Editing Chiusura in acquisto (Pratica) (section)

== 11.1 Le fasi della Chiusura in Acquisto ==

La Chiusura in Acquisto si articola '''in due momenti''': la '''Pre-Chiusura''' e la '''Chiusura definitiva'''.

Per ogni Voce di Costo presente nella sezione “Itinerario”, il Sales Account deve controllare il fornitore, la descrizione del servizio, le date, le quantità e l’importo.

La Voce di Costo deve essere collegata al soggetto che ha effettivamente erogato il servizio e che emetterà la relativa fattura. La denominazione del fornitore presente nella Pratica deve coincidere con quella riportata nei documenti contrattuali e contabili. Per ogni società deve essere presente '''una sola anagrafica fornitore'''. Alla stessa anagrafica possono essere associati '''più Servizi codificati''', in base alle differenti prestazioni erogate dalla società. Prima di creare una nuova anagrafica, il Sales Account deve sempre verificare che il fornitore non sia già presente nel gestionale. La creazione di anagrafiche duplicate può causare errori nell’associazione delle fatture e dei pagamenti, oltre a rendere più complessi i controlli amministrativi. Quando il fornitore è già presente, deve essere utilizzata l’anagrafica esistente. Qualora i dati risultino incompleti o non aggiornati, è necessario richiederne la modifica, evitando la creazione di una nuova anagrafica.

=== 11.1.1 Fase 1 - Pre-Chiusura ===

La '''Pre-Chiusura''' deve essere effettuata '''prima dell’erogazione del primo servizio''' attinente al pacchetto turistico fruito dal cliente.

Il '''Sales Account''' deve verificare che nella sezione “Itinerario” siano presenti tutte le Voci di Costo relative ai servizi acquistati ed erogati. Gli importi devono essere inseriti sulla base delle informazioni disponibili in quel momento, come preventivi, contratti, conferme dei fornitori, listini, numero previsto dei partecipanti, gratuità, supplementi e servizi aggiuntivi.

La Pre-Chiusura deve rappresentare il costo che l’Azienda dovrebbe sostenere qualora, durante l’erogazione dei servizi, non si verificassero variazioni significative.

Prima dell’inizio del viaggio, il Sales Account deve quindi controllare che:

* ogni servizio acquistato abbia una corrispondente '''Voce di Costo''';
* ogni Voce di Costo sia associata al '''fornitore corretto''';
* le date, le quantità e gli importi siano coerenti con gli accordi;
* eventuali acconti siano riconducibili alla '''Pratica corretta''';
* non siano presenti Voci di Costo o anagrafiche fornitore duplicate.

=== 11.1.2 Fase 2 - Chiusura definitiva ===

La Chiusura definitiva deve essere effettuata dopo l’erogazione dei servizi.

In questa fase, il Sales Account confronta quanto inserito durante la Pre-Chiusura con quanto realmente avvenuto. Il controllo deve essere effettuato sulla base della [[SCP|SCP]], della contrattualistica, delle conferme ricevute, della Rooming List definitiva e di ogni altra documentazione disponibile.

Devono essere considerate anche tutte le variazioni intervenute durante il viaggio, come modifiche nel numero dei partecipanti, servizi aggiunti o annullati, gratuità, supplementi, riduzioni e penali.

Quando i dati effettivi non coincidono con quelli previsti, il Sales Account deve modificare o integrare le Voci di Costo interessate.

Una Pratica può considerarsi '''Chiusa in Acquisto''' solamente quando tutti i costi rappresentano correttamente i servizi erogati e gli importi effettivamente dovuti ai fornitori.

In assenza di una corretta Chiusura in Acquisto, l’Ufficio Amministrativo non procederà al saldo delle fatture emesse dai fornitori.