Procedure commerciale - Revision history

Fkoje at 14:07, 30 July 2026

2026-07-30T14:07:07Z

← Older revision		Revision as of 10:07, 30 July 2026
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	Per tal motivo, '''non sono ammesse deroghe''' alle linee guida ivi prescritte.		Per tal motivo, '''non sono ammesse deroghe''' alle linee guida ivi prescritte.

	== Step 0 - Valutazione ==		== 1.1 Step 0 - Valutazione ==
	È fondamentale, prima ancora di procedere all’utilizzo del software preposto, valutare se è profittevole porre in essere tutti o parte degli step successivi.		È fondamentale, prima ancora di procedere all’utilizzo del software preposto, valutare se è profittevole porre in essere tutti o parte degli step successivi.
	Quindi, la gestione di una pratica inizia ben prima della sua apertura virtuale su 4Guest.		Quindi, la gestione di una pratica inizia ben prima della sua apertura virtuale su 4Guest.
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	[[File:preventivo_step0.png\|1100 px\|centre]]		[[File:preventivo_step0.png\|1100 px\|centre]]

	== Step 1 - Preventivo==		== 1.2 Step 1 - Preventivo==
	Precedente allo stato di Pratica, che sottintende una conferma d’intenti da parte del cliente, su 4Guest è richiesto creare un [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]].		Precedente allo stato di Pratica, che sottintende una conferma d’intenti da parte del cliente, su 4Guest è richiesto creare un [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]].

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	[[File:preventivo_step1.png\|1100 px\|centre]]		[[File:preventivo_step1.png\|1100 px\|centre]]

	=== Richiesta Ufficio Contratti ===		=== 1.2.1 Richiesta Ufficio Contratti ===

	Una volta creato il preventivo e ottenuto il '''Codice Preventivo''' ad esso associato, il Sales Account può procedere a effettuare la '''richiesta di ricerca e/o assegnazione allotment'''.		Una volta creato il preventivo e ottenuto il '''Codice Preventivo''' ad esso associato, il Sales Account può procedere a effettuare la '''richiesta di ricerca e/o assegnazione allotment'''.
Line 40:		Line 40:
	Il Sales Account, in questo modo, potrà essere aggiornato sullo stato di evasione della richiesta relativa al Preventivo.		Il Sales Account, in questo modo, potrà essere aggiornato sullo stato di evasione della richiesta relativa al Preventivo.

	=== Popolamento Itinerario ===		=== 1.2.2 Popolamento Itinerario ===

	Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione [[Sezione_itinerario\|'''“Itinerario”''']] del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.		Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione [[Sezione_itinerario\|'''“Itinerario”''']] del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.
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	Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.		Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.

	=== Ideazione e Creazione Progetto di Soggiorno ===		=== 1.2.3 Ideazione e Creazione Progetto di Soggiorno ===

	Una volta terminata la contrattualizzazione dell’allotment ricercato, l’operatore dell’Ufficio Contratti, che aveva in carico la richiesta relativa al Preventivo creato, procederà a informare il Sales Account attraverso la debita compilazione del form presente sul [[Sistema_gestione_richieste\|portale dedicato]].		Una volta terminata la contrattualizzazione dell’allotment ricercato, l’operatore dell’Ufficio Contratti, che aveva in carico la richiesta relativa al Preventivo creato, procederà a informare il Sales Account attraverso la debita compilazione del form presente sul [[Sistema_gestione_richieste\|portale dedicato]].
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	Il file contenente il Progetto inviato, '''dovrà essere allegato''' al Preventivo nella sezione “Documenti”.		Il file contenente il Progetto inviato, '''dovrà essere allegato''' al Preventivo nella sezione “Documenti”.

	=== Reminder Agenda ===		=== 1.2.4 Reminder Agenda ===

	Il Sales Account dovrà impostare, nella sezione '''“Attività Agenda”''' di 4Guest, i relativi follow up commerciali e, in particolar modo, la '''data di scadenza opzione''' dell’allotment proposto.		Il Sales Account dovrà impostare, nella sezione '''“Attività Agenda”''' di 4Guest, i relativi follow up commerciali e, in particolar modo, la '''data di scadenza opzione''' dell’allotment proposto.

	=== Conferma o Annullamento Preventivo ===		=== 1.2.5 Conferma o Annullamento Preventivo ===

	Non tutte le proposte commerciali vengono accettate dai clienti. In caso di risposta negativa il Preventivo va '''ANNULLATO''' e non ELIMINATO. In caso di risposta positiva, invece, va '''CONFERMATO''' e convertito in Pratica. È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” del Preventivo annullato '''debita documentazione'''' riportante la '''motivazione della mancata conferma''' della proposta da parte del cliente.		Non tutte le proposte commerciali vengono accettate dai clienti. In caso di risposta negativa il Preventivo va '''ANNULLATO''' e non ELIMINATO. In caso di risposta positiva, invece, va '''CONFERMATO''' e convertito in Pratica. È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” del Preventivo annullato '''debita documentazione'''' riportante la '''motivazione della mancata conferma''' della proposta da parte del cliente.

