:: [[Sistema_gestione_richieste#2.1.1_Definizione_Richiesta | 2.1.1 - Definizione Richiesta]]
:: [[Sistema_gestione_richieste#2.1.2_Invio_e_Archiviazione_Richiesta | 2.1.2 - Invio e Archiviazione Richiesta]]
: [[Sistema_gestione_richieste#2.2_Modulo_Contratti | 2.2 - Modulo Contratti]]
:: [[Sistema_gestione_richieste#2.2.1_Definizione_della_Proposta | 2.2.1 - Definizione della Proposta]]
:: [[Sistema_gestione_richieste#2.2.2_Invio_e_Archiviazione_della_Risposta | 2.2.2 - Invio e Archiviazione Risposta]]

; [[Creazione_Anagrafica_Cliente | 3 - Creazione Anagrafica Cliente]]

; [[Sezione_itinerario | 4 - Sezione itinerario]]
: [[Sezione_itinerario#4.1_Inserimento_Servizi | 4.1 - Inserimento Servizi]]
:: [[Sezione_itinerario#4.1.2_-_Inserimento_Servizi_Alberghieri | 4.1.2 - Inserimento Servizi Alberghieri]]
: [[Sezione_itinerario#4.2_Gadget/Omaggi_Individuali | 4.2 - Gadget/Omaggi Individuali]]
: [[Sezione_itinerario#4.3_Escursioni_da_Pacchetto | 4.3 - Escursioni da Pacchetto]]

; [[Codice_Fiscale | 5 - Codice Fiscale]]
: [[Codice_Fiscale#5.1_Errori_Comuni | 5.1 - Errori Comuni]]
:: [[Codice_Fiscale#5.1.1_Numero_di_caratteri_errato | 5.1.1 - Numero di caratteri errato]]
:: [[Codice_Fiscale#5.1.2_Posizione_e_tipologia_dei_caratteri_errate | 5.1.2 - Posizione e tipologia dei caratteri errate]]
:: [[Codice_Fiscale#5.1.3_Validità_fiscale_del_Codice_Fiscale | 5.1.3 - Validità fiscale del Codice Fiscale]]
: [[Codice_Fiscale#5.2_Controllo_Automatico_Codici_Fiscali | 5.2 - Controllo Automatico Codici Fiscali]]
:: [[Codice_Fiscale#5.2.1_Guida_all'utilizzo_dello_script | 5.2.1 - Guida all'utilizzo dello script]]

; [[6_-_Sezione_Documenti | 6 - Sezione Documenti]]
: [[6_-_Sezione_Documenti#6.1_Archiviazione_Email | 6.1 - Archiviazione Email]]

; [[Sezione_Partecipanti | 7 - Sezione Partecipanti]]
: [[Sezione_Partecipanti#7.1_Inserimento_Manuale | 7.1 - Inserimento Manuale]]
:: [[Sezione_Partecipanti#7.1.1_Dati_anagrafici | 7.1.1 - Dati anagrafici]]
: [[Sezione_Partecipanti#7.2_Inserimento_Automatico | 7.2 - Inserimento Automatico]]

; [[Sezione_Rooming_List | 8 - Sezione Rooming List]]
: [[Sezione_Rooming_List#8.1_Compilazione_della_Sezione | 8.1 - Compilazione della Sezione]]
:: [[Sezione_Rooming_List#8.1.1_Inserimento_automatico | 8.1.1 - Inserimento automatico]]
: [[Sezione_Rooming_List#8.2_Rooming_List_Servizio-specifica| 8.2 - Rooming List Servizio-specifica]]

; [[Preventivo_4Guest | 9 - Preventivo 4Guest]]
: [[Preventivo_4Guest#9.1_Creazione_del_Preventivo | 9.1 - Creazione del Preventivo]]
:: [[Preventivo_4Guest#9.1.1_Sezione_Dati_Generali | 9.1.1 - Sezione Dati Generali]]
:: [[Preventivo_4Guest#9.1.2_Sezione_Altri_Dati | 9.1.2 - Sezione Altri Dati]]
: [[Preventivo_4Guest#9.2_Salvataggio_e_Compilazione_del_Preventivo | 9.2 - Salvataggio e Compilazione del Preventivo]]

; [[Chiusura_in_vendita_(Pratica) | 10 - Chiusura in vendita (Pratica)]]
: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.1_Come_chiudere_una_pratica_in_vendita? | 10.1 - Come chiudere una pratica in vendita?]]
: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.2_Fase_1:_Sezione_Itinerario | 10.2 - Fase 1: Sezione Itinerario]]
:: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.2.1_Esempio_applicativo | 10.2.1 - Esempio applicativo]]
::: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.2.1.1_Applicazione_-_Supplementi_su_Base | 10.2.1.1 - Applicazione - Supplementi su Base]]
::: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.2.1.2_Applicazione_-_Quota_per_quota | 10.2.1.2 - Applicazione - Quota per quota]]
: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.3_Fase_2_-_Sezione_"Fatturare_a" | 10.3 - Fase 2 - Sezione "Fatturare a"]]
:: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.3.1_Inserimento_Manuale | 10.3.1 - Inserimento Manuale]]
::: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.3.1.1_Compilazione_dei_Dati_Generali | 10.3.1.1 - Compilazione dei Dati Generali]]
:: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.3.2_Inserimento_Automatico | 10.3.2 - Inserimento Automatico]]
::: [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)#10.3.2.1_Compilazione_del_modello_di_importazione_"Fatturare_a" | 10.3.2.1 - Compilazione del modello di importazione "Fatturare a"]]

