Editing Chiusura in vendita (Pratica) (section)

== 10.3 Fase 2 - Sezione "Fatturare a" ==

Conclusa la prima fase di Chiusura in Vendita di una pratica, si dovrebbe ritenere verificata la prima delle due condizioni fondamentali:

'''Il totale del venduto, cioè tutto ciò che è stato venduto ai clienti, è pari all'importo riportato alla voce Totale fatturato nella sezione "Itinerario".'''

Solamente dopo aver imputato correttamente la Voce di Ricavo è possibile procedere a riconciliare la sezione "Fatturare a".

In assenza di qualsiasi inserimento, la sezione "Fatturare a" è popolato da '''un unico nominativo''', quello indicato come '''Cliente/Contraente''' nella sezione "Dati generali". Questo nominativo è inserito automaticamente da 4Guest e, in mancanza di inserimenti manuali, sarà la persona fisica/giuridica oggetto di fatturazione da parte dell'Azienda. Il '''"Totale Fattura"''' riportato per il suddetto nominativo sarà pari all'importo della Voce di Ricavo inserita nella sezione '''"Itinerario"'''.

L'importo segnalato in "Totale fattura" del Cliente/Contraente si riduce '''in misura proporzionata''' all'importo imputato per ciascun nuovo nominativo inserito. Una volta imputati tutti i nominativi a cui deve essere emessa ricevuta/fattura fiscale, idealmente il nominativo del Cliente/Contraente '''non''' risulta più visibile poiché l'importo "Totale fattura" viene ridotto a zero.

Gli importi inseriti nella sezione “Fatturare a” devono essere sempre '''corretti e corrispondere agli importi effettivamente previsti'''. Non è consentito inserire importi provvisori, fittizi o non corrispondenti alla situazione reale della pratica.

L'inserimento di uno o più nominativi all'interno della sezione "Fatturare a" può essere effettuato in due modalità:

* '''Manuale''': il Sales Account inserisce un nominativo per volta.

* '''Automatica''': il Sales Account importa un file xlsx debitamente formattato contenente tutti o parte dei nominativi.

<div class="mw-collapsible mw-collapsed" data-expandtext="▼" data-collapsetext="▲" style="border-top:10px solid #ffffff;">

<div style="font-size:1.2em; font-weight:bold; background:#efefef; border-bottom:5px solid #0077D4; padding:10px;">
Quali dati servono per la fatturazione?
</div>

<div class="mw-collapsible-content" style="border:4px solid #ffffff; background:#f7f7f7; padding:10px;">

Per emettere una ricevuta/fattura sono necessari OBBLIGATORIAMENTE i seguenti dati:

* '''Nome e Cognome (Solo persone fisiche)''': il nome e cognome imputato dovrà essere identico a quello riportato sul documento di identità della persona. Non sono accettate abbreviazioni (Es. M.Grazia) oppure soprannomi (Es. Pinuccia).

* '''Ragione Sociale (Solo persone giuridiche)''': deve essere indicata la denominazione completa dell’azienda, dell’associazione o dell’ente, comprensiva dell’eventuale forma giuridica, così come risulta dai documenti ufficiali. Non devono essere utilizzate abbreviazioni o denominazioni commerciali differenti da quella registrata.

* '''Codice fiscale''': il codice fiscale identifica in modo univoco una persona. Per le persone fisiche è composto da 16 caratteri alfanumerici, calcolati sulla base dei dati anagrafici. Talvolta può essere necessario calcolare autonomamente il codice fiscale del cliente oppure verificarne la correttezza. È bene, quindi, essere edotti sulle [[Codice_Fiscale|modalità di calcolo e risoluzione]].

* '''Partita IVA (Solo persone giuridiche)''': deve essere inserita la Partita IVA completa dell’azienda, dell’associazione o dell’ente. Il dato è composto da 11 cifre e deve corrispondere a quello presente nei documenti fiscali ufficiali. Prima dell’inserimento è necessario verificare che non siano presenti errori, spazi o cifre mancanti.

* '''Indirizzo di residenza (Solo persone fisiche)''': deve essere indicato l’indirizzo completo presso il quale la persona risulta residente. È necessario riportare via o piazza, numero civico, CAP, Comune e Provincia.

