Sistema gestione richieste - Revision history

Fkoje at 14:11, 30 July 2026

2026-07-30T14:11:09Z

← Older revision		Revision as of 10:11, 30 July 2026
Line 11:		Line 11:
	* '''Modulo Contratti''': viene utilizzato dall'operatore dell'Ufficio Contratti per espletare le richieste provenienti dall'Ufficio Commerciale.		* '''Modulo Contratti''': viene utilizzato dall'operatore dell'Ufficio Contratti per espletare le richieste provenienti dall'Ufficio Commerciale.

	== Modulo Commerciale ==		== 2.1 Modulo Commerciale ==

	L’assegnazione di uno o più contingenti per una nuova offerta può avvenire solo dopo la '''compilazione del form di richiesta''' disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/		L’assegnazione di uno o più contingenti per una nuova offerta può avvenire solo dopo la '''compilazione del form di richiesta''' disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/
Line 36:		Line 36:
	Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo '''"Rif. Gruppo"''', viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Nel menu a tendina successivo, invece, deve essere selezionata la '''tipologia di cliente'''. La tipologia deve essere scelta in base al profilo reale del cliente.		Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo '''"Rif. Gruppo"''', viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Nel menu a tendina successivo, invece, deve essere selezionata la '''tipologia di cliente'''. La tipologia deve essere scelta in base al profilo reale del cliente.

	=== Definizione Richiesta ===		=== 2.1.1 Definizione Richiesta ===

	Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante '''"Aggiungi Richiesta"'''. Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una '''sezione aggiuntiva''' in cui inserire i dettagli del soggiorno.		Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante '''"Aggiungi Richiesta"'''. Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una '''sezione aggiuntiva''' in cui inserire i dettagli del soggiorno.
Line 65:		Line 65:
	[[File:form_richieste_note.jpg\|centre]]		[[File:form_richieste_note.jpg\|centre]]

	=== Invio e Archiviazione Richiesta ===		=== 2.1.2 Invio e Archiviazione Richiesta ===

	Dopo aver compilato tutti i dati e aggiunto almeno una richiesta, il modulo può essere inviato.		Dopo aver compilato tutti i dati e aggiunto almeno una richiesta, il modulo può essere inviato.
Line 71:		Line 71:
	A seguito dell’invio, il Sales Account riceverà '''un’email di riepilogo''' con allegato '''un file PDF''' contenente i dettagli della richiesta. La stessa email sarà inviata anche a tutto l'Ufficio Contratti e sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.		A seguito dell’invio, il Sales Account riceverà '''un’email di riepilogo''' con allegato '''un file PDF''' contenente i dettagli della richiesta. La stessa email sarà inviata anche a tutto l'Ufficio Contratti e sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.

	== Modulo Contratti ==		== 2.2 Modulo Contratti ==

	La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form disponibile al seguente link:		La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form disponibile al seguente link:
Line 84:		Line 84:
	Nel campo '''“Operatore”''' è necessario selezionare il nome dell'operatore che ha evaso la richiesta dal menu a tendina. Questo passaggio è fondamentale, perché permette al sistema di identificare correttamente chi ha gestito la pratica e di inviare alla relativa email le successive comunicazioni.		Nel campo '''“Operatore”''' è necessario selezionare il nome dell'operatore che ha evaso la richiesta dal menu a tendina. Questo passaggio è fondamentale, perché permette al sistema di identificare correttamente chi ha gestito la pratica e di inviare alla relativa email le successive comunicazioni.

	=== Definizione della Proposta ===		=== 2.2.1 Definizione della Proposta ===

	Per inserire una soluzione è necessario cliccare sul pulsante '''“Aggiungi Proposta”'''.		Per inserire una soluzione è necessario cliccare sul pulsante '''“Aggiungi Proposta”'''.
Line 113:		Line 113:
	Le informazioni specifiche relative a una determinata struttura o a un singolo periodo devono invece essere inserite, quando possibile, direttamente all'interno della relativa proposta.		Le informazioni specifiche relative a una determinata struttura o a un singolo periodo devono invece essere inserite, quando possibile, direttamente all'interno della relativa proposta.

	=== Invio e Archiviazione della Risposta ===		=== 2.2.2 Invio e Archiviazione della Risposta ===

	Dopo aver inserito tutte le proposte necessarie e verificato la correttezza dei dati, il modulo può essere inviato.		Dopo aver inserito tutte le proposte necessarie e verificato la correttezza dei dati, il modulo può essere inviato.