; [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica) | 11 - Chiusura in acquisto (Pratica)]]
: [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica)#11.1_Le_fasi_della_Chiusura_in_Acquisto | 11.1 - Le fasi della Chiusura in Acquisto]]
:: [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica)#11.1.1_Fase_1_-_Pre-Chiusura | 11.1.1 - Fase 1 - Pre-Chiusura]]
:: [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica)#11.1.2_Fase_2_-_Chiusura_definitiva | 11.1.2 - Fase 2 - Chiusura definitiva]]
: [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica)#11.2_Comunicazione_Chiusura_in_Acquisto | 11.2 - Comunicazione Chiusura in Acquisto]]
: [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica)#11.3_Verifica_delle_fatture | 11.3 - Verifica delle fatture]]
: [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica)#11.4_Quando_una_Pratica_è_Chiusa_in_Acquisto? | 11.4 - Quando una Pratica è Chiusa in Acquisto?]]

2026-07-30T14:55:28Z

Fkoje: /* 4.1 Inserimento Servizi */

Sezione itinerario

2026-07-30T14:54:29Z

Fkoje: /* 4.1 Inserimento Servizi */

2026-07-30T14:07:07Z

Fkoje:

Le procedure relative alla gestione commerciale del cliente si articolano in '''due step'''.

Tali procedure devono essere seguite con precisione, così da permettere una gestione efficiente ed efficace delle offerte e delle pratiche relative ai clienti.

I seguenti Step non sono solo una guida all’operatività day-to-day, ma una precisa e ampia regolamentazione volta all’uso efficace ed efficiente della strumentazione software messa a disposizione.

Per tal motivo, '''non sono ammesse deroghe''' alle linee guida ivi prescritte.

== 1.1 Step 0 - Valutazione ==
È fondamentale, prima ancora di procedere all’utilizzo del software preposto, valutare se è profittevole porre in essere tutti o parte degli step successivi.
Quindi, la gestione di una pratica inizia ben prima della sua apertura virtuale su 4Guest.

Non tutte le chiamate, contatti e richieste che giungono quotidianamente portano un concreto risultato economico. Sebbene sia impossibile prevedere il futuro, l’esperienza aiuta nell’individuare i lead su cui puntare e quali, invece, non perseguire.

'''Attualmente, non è richiesta alcuna operazione relativa alla notifica di lead non qualificati.'''

Nello sperato caso, invece, in cui il lead risulti '''qualificato''' e, quindi, rappresenti una '''concreta opportunità commerciale''', è necessario procedere alla sua archiviazione e gestione tramite '''4Guest'''.

[[File:preventivo_step0.png|1100 px|centre]]

== 1.2 Step 1 - Preventivo==
Precedente allo stato di Pratica, che sottintende una conferma d’intenti da parte del cliente, su 4Guest è richiesto creare un [[Preventivo_4Guest|Preventivo]].

Il Preventivo è uno '''stato antecedente''' alla [[Pratica_4Guest|Pratica]]. Il Preventivo identifica un progetto di soggiorno inviato (o ancora da inviare) a un lead, il quale non ha ancora consolidato la propria decisione.

La creazione di un Preventivo su 4Guest è '''un passo obbligatorio'''. Non si possono inviare progetti di soggiorno ai clienti senza aver prima trascritto, all’interno di 4Guest, le necessarie informazioni.

[[File:preventivo_step1.png|1100 px|centre]]

=== 1.2.1 Richiesta Ufficio Contratti ===

Una volta creato il preventivo e ottenuto il '''Codice Preventivo''' ad esso associato, il Sales Account può procedere a effettuare la '''richiesta di ricerca e/o assegnazione allotment'''.

La richiesta deve essere effettuata solo ed esclusivamente attraverso il [[Sistema_gestione_richieste|portale predisposto]].

La risposta automatica di presa in carico, con il relativo file pdf riassuntivo, sarà automaticamente associata nella [[Sezione_Documenti|sezione '''Documenti''']] del Preventivo esistente su 4Guest. Per questo motivo, è essenziale inserire, sul portale, il corretto Codice Preventivo, al fine di evitare l’erronea associazione documentale a un diverso Preventivo.

Una volta effettuata la richiesta, l’operatore dell’Ufficio Contratti assegnato all’evasione dell’istanza modificherà il campo '''“Stato Avanzamento”''' all’interno del suddetto Preventivo impostando l’opzione '''“IN LAVORAZIONE”'''.

Il Sales Account, in questo modo, potrà essere aggiornato sullo stato di evasione della richiesta relativa al Preventivo.

=== 1.2.2 Popolamento Itinerario ===

Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione [[Sezione_itinerario|'''“Itinerario”''']] del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.

Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.

=== 1.2.3 Ideazione e Creazione Progetto di Soggiorno ===

Una volta terminata la contrattualizzazione dell’allotment ricercato, l’operatore dell’Ufficio Contratti, che aveva in carico la richiesta relativa al Preventivo creato, procederà a informare il Sales Account attraverso la debita compilazione del form presente sul [[Sistema_gestione_richieste|portale dedicato]].

La risposta automatica di evasione, con il relativo file pdf riassuntivo, sarà automaticamente associata nella sezione Documenti del Preventivo esistente su 4Guest. Per questo motivo, è essenziale selezionare, sul portale, il corretto Codice Preventivo, al fine di evitare l’erronea associazione documentale a un diverso Preventivo.

Una volta ottenute le informazioni necessarie, il Sales Account procederà a modificare lo '''“Stato Avanzamento”''' del Preventivo selezionando la voce '''“PROPOSTA”'''.

