Editing Chiusura in vendita (Pratica) (section)

=== 10.3.2 Inserimento Automatico ===

Una modalità '''più veloce''' che permette di ridurre eventuali errori di imputazione, è l'utilizzo della '''procedura di importazione massiva''' tramite apposito modello .xlsx predisposto da Kreosoft.

Questo modello non solo permette una rapida compilazione della sezione '''"Fatturare a"''', ma anche della sezione [[Sezione_Partecipanti|'''"Partecipanti"''']] e, di conseguenza, della sezione [[Sezione_Rooming_List|'''"Rooming List"''']].

Risulta, quindi, la modalità preferibile, in quanto comporta una notevole riduzione delle ore-uomo investite nell'espletamento delle mansioni prettamente procedurali del Sales Account.

Preferire questa modalità, quindi, non apporta solo un vantaggio all'Azienda, ma anche alla professionalità del Sales Account, che può investire il proprio tempo nel nurturing o nell'ampliamento della propria customer base.

Il modello è un file in '''formato .xlsx''', visualizzabile con '''Microsoft Excel''' o con software compatibili. Il formato del file deve essere mantenuto in fase di importazione e mai modificato.

La struttura tabellare interna al foglio di calcolo del modello '''deve essere mantenuta''', non possono, infatti, essere eliminate colonne ritenute superflue o non utilizzate. Il sistema di importazione massivo di 4Guest esige che il file mantenga una struttura ben precisa: il Sales Account deve operare unicamente '''dalla seconda riga (A2) in poi'''.

4Guest, inoltre, richiede, '''obbligatoriamente''', che le seguenti colonne sia compilate in ogni riga imputata:

* '''Importo Fattura''': l'importo che verrà fatturato all'individuo pagante;
* '''Cognome''': il cognome dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Nome''': il nome dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Cod.fiscale''': il codice fiscale dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Via''': la via dell'indirizzo di residenza dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''CAP''': il CAP dell'indirizzo di residenza dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Località''': il Comune dell'indirizzo di residenza dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Provincia''': la provincia dell'indirizzo di residenza dell'individuo pagante a cui verrà fatturato l'importo;
* '''Partecipante Cognome''': il cognome del partecipante al viaggio per il quale l'individuo pagante ha saldato l'importo fatturato;
* '''Partecipante nome''': il nome del partecipante al viaggio;
* '''C.F. Partecipante''': il codice fiscale del partecipante al viaggio.

È fondamentale che '''ogni riga sia completa con i dati ritenuti obbligatori''' da 4Guest. Non possono essere importati, quindi, file in cui anche solo una riga sia compilata parzialmente. 

4Guest, inoltre, opera un controllo preliminare sui '''codici fiscali''' inseriti. Anche solo un codice fiscale errato non permette l'importazione del file. Il gestionale non indica quale, tra i codici fiscali imputati, sia errato. È il Sales Account che deve operare, preliminarmente, un controllo su ogni singolo codice fiscale.

Il controllo operato da 4Guest è puramente formale, sono verificate unicamente due condizioni:

* il codice fiscale inserito è composto da esattamente '''16 caratteri''';
* il codice fiscale inserito rispetta la prevista '''struttura formale''', cioè che abbia lettere e numeri nelle posizioni previste dalla logica algoritmica sottostante il suo calcolo;

==== 10.3.2.1 Compilazione del modello di importazione "Fatturare a" ====

Dopo aver effettuato il download del modello, il Sales Account può procedere alla compilazione del file utilizzando Microsoft Excel o un software compatibile.

Di seguito sono riportati alcuni esempi pratici di compilazione. Per maggiore chiarezza, nelle tabelle sono omesse le colonne facoltative.

'''- Caso 1 – Il pagante coincide con il partecipante'''

Questa rappresenta la casistica più semplice: la persona che effettua il pagamento è anche la persona che partecipa al viaggio.

<div style="max-width:100%; overflow-x:auto;">
{| class="wikitable" style="font-size:90%;"
! Importo Fattura 
! Cognome 
! Nome 
! Cod.fiscale 
! Via 
! CAP 
! Località 
! Provincia 
! Partecipante Cognome 
! Partecipante nome 
! C.F. Partecipante 
|- 
| 100 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
| VIA DELLA REPUBBLICA, 1 
| 00010 
| Roma 
| RM 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
|}
</div>

Nell'esempio, '''Mario Rossi''' ha versato una quota pari a '''€ 100,00''' per il proprio soggiorno.

