Editing Sistema gestione richieste (section)

== 2.2 Modulo Contratti ==

La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form disponibile al seguente link:
https://romagnacongressi.it/risposta-contratti

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La prima azione da compiere, per rispondere a una richiesta, è selezionare il relativo '''Codice Preventivo''' dal menu a tendina presente nel primo campo. È sufficiente iniziare a digitare il codice e, grazie alla funzione di autocompletamento, selezionare la richiesta di interesse.

Una volta selezionato il Codice Preventivo, i campi '''“Rif. Gruppo – 4GUEST”''' e '''“Commerciale – 4GUEST”''' si compileranno automaticamente con i dati associati alla richiesta. Questi campi permettono di verificare immediatamente il cliente di riferimento e il Sales Account che ha inviato la richiesta.

Nel campo '''“Operatore”''' è necessario selezionare il nome dell'operatore che ha evaso la richiesta dal menu a tendina. Questo passaggio è fondamentale, perché permette al sistema di identificare correttamente chi ha gestito la pratica e di inviare alla relativa email le successive comunicazioni.

=== 2.2.1 Definizione della Proposta ===

Per inserire una soluzione è necessario cliccare sul pulsante '''“Aggiungi Proposta”'''.

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Ogni proposta deve corrispondere a uno specifico periodo richiesto dal cliente. Se la richiesta comprende più periodi o più turni, sarà quindi necessario inserire una proposta separata per ciascun periodo.

Dopo aver cliccato su '''“Aggiungi Proposta”''', si aprirà una sezione aggiuntiva nella quale inserire tutti i dettagli della soluzione individuata.

Dovranno essere compilate con attenzione le informazioni richieste, tra cui:

* '''data di arrivo''';
* '''data di partenza''';
* '''località''';
* '''struttura alberghiera proposta''';
* '''tariffe e condizioni previste''';
* '''eventuali ulteriori informazioni richieste dal modulo'''.

È importante verificare che le date inserite corrispondano al periodo richiesto dal Sales Account e che tutte le informazioni relative alla struttura e alle condizioni economiche siano complete e corrette.

Nel caso in cui siano disponibili più soluzioni per lo stesso periodo, le proposte devono essere inserite in modo chiaro, così da permettere al Sales Account di valutarle e presentarle correttamente al cliente.

Nel campo “Note” è possibile inserire informazioni che riguardano la totalità dei periodi o delle strutture proposte, oltre a eventuali comunicazioni utili per il Sales Account. Questo spazio può essere utilizzato, ad esempio, per indicare condizioni particolari, precisazioni sulla disponibilità, alternative proposte o qualsiasi altra informazione importante che non riguardi una singola proposta.

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Le informazioni specifiche relative a una determinata struttura o a un singolo periodo devono invece essere inserite, quando possibile, direttamente all'interno della relativa proposta.

=== 2.2.2 Invio e Archiviazione della Risposta ===

Dopo aver inserito tutte le proposte necessarie e verificato la correttezza dei dati, il modulo può essere inviato.

A seguito dell'invio, il Sales Account che ha effettuato la richiesta riceverà un'email contenente il riepilogo della risposta, con allegato un file PDF che riporta i dettagli delle proposte inserite La stessa email sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.

La stessa comunicazione sarà inviata anche all'operatore dell'Ufficio Contratti selezionato nel campo “Operatore”.

Per eventuali approfondimenti, modifiche o chiarimenti successivi, il Sales Account potrà rispondere direttamente all'email generata dal sistema. In questo modo, la comunicazione proseguirà direttamente tramite email con l'operatore dell'Ufficio Contratti che ha gestito la pratica.