In questa fase, aiutato dalla precedente compilazione delle voci di costo, il Sales Account utilizzerà il modello grafico preposto per la creazione del Progetto di Soggiorno e, successivamente, lo invierà al potenziale cliente.

Il file contenente il Progetto inviato, '''dovrà essere allegato''' al Preventivo nella sezione “Documenti”.

=== 1.2.4 Reminder Agenda ===

Il Sales Account dovrà impostare, nella sezione '''“Attività Agenda”''' di 4Guest, i relativi follow up commerciali e, in particolar modo, la '''data di scadenza opzione''' dell’allotment proposto.

=== 1.2.5 Conferma o Annullamento Preventivo ===

Non tutte le proposte commerciali vengono accettate dai clienti. In caso di risposta negativa il Preventivo va '''ANNULLATO''' e non ELIMINATO. In caso di risposta positiva, invece, va '''CONFERMATO''' e convertito in Pratica. È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” del Preventivo annullato '''debita documentazione'''' riportante la '''motivazione della mancata conferma''' della proposta da parte del cliente.

== 1.3 Step 2 - Pratica ==

La conferma da parte del cliente si tramuta, in 4Guest, nella '''variazione del Preventivo a [[Pratica_4Guest|Pratica]]'''.

In seguito alla variazione di Stato, il Codice Preventivo verrà sostituito dal '''Codice Pratica'''. Nelle successive comunicazioni, soprattutto quelle indirizzate ai clienti, è necessario porre attenzione a non confondere i due codici, al fine di evitare malintesi ed errate associazioni documentali.

È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” della Pratica la '''conferma scritta del cliente'''.

[[File:preventivo_step2.png|1100 px|centre]]

=== 1.3.1 Chiusura in Vendita e Fatturazione ===

È compito del Sales Account imputare, all’interno della Pratica, i '''dati anagrafici''' necessari alla corretta fatturazione dei corrispettivi di vendita e acquisto. Si tratta della fase di [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)|Chiusura in Vendita della pratica.]].

In particolar modo, è di fondamentale importanza che il Sales Account, prima dell’inizio del Soggiorno organizzato, sia '''in possesso di tutti i dati anagrafici''' necessari dei clienti. Solo in questo modo, infatti, è possibile adempiere alla vigente normativa tributaria nelle modalità e tempistiche previste.

Una volta ottenuta la Rooming List completa dei dati richiesti, il Sales Account '''ha l’obbligo di popolare la sezione “Fatturare A”'''.

Il '''“Totale Pratica”''' ottenuto dalla somma dei ricavi computati nella sezione “Itinerario” dovrà collimare con '''“Importo Totale”''' riportato nella sezione “Fatturare A”.

Una Pratica potrà considerarsi '''Chiusa''', in Vendita, formalmente solo quando le voci “Totale Pratica” e “Importo Totale” combaciano.

Affinché una Pratica sia effettivamente chiusa in Vendita, è necessario che nella sezione '''“Scadenziario Attivo”''' non vi sia alcun '''“Residuo”''' da riscuotere.

È compito del Sales Account '''sollecitare eventuali crediti v/clienti''' esistenti residuali.

Terminate le procedure di chiusura, il Sales Account dovrà darne comunicazione '''all’Ufficio Amministrativo''', il quale si premurerà di concludere il processo di fatturazione ed appurarne la corretta riuscita.

La [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)|“Chiusura in Vendita”]] deve essere effettuata '''entro e non oltre i 10 giorni''' dalla fruizione '''del primo servizio''' da parte del cliente. Tale termine è dettato dalla necessità di primaria importanza dell’impresa di adempiere, entro i termini previsti, agli obblighi legislativi e tributari.

=== 1.3.2 Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===

La [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica) | '''“Chiusura in Acquisto”''']], invece, ha una natura prettamente operativa. Una corretta imputazione e controllo dei costi legati a una determinata pratica, da parte del Sales Account, evitano l’emissione di pagamenti errati verso i fornitori utilizzati per l’erogazione dei servizi fruiti dai clienti.

In mancanza di una corretta Chiusura in Acquisto da parte del Sales Account, l’Ufficio Amministrativo '''non provvederà''' al saldo dei corrispettivi spettanti ai fornitori utilizzati.

Il pagamento degli '''acconti''' richiesti dai suddetti non soggiace, poiché antecedenti alla effettiva erogazione del servizio, alla necessità della Chiusura in Acquisto; resta comunque inteso che, nel caso in cui l’acconto sia inequivocabilmente ricollegabile a una Pratica, debba essere presente, in quest’ultima, '''idonea voce di costo''' riportante l’anagrafica fornitore corretta.

Per ogni società deve essere presente una sola anagrafica fornitore. Alla stessa anagrafica possono essere associati più servizi codificati, in base ai diversi servizi forniti. Prima di creare una nuova anagrafica fornitore, verificare sempre che la società non sia già presente nel gestionale, così da evitare la creazione di duplicati.

Il Sales Account deve effettuare la Chiusura in Acquisto in '''due fasi''':

* Pre-Chiusura: da effettuarsi prima dell’erogazione del primo servizio. Il Sales Account, sulla base di stime preventive, imputa i costi così come dovrebbero essere sostenuti nel caso in cui, durante la fruizione dei servizi, non vi siano state variazioni significative.
* Chiusura: Il Sales Account, sulla base della SCP, della contrattualistica fornita e della documentazione esistente, controlla la correttezza della Pre-Chiusura precedentemente effettuata e, ove necessario, procede alla sua integrazione.