	== Step 2 - Pratica ==		== 1.3 Step 2 - Pratica ==

	La conferma da parte del cliente si tramuta, in 4Guest, nella '''variazione del Preventivo a [[Pratica_4Guest\|Pratica]]'''.		La conferma da parte del cliente si tramuta, in 4Guest, nella '''variazione del Preventivo a [[Pratica_4Guest\|Pratica]]'''.
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	[[File:preventivo_step2.png\|1100 px\|centre]]		[[File:preventivo_step2.png\|1100 px\|centre]]

	=== Chiusura in Vendita e Fatturazione ===		=== 1.3.1 Chiusura in Vendita e Fatturazione ===

	È compito del Sales Account imputare, all’interno della Pratica, i '''dati anagrafici''' necessari alla corretta fatturazione dei corrispettivi di vendita e acquisto. Si tratta della fase di [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)\|Chiusura in Vendita della pratica.]].		È compito del Sales Account imputare, all’interno della Pratica, i '''dati anagrafici''' necessari alla corretta fatturazione dei corrispettivi di vendita e acquisto. Si tratta della fase di [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)\|Chiusura in Vendita della pratica.]].
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	La [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)\|“Chiusura in Vendita”]] deve essere effettuata '''entro e non oltre i 10 giorni''' dalla fruizione '''del primo servizio''' da parte del cliente. Tale termine è dettato dalla necessità di primaria importanza dell’impresa di adempiere, entro i termini previsti, agli obblighi legislativi e tributari.		La [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)\|“Chiusura in Vendita”]] deve essere effettuata '''entro e non oltre i 10 giorni''' dalla fruizione '''del primo servizio''' da parte del cliente. Tale termine è dettato dalla necessità di primaria importanza dell’impresa di adempiere, entro i termini previsti, agli obblighi legislativi e tributari.

	=== Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===		=== 1.3.2 Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===

	La [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica) \| '''“Chiusura in Acquisto”''']], invece, ha una natura prettamente operativa. Una corretta imputazione e controllo dei costi legati a una determinata pratica, da parte del Sales Account, evitano l’emissione di pagamenti errati verso i fornitori utilizzati per l’erogazione dei servizi fruiti dai clienti.		La [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica) \| '''“Chiusura in Acquisto”''']], invece, ha una natura prettamente operativa. Una corretta imputazione e controllo dei costi legati a una determinata pratica, da parte del Sales Account, evitano l’emissione di pagamenti errati verso i fornitori utilizzati per l’erogazione dei servizi fruiti dai clienti.

Fkoje: /* Chiusura in Acquisto e Pagamenti */

2026-07-28T07:15:02Z

Chiusura in Acquisto e Pagamenti

← Older revision		Revision as of 03:15, 28 July 2026
Line 98:		Line 98:
	=== Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===		=== Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===

	La '''“Chiusura in Acquisto”''', invece, ha una natura prettamente operativa. Una corretta imputazione e controllo dei costi legati a una determinata pratica, da parte del Sales Account, evitano l’emissione di pagamenti errati verso i fornitori utilizzati per l’erogazione dei servizi fruiti dai clienti.		La [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica) \| '''“Chiusura in Acquisto”''']], invece, ha una natura prettamente operativa. Una corretta imputazione e controllo dei costi legati a una determinata pratica, da parte del Sales Account, evitano l’emissione di pagamenti errati verso i fornitori utilizzati per l’erogazione dei servizi fruiti dai clienti.

	In mancanza di una corretta Chiusura in Acquisto da parte del Sales Account, l’Ufficio Amministrativo '''non provvederà''' al saldo dei corrispettivi spettanti ai fornitori utilizzati.		In mancanza di una corretta Chiusura in Acquisto da parte del Sales Account, l’Ufficio Amministrativo '''non provvederà''' al saldo dei corrispettivi spettanti ai fornitori utilizzati.

Fkoje: /* Richiesta Ufficio Contratti */

2026-07-27T09:28:33Z

Richiesta Ufficio Contratti

← Older revision		Revision as of 05:28, 27 July 2026
Line 34:		Line 34:
	La richiesta deve essere effettuata solo ed esclusivamente attraverso il [[Sistema_gestione_richieste\|portale predisposto]].		La richiesta deve essere effettuata solo ed esclusivamente attraverso il [[Sistema_gestione_richieste\|portale predisposto]].