* '''Sede legale (Solo persone giuridiche)''': deve essere riportato l’indirizzo completo della sede legale dell’azienda, dell’associazione o dell’ente, così come risulta dai documenti ufficiali. Devono essere indicati via o piazza, numero civico, CAP, Comune e Provincia.

</div>

</div>


=== 10.3.1 Inserimento Manuale ===

L’inserimento manuale permette al Sales Account di aggiungere, uno alla volta, i nominativi ai quali dovrà essere emessa la ricevuta o la fattura relativa alla pratica.

Prima di procedere è necessario verificare di avere a disposizione tutti i dati anagrafici e fiscali obbligatori del cliente.

Per inserire un nuovo nominativo, è sufficiente accedere alla sezione '''“Fatturare a”''' e cliccare sull’apposita icona di aggiunta denominata '''"Aggiungi"'''.

Se il nominativo è già presente nel database di 4Guest, è sufficiente ricercarlo e selezionarlo dal menu. Se, invece, non è ancora presente, è necessario creare una nuova anagrafica e compilare tutti i dati richiesti prima di proseguire.

==== 10.3.1.1 Compilazione dei Dati Generali ====

Una volta cliccato il pulsante '''"Aggiungi"''', si aprirà una schermata di inserimento, dove i campi contrassegnati da un asterisco '''"*"''' sono obbligatori. In assenza di uno di questi dati, 4Guest non permette di completare l’operazione.

[[File:fatturare_a.jpg|1100 px|centre]]

'''Campo “Cliente”:''' In questo campo deve essere selezionata la persona fisica o giuridica alla quale sarà intestata la ricevuta o la fattura. È importante verificare che il nominativo selezionato sia quello corretto e che i relativi dati fiscali siano completi e aggiornati.

'''Campo “Sezionale”''': Il sezionale identifica il registro contabile nel quale verrà inserita la fattura. Per la fatturazione di un Pacchetto Turistico soggetto al regime 74ter deve essere selezionata la voce “V3) Fattura organizzazione T74 ter”.

'''Campo “Tipologia fattura”''': In questo campo deve essere indicata la tipologia di documento da emettere. In fase di inserimento, il campo è già compilato automaticamente con l'opzione “Saldo Pratiche”.

'''Campo “Suddivisione importo”''': Questo campo stabilisce il criterio con cui viene attribuito l’importo al nominativo. Per indicare direttamente la somma esatta da fatturare al cliente deve essere selezionata l'opzione “Importo specifico”. Questa modalità è particolarmente utile quando ogni partecipante ha pagato una quota differente oppure quando sono presenti supplementi, riduzioni o servizi aggiuntivi. Selezionando l'opzione "Auto", invece, il sistema suddivide in quote uguali tra i nominativi inseriti l'importo totale della Voce di Ricavo.

'''Campo “Totale fattura”''': In questo campo deve essere inserito l’importo complessivo da fatturare al nominativo selezionato. L’importo deve corrispondere alla somma realmente dovuta dal cliente, comprensiva della quota di partecipazione, degli eventuali supplementi e dei servizi aggiuntivi, al netto di sconti o riduzioni.

Terminata la compilazione, è necessario '''salvare''' il nominativo inserito.

L’operazione deve essere ripetuta per ogni persona fisica o giuridica alla quale deve essere emesso un documento fiscale.

Ad ogni nuovo inserimento, l’importo attribuito automaticamente al Cliente/Contraente della pratica si riduce in misura pari al valore indicato nel campo “Totale fattura” del nuovo nominativo.

In caso di errore, il nominativo può essere '''rimosso''' utilizzando '''l’icona del cestino''' presente sulla medesima linea del nominativo, per poi procedere con un nuovo inserimento corretto.

=== 10.3.2 Inserimento Automatico ===

Una modalità '''più veloce''' che permette di ridurre eventuali errori di imputazione, è l'utilizzo della '''procedura di importazione massiva''' tramite apposito modello .xlsx predisposto da Kreosoft.