I momenti della Chiusura in Vendita e della Chiusura in Acquisto dovrebbero, idealmente, coincidere.

Alla ricezione della Fattura, l’Ufficio Amministrativo confronterà l’importo ivi riportato con quanto imputato nella Pratica presente su 4Guest.

Qualora l’importo della fattura sia coincidente con l’importo relativo alla voce di costo presente in Pratica, l’Ufficio Amministrativo '''emetterà il relativo pagamento'''.

Qualora l’importo della fattura sia '''inferiore''' all’importo imputato nella relativa voce di costo presente in Pratica, l’Ufficio Amministrativo notificherà il Sales Account di pertinenza, procedendo, successivamente, all’emissione del pagamento '''dopo 7 giorni lavorativi'''.

Qualora l’importo della fattura sia '''superiore''' all’importo imputato nella relativa voce di costo presente, l’Ufficio Amministrativo notificherà il Sales Account di pertinenza fornendo la relativa documentazione contabile utile alla possibile contestazione. Il Sales Account dovrà, '''entro 7 giorni lavorativi''', correggere, se necessario, la Chiusura in Acquisto e/o aggiornare l’Ufficio Amministrativo sulla relativa contestazione aperta con il fornitore.

L’Ufficio Amministrativo provvederà al pagamento delle fatture emesse dai fornitori di servizi '''se e solo se''' la Pratica risulta '''Chiusa in Acquisto'''.

Il Sales Account dovrà notificare all’Ufficio Amministrativo l’avvenuta Chiusura in Acquisto. Ciò può essere effettuato inserendo, nelle pertinenti voci di costo, all’interno del campo “Descrizione”, prima di qualsiasi altra parola, la dicitura '''“[OK]”'''.

6 - Sezione Documenti

2026-07-30T13:58:08Z

Fkoje:

Sezione itinerario

2026-07-30T13:57:24Z

Fkoje:

Sezione itinerario

2026-07-30T10:42:08Z

Fkoje: /* Inserimento Servizi */

2026-07-27T15:24:59Z

Fkoje:

La Chiusura in acquisto è l'ultimo e conclusivo passo per la chiusura di una Pratica.

Pur non impedendo il corretto espletamento degli adempimenti legislativi a cui l'Azienda deve sottostare, la chiusura in acquisto è un passo critico per poter gestire, coerentemente alle aspettative professionali, il corretto pagamento dei fornitori per i servizi erogati.

La chiusura in acquisto deve essere effettuata da parte del Sales Account che detiene la titolarità della Pratica.

L’obiettivo della procedura è verificare che tutti i costi presenti nella sezione “Itinerario” siano completi, aggiornati e coerenti con i servizi effettivamente erogati. Una corretta imputazione permette di evitare pagamenti errati o duplicati, controllare eventuali differenze rispetto agli accordi conclusi con i fornitori e determinare correttamente il risultato economico della Pratica.

I momenti della [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)| chiusura in vendita]] e della chiusura in acquisto dovrebbero, idealmente, coincidere. Una volta effettuata la chiusura in vendita, infatti, il Sales Account dovrebbe disporre di tutti i dati necessari per effettuare una coerente e corretta chiusura in acquisto. È fortemente consigliato, quindi, far coincidere questi due momenti. Al fine di ricreare un flusso operativo condiviso, si è, però, provveduto a identificare la chiusura in acquisto, come momento successivo alla chiusura in vendita.

Già nel momento di preparazione del Preventivo, il Sales Account deve inserire nella sezione “Itinerario” tutte le Voci di Costo relative ai servizi previsti, associando ciascuna voce al fornitore corretto (qualora sia identificabile a priori) e indicando le date, le quantità e gli importi conosciuti.

I dati inseriti inizialmente costituiscono una previsione. Devono, quindi, essere aggiornati durante la gestione della Pratica ogni volta che interviene una variazione in uno degli elementi che costituiscono il pacchetto turistico. Una corretta imputazione iniziale e un aggiornamento costante delle Voci di Costo rendono più semplice e veloce la successiva Chiusura in Acquisto.

Il pagamento degli acconti richiesti dai fornitori non richiede che la Pratica sia già Chiusa in Acquisto, poiché avviene, normalmente, prima dell’effettiva erogazione del servizio. Quando l’acconto è chiaramente riconducibile a una specifica Pratica, deve però essere presente nella sezione “Itinerario” una Voce di Costo idonea. La voce deve essere associata al fornitore corretto e deve contenere le informazioni necessarie per collegare il pagamento al servizio acquistato. La possibilità di pagare un acconto non esonera, quindi, il Sales Account dalla corretta imputazione preventiva del relativo costo.

== Le fasi della Chiusura in Acquisto ==

La Chiusura in Acquisto si articola in due momenti: la Pre-Chiusura e la Chiusura definitiva.

Per ogni Voce di Costo presente nella sezione “Itinerario”, il Sales Account deve controllare il fornitore, la descrizione del servizio, le date, le quantità e l’importo.

La Voce di Costo deve essere collegata al soggetto che ha effettivamente erogato il servizio e che emetterà la relativa fattura. La denominazione del fornitore presente nella Pratica deve coincidere con quella riportata nei documenti contrattuali e contabili. Per ogni società deve essere presente una sola anagrafica fornitore. Alla stessa anagrafica possono essere associati più Servizi codificati, in base alle differenti prestazioni erogate dalla società. Prima di creare una nuova anagrafica, il Sales Account deve sempre verificare che il fornitore non sia già presente nel gestionale. La creazione di anagrafiche duplicate può causare errori nell’associazione delle fatture e dei pagamenti, oltre a rendere più complessi i controlli amministrativi. Quando il fornitore è già presente, deve essere utilizzata l’anagrafica esistente. Qualora i dati risultino incompleti o non aggiornati, è necessario richiederne la modifica, evitando la creazione di una nuova anagrafica.

