Editing Sistema gestione richieste (section)

== 2.1 Modulo Commerciale ==

L’assegnazione di uno o più contingenti per una nuova offerta può avvenire solo dopo la '''compilazione del form di richiesta''' disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/

Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente [[Preventivo_4Guest|Preventivo]] all'interno di 4Guest.

[[File:form_richieste_top.jpg|thumb]]

È necessario, infatti, inserire, nel primo campo del form, il '''Codice Preventivo''' corrispondente al Preventivo creato. Il formato corretto è '''ANNO/NUMERO''' (es. 2026/123); per i codici la cui numerazione è compresa tra 1 e 10, vanno inserite solo le cifre diverse da zero (es. 2026/1 e non 2026/001).
Questo passaggio è fondamentale perché ogni richiesta e ogni documento PDF generato saranno collegati a quel Codice Preventivo.

Nel secondo campo deve essere selezionato il target di riferimento. Per le richieste relative al segmento Senior deve essere sempre selezionata la sigla '''TS'''.

Il Sales Account, successivamente, seleziona il '''proprio nome''' nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.

Nel campo dedicato alla '''destinazione''' deve essere indicato se la richiesta riguarda una località italiana o estera. Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione '''"IT"''' nell'apposito campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale è necessario, invece, selezionare l'opzione '''"EE"'''.

Nel campo '''“Località Richieste”''' deve essere indicata la città, la zona o il territorio richiesto dal cliente. È consigliato inserire un’indicazione il più possibile precisa. Una località ben specificata permette all’Ufficio Contratti di cercare soluzioni più adatte e riduce il rischio di proposte non in linea con le esigenze del cliente.

Nel campo '''“Opzione Al”''' deve essere inserita la data entro cui il cliente deve valutare o approvare il preventivo. Questo campo serve a indicare fino a quando è necessario mantenere valida la disponibilità richiesta.

Nel campo '''“Ritornare Pratica Entro Il”''' deve essere indicata la data entro cui il Sales Account ha bisogno di ricevere la risposta dall’Ufficio Contratti. Questa data deve tenere conto del tempo necessario per preparare e inviare la proposta al cliente. Se la richiesta deve essere gestita con massima priorità, inserire la dicitura '''"URGENTE"'''.

Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo '''"Rif. Gruppo"''', viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Nel menu a tendina successivo, invece, deve essere selezionata la '''tipologia di cliente'''. La tipologia deve essere scelta in base al profilo reale del cliente.

=== 2.1.1 Definizione Richiesta ===
 
Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante '''"Aggiungi Richiesta"'''. Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una '''sezione aggiuntiva''' in cui inserire i dettagli del soggiorno.

[[File:form_richieste_periodo.jpg|centre]]

Per ogni richiesta devono essere compilati i dati relativi al periodo richiesto dal cliente.

Le informazioni principali richieste sono:

[[File:form_richieste_dettaglio_periodo.jpg|thumb]]

* data di arrivo;
* data di partenza;
* caratteristiche dell’hotel richiesto;
* numero indicativo dei partecipanti;
* numero e tipologia delle camere;
* trattamento richiesto;

Nel '''campo hotel''' è utile indicare stelle, categoria, posizione e preferenze particolari (per esempio: hotel 3 stelle, posizione centrale, vicino al mare, ecc.)

Nel '''campo trattamento''' indicare chiaramente la formula richiesta (per esempio: mezza pensione, pensione completa, ecc.)

Ogni turno deve essere inserito separatamente, così da permettere all’Ufficio Contratti di verificare correttamente disponibilità, tariffe e condizioni.

Nei campi finali, è possibile aggiungere '''richieste per periodi specifici''' (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o '''note importanti''' sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").

[[File:form_richieste_note.jpg|centre]]

=== 2.1.2 Invio e Archiviazione Richiesta ===

Dopo aver compilato tutti i dati e aggiunto almeno una richiesta, il modulo può essere inviato.

A seguito dell’invio, il Sales Account riceverà '''un’email di riepilogo''' con allegato '''un file PDF''' contenente i dettagli della richiesta. La stessa email sarà inviata anche a tutto l'Ufficio Contratti e sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.