Questo modello non solo permette una rapida compilazione della sezione '''"Fatturare a"''', ma anche della sezione [[Sezione_Partecipanti|'''"Partecipanti"''']] e, di conseguenza, della sezione [[Sezione_Rooming_List|'''"Rooming List"''']].

Risulta, quindi, la modalità preferibile, in quanto comporta una notevole riduzione delle ore-uomo investite nell'espletamento delle mansioni prettamente procedurali del Sales Account.

Preferire questa modalità, quindi, non apporta solo un vantaggio all'Azienda, ma anche alla professionalità del Sales Account, che può investire il proprio tempo nel nurturing o nell'ampliamento della propria customer base.

Il modello è un file in '''formato .xlsx''', visualizzabile con '''Microsoft Excel''' o con software compatibili. Il formato del file deve essere mantenuto in fase di importazione e mai modificato.

La struttura tabellare interna al foglio di calcolo del modello '''deve essere mantenuta''', non possono, infatti, essere eliminate colonne ritenute superflue o non utilizzate. Il sistema di importazione massivo di 4Guest esige che il file mantenga una struttura ben precisa: il Sales Account deve operare unicamente '''dalla seconda riga (A2) in poi'''.

4Guest, inoltre, richiede, '''obbligatoriamente''', che le seguenti colonne sia compilate in ogni riga imputata:

* '''Importo Fattura''': l'importo che verrà fatturato all'individuo pagante;
* '''Cognome''': il cognome dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Nome''': il nome dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Cod.fiscale''': il codice fiscale dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Via''': la via dell'indirizzo di residenza dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''CAP''': il CAP dell'indirizzo di residenza dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Località''': il Comune dell'indirizzo di residenza dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Provincia''': la provincia dell'indirizzo di residenza dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Partecipante Cognome''': il cognome del partecipante al viaggio per il quale l'individuo pagante ha saldato l'importo fatturato;
* '''Partecipante nome''': il nome del partecipante al viaggio;
* '''C.F. Partecipante''': il codice fiscale del partecipante al viaggio.

È fondamentale che '''ogni riga sia completa con i dati ritenuti obbligatori''' da 4Guest. Non possono essere importati, quindi, file in cui anche solo una riga sia compilata parzialmente. 

4Guest, inoltre, opera un controllo preliminare sui '''codici fiscali''' inseriti. Anche solo un codice fiscale errato non permette l'importazione del file. Il gestionale non indica quale, tra i codici fiscali imputati, sia errato. È il Sales Account che deve operare, preliminarmente, un controllo su ogni singolo codice fiscale.

Il controllo operato da 4Guest è puramente formale, sono verificate unicamente due condizioni:

* il codice fiscale inserito è composto da esattamente '''16 caratteri''';
* il codice fiscale inserito rispetta la prevista '''struttura formale''', cioè che abbia lettere e numeri nelle posizioni previste dalla logica algoritmica sottostante il suo calcolo;

==== 10.3.2.1 Compilazione del modello di importazione "Fatturare a" ====

Dopo aver effettuato il download del modello, il Sales Account può procedere alla compilazione del file utilizzando Microsoft Excel o un software compatibile.

Di seguito sono riportati alcuni esempi pratici di compilazione. Per maggiore chiarezza, nelle tabelle sono omesse le colonne facoltative.

'''- Caso 1 – Il pagante coincide con il partecipante'''

Questa rappresenta la casistica più semplice: la persona che effettua il pagamento è anche la persona che partecipa al viaggio.

<div style="max-width:100%; overflow-x:auto;">
{| class="wikitable" style="font-size:90%;"
! Importo Fattura 
! Cognome 
! Nome 
! Cod.fiscale 
! Via 
! CAP 
! Località 
! Provincia 
! Partecipante Cognome 
! Partecipante nome 
! C.F. Partecipante 
|- 
| 100 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
| VIA DELLA REPUBBLICA, 1 
| 00010 
| Roma 
| RM 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
|}
</div>

Nell'esempio, '''Mario Rossi''' ha versato una quota pari a '''€ 100,00''' per il proprio soggiorno.