=== Fase 1 - Pre-Chiusura ===

La Pre-Chiusura deve essere effettuata prima dell’erogazione del primo servizio attinente al pacchetto turistico fruito dal cliente.

Il Sales Account deve verificare che nella sezione “Itinerario” siano presenti tutte le Voci di Costo relative ai servizi acquistati ed erogati. Gli importi devono essere inseriti sulla base delle informazioni disponibili in quel momento, come preventivi, contratti, conferme dei fornitori, listini, numero previsto dei partecipanti, gratuità, supplementi e servizi aggiuntivi.

La Pre-Chiusura deve rappresentare il costo che l’Azienda dovrebbe sostenere qualora, durante l’erogazione dei servizi, non si verificassero variazioni significative.

Prima dell’inizio del viaggio, il Sales Account deve quindi controllare che:

* ogni servizio acquistato abbia una corrispondente Voce di Costo;
* ogni Voce di Costo sia associata al fornitore corretto;
* le date, le quantità e gli importi siano coerenti con gli accordi;
* eventuali acconti siano riconducibili alla Pratica corretta;
* non siano presenti Voci di Costo o anagrafiche fornitore duplicate.

=== Fase 2 - Chiusura definitiva ===

La Chiusura definitiva deve essere effettuata dopo l’erogazione dei servizi.

In questa fase, il Sales Account confronta quanto inserito durante la Pre-Chiusura con quanto realmente avvenuto. Il controllo deve essere effettuato sulla base della [[SCP|SCP]], della contrattualistica, delle conferme ricevute, della Rooming List definitiva e di ogni altra documentazione disponibile.

Devono essere considerate anche tutte le variazioni intervenute durante il viaggio, come modifiche nel numero dei partecipanti, servizi aggiunti o annullati, gratuità, supplementi, riduzioni e penali.

Quando i dati effettivi non coincidono con quelli previsti, il Sales Account deve modificare o integrare le Voci di Costo interessate.

Una Pratica può considerarsi Chiusa in Acquisto solamente quando tutti i costi rappresentano correttamente i servizi erogati e gli importi effettivamente dovuti ai fornitori.

In assenza di una corretta Chiusura in Acquisto, l’Ufficio Amministrativo non procederà al saldo delle fatture emesse dai fornitori.

== Comunicazione Chiusura in Acquisto ==

Al termine dei controlli, il Sales Account deve comunicare all’Ufficio Amministrativo che la Pratica è stata Chiusa in Acquisto.

La comunicazione avviene direttamente all’interno delle pertinenti Voci di Costo. Nel campo “Descrizione”, prima di qualsiasi altra parola, deve essere inserita la dicitura [OK]. La presenza della dicitura “[OK]” comunica all’Ufficio Amministrativo che la Voce di Costo è stata controllata, che il fornitore e l’importo sono corretti e che non sono previste ulteriori modifiche. Affinché una Pratica possa considerarsi interamente Chiusa in Acquisto, la dicitura “[OK]” deve essere presente in tutte le Voci di Costo pertinenti.

== Verifica delle fatture ==

Alla ricezione di una fattura, l’Ufficio Amministrativo confronta l’importo del documento con quanto imputato nella corrispondente Voce di Costo della Pratica.

Quando l’importo riportato nella fattura coincide con quello presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo procede al pagamento. Il pagamento può essere effettuato solamente quando la Pratica risulta Chiusa in Acquisto e la relativa Voce di Costo riporta la dicitura “[OK]”.

Quando l’importo della fattura è inferiore rispetto al costo presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo informa il Sales Account titolare. Successivamente alla comunicazione, l’Ufficio Amministrativo procede al pagamento della fattura dopo 7 giorni lavorativi. Il Sales Account deve verificare la causa della differenza e, quando necessario, aggiornare la Voce di Costo con l’importo effettivamente fatturato. La differenza può dipendere, ad esempio, da una gratuità non considerata, da uno sconto applicato dal fornitore, da un numero inferiore di partecipanti o da un servizio non erogato.

Quando l’importo della fattura è superiore rispetto al costo presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo informa il Sales Account e gli trasmette la documentazione contabile necessaria per effettuare le verifiche. Il Sales Account deve intervenire entro 7 giorni lavorativi. Entro tale termine deve verificare l’origine della differenza e controllare gli accordi sottoscritti. Quando l’importo maggiore risulta corretto, deve aggiornare la Voce di Costo e comunicare la modifica all’Ufficio Amministrativo. Quando, invece, la fattura non rispetta gli accordi conclusi, il Sales Account deve contestarla tempestivamente al fornitore e informare l’Ufficio Amministrativo dell’avvenuta apertura della contestazione. Fino al chiarimento della differenza, l’Ufficio Amministrativo non procederà al pagamento del maggiore importo.

== Quando una Pratica è Chiusa in Acquisto? ==

Una Pratica può considerarsi Chiusa in Acquisto quando:

* tutti i servizi acquistati sono presenti nella sezione “Itinerario”;
* tutte le Voci di Costo sono associate al fornitore corretto;
* i costi sono stati aggiornati sulla base dei servizi effettivamente erogati;
* tutte le pertinenti Voci di Costo riportano la dicitura “[OK]” all’inizio della descrizione;

Solo al verificarsi di tutte queste condizioni l’Ufficio Amministrativo potrà procedere al saldo delle fatture emesse dai fornitori.