	La risposta automatica di presa in carico, con il relativo file pdf riassuntivo, sarà automaticamente associata nella sezione '''Documenti''' del Preventivo esistente su 4Guest. Per questo motivo, è essenziale inserire, sul portale, il corretto Codice Preventivo, al fine di evitare l’erronea associazione documentale a un diverso Preventivo.		La risposta automatica di presa in carico, con il relativo file pdf riassuntivo, sarà automaticamente associata nella [[Sezione_Documenti\|sezione '''Documenti''']] del Preventivo esistente su 4Guest. Per questo motivo, è essenziale inserire, sul portale, il corretto Codice Preventivo, al fine di evitare l’erronea associazione documentale a un diverso Preventivo.

	Una volta effettuata la richiesta, l’operatore dell’Ufficio Contratti assegnato all’evasione dell’istanza modificherà il campo '''“Stato Avanzamento”''' all’interno del suddetto Preventivo impostando l’opzione '''“IN LAVORAZIONE”'''.		Una volta effettuata la richiesta, l’operatore dell’Ufficio Contratti assegnato all’evasione dell’istanza modificherà il campo '''“Stato Avanzamento”''' all’interno del suddetto Preventivo impostando l’opzione '''“IN LAVORAZIONE”'''.

Fkoje: /* Chiusura in Acquisto e Pagamenti */

2026-07-20T10:10:22Z

Chiusura in Acquisto e Pagamenti

← Older revision		Revision as of 06:10, 20 July 2026
Line 103:		Line 103:

	Il pagamento degli '''acconti''' richiesti dai suddetti non soggiace, poiché antecedenti alla effettiva erogazione del servizio, alla necessità della Chiusura in Acquisto; resta comunque inteso che, nel caso in cui l’acconto sia inequivocabilmente ricollegabile a una Pratica, debba essere presente, in quest’ultima, '''idonea voce di costo''' riportante l’anagrafica fornitore corretta.		Il pagamento degli '''acconti''' richiesti dai suddetti non soggiace, poiché antecedenti alla effettiva erogazione del servizio, alla necessità della Chiusura in Acquisto; resta comunque inteso che, nel caso in cui l’acconto sia inequivocabilmente ricollegabile a una Pratica, debba essere presente, in quest’ultima, '''idonea voce di costo''' riportante l’anagrafica fornitore corretta.

			Per ogni società deve essere presente una sola anagrafica fornitore. Alla stessa anagrafica possono essere associati più servizi codificati, in base ai diversi servizi forniti. Prima di creare una nuova anagrafica fornitore, verificare sempre che la società non sia già presente nel gestionale, così da evitare la creazione di duplicati.

	Il Sales Account deve effettuare la Chiusura in Acquisto in '''due fasi''':		Il Sales Account deve effettuare la Chiusura in Acquisto in '''due fasi''':

Fkoje: /* Chiusura in Acquisto e Pagamenti */

2026-07-16T10:16:16Z

Chiusura in Acquisto e Pagamenti

← Older revision		Revision as of 06:16, 16 July 2026
Line 106:		Line 106:
	Il Sales Account deve effettuare la Chiusura in Acquisto in '''due fasi''':		Il Sales Account deve effettuare la Chiusura in Acquisto in '''due fasi''':

	Pre-Chiusura: da effettuarsi prima dell’erogazione del primo servizio. Il Sales Account, sulla base di stime preventive, imputa i costi così come dovrebbero essere sostenuti nel caso in cui, durante la fruizione dei servizi, non vi siano state variazioni significative.		* Pre-Chiusura: da effettuarsi prima dell’erogazione del primo servizio. Il Sales Account, sulla base di stime preventive, imputa i costi così come dovrebbero essere sostenuti nel caso in cui, durante la fruizione dei servizi, non vi siano state variazioni significative.
	Chiusura: Il Sales Account, sulla base della SCP, della contrattualistica fornita e della documentazione esistente, controlla la correttezza della Pre-Chiusura precedentemente effettuata e, ove necessario, procede alla sua integrazione.		* Chiusura: Il Sales Account, sulla base della SCP, della contrattualistica fornita e della documentazione esistente, controlla la correttezza della Pre-Chiusura precedentemente effettuata e, ove necessario, procede alla sua integrazione.

	I momenti della Chiusura in Vendita e della Chiusura in Acquisto dovrebbero, idealmente, coincidere.		I momenti della Chiusura in Vendita e della Chiusura in Acquisto dovrebbero, idealmente, coincidere.