I dati del pagante e quelli del partecipante coincidono e devono quindi essere riportati sia nelle colonne relative alla fatturazione sia nelle colonne relative al partecipante.

A seguito dell'importazione:

* nella sezione '''"Fatturare a"''' sarà presente il nominativo '''Mario Rossi''', con il parametro '''"Totale fattura"''' pari a € 100,00;
* nella sezione '''"Partecipanti"''' sarà presente il medesimo nominativo.

L'importo riportato nel campo '''"Totale fattura"''' corrisponde al valore inserito nella colonna '''"Importo Fattura"''' del file di importazione.

'''- Caso 2 – Il pagante è diverso dal partecipante'''

Quando la persona che effettua il pagamento non coincide con la persona che partecipa al viaggio, nelle colonne dedicate al partecipante devono essere inseriti i dati dell'effettivo fruitore del servizio.

<div style="max-width:100%; overflow-x:auto;">
{| class="wikitable" style="font-size:90%;" 
! Importo Fattura 
! Cognome 
! Nome 
! Cod.fiscale 
! Via 
! CAP 
! Località 
! Provincia 
! Partecipante Cognome 
! Partecipante nome 
! C.F. Partecipante 
|- 
| 100 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
| VIA DELLA REPUBBLICA, 1 
| 00010 
| Roma 
| RM 
| Rossi 
| Maria 
| RSSMRA90T52F205Z 
|} 
</div>

Nell'esempio, '''Mario Rossi''' ha versato una quota pari a '''€ 100,00''' per il soggiorno di '''Maria Rossi'''.

Questa situazione può verificarsi, ad esempio, quando un familiare o un'altra persona effettua il pagamento per conto del partecipante.

A seguito dell'importazione:

* nella sezione '''"Fatturare a"''' sarà presente il nominativo '''Mario Rossi''', con il parametro '''"Totale fattura"''' pari a € 100,00;
* nella sezione '''"Partecipanti"''' sarà invece presente il nominativo '''Maria Rossi''', indicato nelle colonne dedicate al partecipante.

È quindi fondamentale distinguere correttamente i dati del soggetto pagante da quelli della persona che effettivamente prenderà parte al viaggio.

'''- Caso 3 – Un unico pagante sostiene la quota di più partecipanti'''

Quando una persona effettua il pagamento per più partecipanti, è necessario inserire '''una riga per ogni partecipante'''.

I dati del soggetto pagante devono essere ripetuti in ciascuna riga, mentre nelle colonne dedicate al partecipante devono essere indicati, di volta in volta, i dati della persona a cui la singola quota si riferisce.

<div style="max-width:100%; overflow-x:auto;"> 
{| class="wikitable" style="font-size:90%;" 
! Importo Fattura 
! Cognome 
! Nome 
! Cod.fiscale 
! Via 
! CAP 
! Località 
! Provincia 
! Partecipante Cognome 
! Partecipante nome 
! C.F. Partecipante 
|- 
| 100 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
| VIA DELLA REPUBBLICA, 1 
| 00010 
| Roma 
| RM 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
|- 
| 100 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
| VIA DELLA REPUBBLICA, 1 
| 00010 
| Roma 
| RM 
| Rossi 
| Maria 
| RSSMRA90T52F205Z 
|} 
</div>

Nell'esempio, '''Mario Rossi''' sostiene il pagamento sia della propria quota sia della quota di '''Maria Rossi'''.

Sono quindi presenti due righe:

* nella prima riga, Mario Rossi è contemporaneamente il pagante e il partecipante;
* nella seconda riga, Mario Rossi rimane il soggetto pagante, mentre Maria Rossi è indicata come partecipante.

In questa casistica, il nominativo del pagante deve essere ripetuto per ogni partecipante associato al pagamento.

L'importo indicato nella colonna '''"Importo Fattura"''' deve essere compilato secondo la quota riferita alla singola riga e alla logica di fatturazione prevista dall'importazione.

* nella sezione '''"Fatturare a"''' sarà presente il nominativo '''Mario Rossi''', con il parametro '''"Totale fattura"''' pari a € 200,00;
* nella sezione '''"Partecipanti"''' saranno presenti entrambi i nominativi.