Chiusura in acquisto (Pratica)

2026-07-27T15:12:07Z

Fkoje:

Chiusura in acquisto (Pratica)

2026-07-27T13:42:09Z

Fkoje:

Chiusura in acquisto (Pratica)

2026-07-27T13:02:48Z

Fkoje: Created page with "La Chiusura in acquisto è"

La Chiusura in acquisto è

6 - Sezione Documenti

2026-07-27T12:28:28Z

Fkoje:

All'interno della '''sezione Documenti''' è possibile allegare, a una Anagrafica, Pratica o Preventivo, uno o più file. I file caricati in questa sezione risulteranno archiviati e potranno essere scaricati e consultati, al bisogno, anche in futuro.

Al fine di poter archiviare i file desiderati, è sufficiente cliccare, dal menù contestuale, sul pulsante '''"Documenti"'''; una volta aperta la schermata della relativa sezione l'utente può:

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Cliccando sul pulsante '''"Nuovo"''', si apre la pertinente schermata di inserimento che permette di selezionare il file da caricare.

Alcuni campi presenti nella scheda "Dati Generali" sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà l'inserimento del documento.

* Campo '''Tipologia Documento''': il campo accetta solo due opzioni, '''"Documento cliente"''' oppure '''"Documento fornitore"'''. In base alla tipologia di file caricato, è necessario selezionare una delle due possibili opzioni. In base alla tipologia selezionata, il terzo campo obbligatorio si modifica di conseguenza. Con l'opzione "Documento '''cliente'''", il terzo parametro assume la denominazione '''"Cliente"''', richiamando tutte le anagrafiche "Cliente"; con l'opzione "Documento '''fornitore'''", il terzo parametro assume la denominazione '''"Fornitore"''', richiamando tutte le anagrafiche "Fornitore". Per esempio, un file riportante un preventivo inviato al cliente deve possedere l'attributo "Documento cliente", mentre un file contenente un'integrazione contrattuale deve possedere l'attributo "Documento fornitore".

* Campo '''Descrizione''': è un campo descrittivo nel quale si deve inserire una concisa ma efficace descrizione del file caricato. Per una più ampia e precisa descrizione, si può utilizzare il successivo campo '''"Note"'''.

* Campo '''Cliente/Fornitore''': In base alla tipologia di documento selezionata, questo campo può avere denominazione "Cliente" oppure "Fornitore". Nel caso in cui si stia inserendo un documento, per esempio un Documento di Identità, di un cliente all'interno di una Anagrafica, il campo si compila automaticamente con la denominazione dell'anagrafica attiva. Per gli inserimenti effettuati all'interno di un Preventivo o una Pratica, il campo "Cliente" riporta, in automatico, il '''"Cliente/Contraente"'''.

Il campo '''"Preventivo-Pratica"''' si compila automaticamente nel caso in cui si stia procedendo all'inserimento di un file da un Preventivo o una Pratica.

Cliccando, infine, il pulsante '''"Upload"''' è possibile selezionare il file dal percorso presente nel dispositivo da cui si sta effettuando l'accesso.

Il processo di archiviazione si completa cliccando sul pulsante '''"Salva"'''.

== Archiviazione Email ==

È possibile, oltre a file di varia tipologia, archiviare all'interno di un Preventivo o una Pratica, le comunicazioni che avvengono con Clienti o Fornitori '''tramite email'''.

Per archiviare una email e i relativi allegati, è sufficiente inserire nel campo CC o CCN l'indirizzo email '''archivio.gestviaggi@kreosoft.cloud''' .
Le email inviate al suddetto indirizzo, affinché siano associate al Preventivo o Pratica corretta, dovranno:

# Contenere, nell'oggetto, la stringa '''OFF''', nel caso in cui si voglia allegare la suddetta comunicazione a un Preventivo, oppure la stringa '''RIF''', nel caso in cui si voglia allegare la suddetta comunicazione a una Pratica. Staccato da un singolo spazio, deve immediatamente seguire il codice di riferimento Preventivo o Pratica (Es. OFF 2025/101). Nessuna altra stringa alfanumerica deve essere scritta successivamente.
# Essere inviate da un '''indirizzo di posta elettronica''' collegato a '''un'utenza attiva''' di 4Guest.

Le email saranno archiviate come file '''.zip''' e la Descrizione riporterà l'oggetto della email inviata.

6 - Sezione Documenti

2026-07-27T10:35:46Z

Fkoje:

6 - Sezione Documenti

2026-07-27T10:19:02Z

Fkoje: Created page with "All'interno della '''sezione Documenti''' è possibile allegare, a una Anagrafica, Pratica o Preventivo, uno o più file. I file caricati in questa sezione risulteranno archiviati e potranno essere scaricati e consultati, al bisogno, anche in futuro. Al fine di poter archiviare i file desiderati, è sufficiente cliccare, dal menù contestuale, sul pulsante '''"Documenti"'''; una volta aperta la schermata della relativa sezione l'utente può: * Aggiungere un nuovo file..."

Procedure commerciale

2026-07-27T09:28:33Z

Fkoje: /* Richiesta Ufficio Contratti */

Le procedure relative alla gestione commerciale del cliente si articolano in '''due step'''.

Tali procedure devono essere seguite con precisione, così da permettere una gestione efficiente ed efficace delle offerte e delle pratiche relative ai clienti.

