Editing Chiusura in acquisto (Pratica) (section)

== 11.3 Verifica delle fatture ==

Alla ricezione di una fattura, l’Ufficio Amministrativo confronta l’importo del documento con quanto imputato nella corrispondente Voce di Costo della Pratica.

Quando '''l’importo''' riportato nella fattura '''coincide''' con quello presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo procede al pagamento. Il pagamento può essere effettuato solamente quando la Pratica risulta Chiusa in Acquisto e la relativa Voce di Costo riporta la dicitura “[OK]”.

Quando '''l’importo''' della fattura è '''inferiore''' rispetto al costo presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo informa il Sales Account titolare. Successivamente alla comunicazione, l’Ufficio Amministrativo procede al pagamento della fattura dopo 7 giorni lavorativi. Il Sales Account deve verificare la causa della differenza e, quando necessario, aggiornare la Voce di Costo con l’importo effettivamente fatturato. La differenza può dipendere, ad esempio, da una gratuità non considerata, da uno sconto applicato dal fornitore, da un numero inferiore di partecipanti o da un servizio non erogato.

Quando '''l’importo''' della fattura è '''superiore''' rispetto al costo presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo informa il Sales Account e gli trasmette la documentazione contabile necessaria per effettuare le verifiche. Il Sales Account deve intervenire entro 7 giorni lavorativi. Entro tale termine deve verificare l’origine della differenza e controllare gli accordi sottoscritti. Quando l’importo maggiore risulta corretto, deve aggiornare la Voce di Costo e comunicare la modifica all’Ufficio Amministrativo. Quando, invece, la fattura non rispetta gli accordi conclusi, il Sales Account deve contestarla tempestivamente al fornitore e informare l’Ufficio Amministrativo dell’avvenuta apertura della contestazione. Fino al chiarimento della differenza, l’Ufficio Amministrativo non procederà al pagamento del maggiore importo.