Fkoje: /* Chiusura in Vendita e Fatturazione */

2026-07-15T15:46:21Z

Chiusura in Vendita e Fatturazione

← Older revision		Revision as of 11:46, 15 July 2026
Line 94:		Line 94:
	Terminate le procedure di chiusura, il Sales Account dovrà darne comunicazione '''all’Ufficio Amministrativo''', il quale si premurerà di concludere il processo di fatturazione ed appurarne la corretta riuscita.		Terminate le procedure di chiusura, il Sales Account dovrà darne comunicazione '''all’Ufficio Amministrativo''', il quale si premurerà di concludere il processo di fatturazione ed appurarne la corretta riuscita.

	La “Chiusura in Vendita” deve essere effettuata '''entro e non oltre i 10 giorni''' dalla fruizione '''del primo servizio''' da parte del cliente. Tale termine è dettato dalla necessità di primaria importanza dell’impresa di adempiere, entro i termini previsti, agli obblighi legislativi e tributari.		La [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)\|“Chiusura in Vendita”]] deve essere effettuata '''entro e non oltre i 10 giorni''' dalla fruizione '''del primo servizio''' da parte del cliente. Tale termine è dettato dalla necessità di primaria importanza dell’impresa di adempiere, entro i termini previsti, agli obblighi legislativi e tributari.

	=== Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===		=== Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===

Fkoje: /* Chiusura in Vendita e Fatturazione */

2026-07-09T09:23:53Z

Chiusura in Vendita e Fatturazione

← Older revision		Revision as of 05:23, 9 July 2026
Line 78:		Line 78:
	=== Chiusura in Vendita e Fatturazione ===		=== Chiusura in Vendita e Fatturazione ===

	È compito del Sales Account imputare, all’interno della Pratica, i '''dati anagrafici''' necessari alla corretta fatturazione dei corrispettivi di vendita e acquisto.		È compito del Sales Account imputare, all’interno della Pratica, i '''dati anagrafici''' necessari alla corretta fatturazione dei corrispettivi di vendita e acquisto. Si tratta della fase di [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)\|Chiusura in Vendita della pratica.]].

	In particolar modo, è di fondamentale importanza che il Sales Account, prima dell’inizio del Soggiorno organizzato, sia '''in possesso di tutti i dati anagrafici''' necessari dei clienti. Solo in questo modo, infatti, è possibile adempiere alla vigente normativa tributaria nelle modalità e tempistiche previste.		In particolar modo, è di fondamentale importanza che il Sales Account, prima dell’inizio del Soggiorno organizzato, sia '''in possesso di tutti i dati anagrafici''' necessari dei clienti. Solo in questo modo, infatti, è possibile adempiere alla vigente normativa tributaria nelle modalità e tempistiche previste.

Fkoje: /* Popolamento Itinerario */

2026-07-07T14:25:16Z

Popolamento Itinerario

← Older revision		Revision as of 10:25, 7 July 2026
Line 42:		Line 42:
	=== Popolamento Itinerario ===		=== Popolamento Itinerario ===

	Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione [[~~Sezione_tinerario~~\|'''“Itinerario”''']] del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.		Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione [[Sezione_itinerario\|'''“Itinerario”''']] del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.

	Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.		Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.

Fkoje: /* Popolamento Itinerario */

2026-07-07T14:24:57Z

Popolamento Itinerario

← Older revision		Revision as of 10:24, 7 July 2026
Line 42:		Line 42:
	=== Popolamento Itinerario ===		=== Popolamento Itinerario ===

	Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione '''“Itinerario”''' del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.		Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione [[Sezione_tinerario\|'''“Itinerario”''']] del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.

	Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.		Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.

Fkoje at 12:32, 7 July 2026

2026-07-07T12:32:59Z

← Older revision		Revision as of 08:32, 7 July 2026
Line 25:		Line 25:

	La creazione di un Preventivo su 4Guest è '''un passo obbligatorio'''. Non si possono inviare progetti di soggiorno ai clienti senza aver prima trascritto, all’interno di 4Guest, le necessarie informazioni.		La creazione di un Preventivo su 4Guest è '''un passo obbligatorio'''. Non si possono inviare progetti di soggiorno ai clienti senza aver prima trascritto, all’interno di 4Guest, le necessarie informazioni.

			[[File:preventivo_step1.png\|1100 px\|centre]]

	=== Richiesta Ufficio Contratti ===		=== Richiesta Ufficio Contratti ===
Line 71:		Line 73:

	È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” della Pratica la '''conferma scritta del cliente'''.		È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” della Pratica la '''conferma scritta del cliente'''.

			[[File:preventivo_step2.png\|1100 px\|centre]]

	=== Chiusura in Vendita e Fatturazione ===		=== Chiusura in Vendita e Fatturazione ===