I seguenti Step non sono solo una guida all’operatività day-to-day, ma una precisa e ampia regolamentazione volta all’uso efficace ed efficiente della strumentazione software messa a disposizione.

Per tal motivo, '''non sono ammesse deroghe''' alle linee guida ivi prescritte.

== Step 0 - Valutazione ==
È fondamentale, prima ancora di procedere all’utilizzo del software preposto, valutare se è profittevole porre in essere tutti o parte degli step successivi.
Quindi, la gestione di una pratica inizia ben prima della sua apertura virtuale su 4Guest.

Non tutte le chiamate, contatti e richieste che giungono quotidianamente portano un concreto risultato economico. Sebbene sia impossibile prevedere il futuro, l’esperienza aiuta nell’individuare i lead su cui puntare e quali, invece, non perseguire.

'''Attualmente, non è richiesta alcuna operazione relativa alla notifica di lead non qualificati.'''

Nello sperato caso, invece, in cui il lead risulti '''qualificato''' e, quindi, rappresenti una '''concreta opportunità commerciale''', è necessario procedere alla sua archiviazione e gestione tramite '''4Guest'''.

[[File:preventivo_step0.png|1100 px|centre]]

== Step 1 - Preventivo==
Precedente allo stato di Pratica, che sottintende una conferma d’intenti da parte del cliente, su 4Guest è richiesto creare un [[Preventivo_4Guest|Preventivo]].

Il Preventivo è uno '''stato antecedente''' alla [[Pratica_4Guest|Pratica]]. Il Preventivo identifica un progetto di soggiorno inviato (o ancora da inviare) a un lead, il quale non ha ancora consolidato la propria decisione.

La creazione di un Preventivo su 4Guest è '''un passo obbligatorio'''. Non si possono inviare progetti di soggiorno ai clienti senza aver prima trascritto, all’interno di 4Guest, le necessarie informazioni.

[[File:preventivo_step1.png|1100 px|centre]]

=== Richiesta Ufficio Contratti ===

Una volta creato il preventivo e ottenuto il '''Codice Preventivo''' ad esso associato, il Sales Account può procedere a effettuare la '''richiesta di ricerca e/o assegnazione allotment'''.

La richiesta deve essere effettuata solo ed esclusivamente attraverso il [[Sistema_gestione_richieste|portale predisposto]].

La risposta automatica di presa in carico, con il relativo file pdf riassuntivo, sarà automaticamente associata nella [[Sezione_Documenti|sezione '''Documenti''']] del Preventivo esistente su 4Guest. Per questo motivo, è essenziale inserire, sul portale, il corretto Codice Preventivo, al fine di evitare l’erronea associazione documentale a un diverso Preventivo.

Una volta effettuata la richiesta, l’operatore dell’Ufficio Contratti assegnato all’evasione dell’istanza modificherà il campo '''“Stato Avanzamento”''' all’interno del suddetto Preventivo impostando l’opzione '''“IN LAVORAZIONE”'''.

Il Sales Account, in questo modo, potrà essere aggiornato sullo stato di evasione della richiesta relativa al Preventivo.

=== Popolamento Itinerario ===

Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione [[Sezione_itinerario|'''“Itinerario”''']] del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.

Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.

=== Ideazione e Creazione Progetto di Soggiorno ===

Una volta terminata la contrattualizzazione dell’allotment ricercato, l’operatore dell’Ufficio Contratti, che aveva in carico la richiesta relativa al Preventivo creato, procederà a informare il Sales Account attraverso la debita compilazione del form presente sul [[Sistema_gestione_richieste|portale dedicato]].

La risposta automatica di evasione, con il relativo file pdf riassuntivo, sarà automaticamente associata nella sezione Documenti del Preventivo esistente su 4Guest. Per questo motivo, è essenziale selezionare, sul portale, il corretto Codice Preventivo, al fine di evitare l’erronea associazione documentale a un diverso Preventivo.

Una volta ottenute le informazioni necessarie, il Sales Account procederà a modificare lo '''“Stato Avanzamento”''' del Preventivo selezionando la voce '''“PROPOSTA”'''.

In questa fase, aiutato dalla precedente compilazione delle voci di costo, il Sales Account utilizzerà il modello grafico preposto per la creazione del Progetto di Soggiorno e, successivamente, lo invierà al potenziale cliente.

Il file contenente il Progetto inviato, '''dovrà essere allegato''' al Preventivo nella sezione “Documenti”.

=== Reminder Agenda ===

Il Sales Account dovrà impostare, nella sezione '''“Attività Agenda”''' di 4Guest, i relativi follow up commerciali e, in particolar modo, la '''data di scadenza opzione''' dell’allotment proposto.

=== Conferma o Annullamento Preventivo ===

Non tutte le proposte commerciali vengono accettate dai clienti. In caso di risposta negativa il Preventivo va '''ANNULLATO''' e non ELIMINATO. In caso di risposta positiva, invece, va '''CONFERMATO''' e convertito in Pratica. È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” del Preventivo annullato '''debita documentazione'''' riportante la '''motivazione della mancata conferma''' della proposta da parte del cliente.

== Step 2 - Pratica ==

La conferma da parte del cliente si tramuta, in 4Guest, nella '''variazione del Preventivo a [[Pratica_4Guest|Pratica]]'''.

In seguito alla variazione di Stato, il Codice Preventivo verrà sostituito dal '''Codice Pratica'''. Nelle successive comunicazioni, soprattutto quelle indirizzate ai clienti, è necessario porre attenzione a non confondere i due codici, al fine di evitare malintesi ed errate associazioni documentali.

È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” della Pratica la '''conferma scritta del cliente'''.