I dati del pagante e quelli del partecipante coincidono e devono quindi essere riportati sia nelle colonne relative alla fatturazione sia nelle colonne relative al partecipante.

A seguito dell'importazione:

* nella sezione '''"Fatturare a"''' sarà presente il nominativo '''Mario Rossi''', con il parametro '''"Totale fattura"''' pari a € 100,00;
* nella sezione '''"Partecipanti"''' sarà presente il medesimo nominativo.

L'importo riportato nel campo '''"Totale fattura"''' corrisponde al valore inserito nella colonna '''"Importo Fattura"''' del file di importazione.

'''- Caso 2 – Il pagante è diverso dal partecipante'''

Quando la persona che effettua il pagamento non coincide con la persona che partecipa al viaggio, nelle colonne dedicate al partecipante devono essere inseriti i dati dell'effettivo fruitore del servizio.

<div style="max-width:100%; overflow-x:auto;">
{| class="wikitable" style="font-size:90%;" 
! Importo Fattura 
! Cognome 
! Nome 
! Cod.fiscale 
! Via 
! CAP 
! Località 
! Provincia 
! Partecipante Cognome 
! Partecipante nome 
! C.F. Partecipante 
|- 
| 100 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
| VIA DELLA REPUBBLICA, 1 
| 00010 
| Roma 
| RM 
| Rossi 
| Maria 
| RSSMRA90T52F205Z 
|} 
</div>

Nell'esempio, '''Mario Rossi''' ha versato una quota pari a '''€ 100,00''' per il soggiorno di '''Maria Rossi'''.

Questa situazione può verificarsi, ad esempio, quando un familiare o un'altra persona effettua il pagamento per conto del partecipante.

A seguito dell'importazione:

* nella sezione '''"Fatturare a"''' sarà presente il nominativo '''Mario Rossi''', con il parametro '''"Totale fattura"''' pari a € 100,00;
* nella sezione '''"Partecipanti"''' sarà invece presente il nominativo '''Maria Rossi''', indicato nelle colonne dedicate al partecipante.

È quindi fondamentale distinguere correttamente i dati del soggetto pagante da quelli della persona che effettivamente prenderà parte al viaggio.

'''- Caso 3 – Un unico pagante sostiene la quota di più partecipanti'''

Quando una persona effettua il pagamento per più partecipanti, è necessario inserire '''una riga per ogni partecipante'''.

I dati del soggetto pagante devono essere ripetuti in ciascuna riga, mentre nelle colonne dedicate al partecipante devono essere indicati, di volta in volta, i dati della persona a cui la singola quota si riferisce.

<div style="max-width:100%; overflow-x:auto;"> 
{| class="wikitable" style="font-size:90%;" 
! Importo Fattura 
! Cognome 
! Nome 
! Cod.fiscale 
! Via 
! CAP 
! Località 
! Provincia 
! Partecipante Cognome 
! Partecipante nome 
! C.F. Partecipante 
|- 
| 100 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
| VIA DELLA REPUBBLICA, 1 
| 00010 
| Roma 
| RM 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
|- 
| 100 
| Rossi 
| Mario 
| RSSMRA85A15H501V 
| VIA DELLA REPUBBLICA, 1 
| 00010 
| Roma 
| RM 
| Rossi 
| Maria 
| RSSMRA90T52F205Z 
|} 
</div>

Nell'esempio, '''Mario Rossi''' sostiene il pagamento sia della propria quota sia della quota di '''Maria Rossi'''.

Sono quindi presenti due righe:

* nella prima riga, Mario Rossi è contemporaneamente il pagante e il partecipante;
* nella seconda riga, Mario Rossi rimane il soggetto pagante, mentre Maria Rossi è indicata come partecipante.

In questa casistica, il nominativo del pagante deve essere ripetuto per ogni partecipante associato al pagamento.

L'importo indicato nella colonna '''"Importo Fattura"''' deve essere compilato secondo la quota riferita alla singola riga e alla logica di fatturazione prevista dall'importazione.

* nella sezione '''"Fatturare a"''' sarà presente il nominativo '''Mario Rossi''', con il parametro '''"Totale fattura"''' pari a € 200,00;
* nella sezione '''"Partecipanti"''' saranno presenti entrambi i nominativi.