[[File:preventivo_step2.png|1100 px|centre]]

=== Chiusura in Vendita e Fatturazione ===

È compito del Sales Account imputare, all’interno della Pratica, i '''dati anagrafici''' necessari alla corretta fatturazione dei corrispettivi di vendita e acquisto. Si tratta della fase di [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)|Chiusura in Vendita della pratica.]].

In particolar modo, è di fondamentale importanza che il Sales Account, prima dell’inizio del Soggiorno organizzato, sia '''in possesso di tutti i dati anagrafici''' necessari dei clienti. Solo in questo modo, infatti, è possibile adempiere alla vigente normativa tributaria nelle modalità e tempistiche previste.

Una volta ottenuta la Rooming List completa dei dati richiesti, il Sales Account '''ha l’obbligo di popolare la sezione “Fatturare A”'''.

Il '''“Totale Pratica”''' ottenuto dalla somma dei ricavi computati nella sezione “Itinerario” dovrà collimare con '''“Importo Totale”''' riportato nella sezione “Fatturare A”.

Una Pratica potrà considerarsi '''Chiusa''', in Vendita, formalmente solo quando le voci “Totale Pratica” e “Importo Totale” combaciano.

Affinché una Pratica sia effettivamente chiusa in Vendita, è necessario che nella sezione '''“Scadenziario Attivo”''' non vi sia alcun '''“Residuo”''' da riscuotere.

È compito del Sales Account '''sollecitare eventuali crediti v/clienti''' esistenti residuali.

Terminate le procedure di chiusura, il Sales Account dovrà darne comunicazione '''all’Ufficio Amministrativo''', il quale si premurerà di concludere il processo di fatturazione ed appurarne la corretta riuscita.

La [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)|“Chiusura in Vendita”]] deve essere effettuata '''entro e non oltre i 10 giorni''' dalla fruizione '''del primo servizio''' da parte del cliente. Tale termine è dettato dalla necessità di primaria importanza dell’impresa di adempiere, entro i termini previsti, agli obblighi legislativi e tributari.

=== Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===

La '''“Chiusura in Acquisto”''', invece, ha una natura prettamente operativa. Una corretta imputazione e controllo dei costi legati a una determinata pratica, da parte del Sales Account, evitano l’emissione di pagamenti errati verso i fornitori utilizzati per l’erogazione dei servizi fruiti dai clienti.

In mancanza di una corretta Chiusura in Acquisto da parte del Sales Account, l’Ufficio Amministrativo '''non provvederà''' al saldo dei corrispettivi spettanti ai fornitori utilizzati.

Il pagamento degli '''acconti''' richiesti dai suddetti non soggiace, poiché antecedenti alla effettiva erogazione del servizio, alla necessità della Chiusura in Acquisto; resta comunque inteso che, nel caso in cui l’acconto sia inequivocabilmente ricollegabile a una Pratica, debba essere presente, in quest’ultima, '''idonea voce di costo''' riportante l’anagrafica fornitore corretta.

Per ogni società deve essere presente una sola anagrafica fornitore. Alla stessa anagrafica possono essere associati più servizi codificati, in base ai diversi servizi forniti. Prima di creare una nuova anagrafica fornitore, verificare sempre che la società non sia già presente nel gestionale, così da evitare la creazione di duplicati.

Il Sales Account deve effettuare la Chiusura in Acquisto in '''due fasi''':

* Pre-Chiusura: da effettuarsi prima dell’erogazione del primo servizio. Il Sales Account, sulla base di stime preventive, imputa i costi così come dovrebbero essere sostenuti nel caso in cui, durante la fruizione dei servizi, non vi siano state variazioni significative.
* Chiusura: Il Sales Account, sulla base della SCP, della contrattualistica fornita e della documentazione esistente, controlla la correttezza della Pre-Chiusura precedentemente effettuata e, ove necessario, procede alla sua integrazione.

I momenti della Chiusura in Vendita e della Chiusura in Acquisto dovrebbero, idealmente, coincidere.

Alla ricezione della Fattura, l’Ufficio Amministrativo confronterà l’importo ivi riportato con quanto imputato nella Pratica presente su 4Guest.

Qualora l’importo della fattura sia coincidente con l’importo relativo alla voce di costo presente in Pratica, l’Ufficio Amministrativo '''emetterà il relativo pagamento'''.

Qualora l’importo della fattura sia '''inferiore''' all’importo imputato nella relativa voce di costo presente in Pratica, l’Ufficio Amministrativo notificherà il Sales Account di pertinenza, procedendo, successivamente, all’emissione del pagamento '''dopo 7 giorni lavorativi'''.

Qualora l’importo della fattura sia '''superiore''' all’importo imputato nella relativa voce di costo presente, l’Ufficio Amministrativo notificherà il Sales Account di pertinenza fornendo la relativa documentazione contabile utile alla possibile contestazione. Il Sales Account dovrà, '''entro 7 giorni lavorativi''', correggere, se necessario, la Chiusura in Acquisto e/o aggiornare l’Ufficio Amministrativo sulla relativa contestazione aperta con il fornitore.

L’Ufficio Amministrativo provvederà al pagamento delle fatture emesse dai fornitori di servizi '''se e solo se''' la Pratica risulta '''Chiusa in Acquisto'''.

Il Sales Account dovrà notificare all’Ufficio Amministrativo l’avvenuta Chiusura in Acquisto. Ciò può essere effettuato inserendo, nelle pertinenti voci di costo, all’interno del campo “Descrizione”, prima di qualsiasi altra parola, la dicitura '''“[OK]”'''.