Fkoje: /* Modulo Contratti */

2026-07-20T07:55:54Z

Modulo Contratti

← Older revision		Revision as of 03:55, 20 July 2026
Line 75:		Line 75:
	La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form disponibile al seguente link:		La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form disponibile al seguente link:
	https://romagnacongressi.it/risposta-contratti		https://romagnacongressi.it/risposta-contratti

			[[File:form_risposte_intro.jpg\|1000px]]

	La prima azione da compiere, per rispondere a una richiesta, è selezionare il relativo '''Codice Preventivo''' dal menu a tendina presente nel primo campo. È sufficiente iniziare a digitare il codice e, grazie alla funzione di autocompletamento, selezionare la richiesta di interesse.		La prima azione da compiere, per rispondere a una richiesta, è selezionare il relativo '''Codice Preventivo''' dal menu a tendina presente nel primo campo. È sufficiente iniziare a digitare il codice e, grazie alla funzione di autocompletamento, selezionare la richiesta di interesse.
Line 85:		Line 87:

	Per inserire una soluzione è necessario cliccare sul pulsante '''“Aggiungi Proposta”'''.		Per inserire una soluzione è necessario cliccare sul pulsante '''“Aggiungi Proposta”'''.

			[[File:form_risposte_proposta.jpg\|1000px]]

	Ogni proposta deve corrispondere a uno specifico periodo richiesto dal cliente. Se la richiesta comprende più periodi o più turni, sarà quindi necessario inserire una proposta separata per ciascun periodo.		Ogni proposta deve corrispondere a uno specifico periodo richiesto dal cliente. Se la richiesta comprende più periodi o più turni, sarà quindi necessario inserire una proposta separata per ciascun periodo.
Line 104:		Line 108:

	Nel campo “Note” è possibile inserire informazioni che riguardano la totalità dei periodi o delle strutture proposte, oltre a eventuali comunicazioni utili per il Sales Account. Questo spazio può essere utilizzato, ad esempio, per indicare condizioni particolari, precisazioni sulla disponibilità, alternative proposte o qualsiasi altra informazione importante che non riguardi una singola proposta.		Nel campo “Note” è possibile inserire informazioni che riguardano la totalità dei periodi o delle strutture proposte, oltre a eventuali comunicazioni utili per il Sales Account. Questo spazio può essere utilizzato, ad esempio, per indicare condizioni particolari, precisazioni sulla disponibilità, alternative proposte o qualsiasi altra informazione importante che non riguardi una singola proposta.

			[[File:form_risposte_note.jpg\|1000px]]

	Le informazioni specifiche relative a una determinata struttura o a un singolo periodo devono invece essere inserite, quando possibile, direttamente all'interno della relativa proposta.		Le informazioni specifiche relative a una determinata struttura o a un singolo periodo devono invece essere inserite, quando possibile, direttamente all'interno della relativa proposta.

Fkoje: /* Invio e Archiviazione della Risposta */

2026-07-16T15:26:07Z

Invio e Archiviazione della Risposta

← Older revision		Revision as of 11:26, 16 July 2026
Line 111:		Line 111:
	Dopo aver inserito tutte le proposte necessarie e verificato la correttezza dei dati, il modulo può essere inviato.		Dopo aver inserito tutte le proposte necessarie e verificato la correttezza dei dati, il modulo può essere inviato.

	A seguito dell'invio, il Sales Account che ha effettuato la richiesta riceverà un'email contenente il riepilogo della risposta, con allegato un file PDF che riporta i dettagli delle proposte inserite.		A seguito dell'invio, il Sales Account che ha effettuato la richiesta riceverà un'email contenente il riepilogo della risposta, con allegato un file PDF che riporta i dettagli delle proposte inserite La stessa email sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.

	La stessa comunicazione sarà inviata anche all'operatore dell'Ufficio Contratti selezionato nel campo “Operatore”.		La stessa comunicazione sarà inviata anche all'operatore dell'Ufficio Contratti selezionato nel campo “Operatore”.

	Per eventuali approfondimenti, modifiche o chiarimenti successivi, il Sales Account potrà rispondere direttamente all'email generata dal sistema. In questo modo, la comunicazione proseguirà direttamente tramite email con l'operatore dell'Ufficio Contratti che ha gestito la pratica.		Per eventuali approfondimenti, modifiche o chiarimenti successivi, il Sales Account potrà rispondere direttamente all'email generata dal sistema. In questo modo, la comunicazione proseguirà direttamente tramite email con l'operatore dell'Ufficio Contratti che ha gestito la pratica.

Fkoje: /* Definizione della Proposta */

2026-07-16T14:16:34Z

Definizione della Proposta

← Older revision		Revision as of 10:16, 16 July 2026
Line 92:		Line 92:
	Dovranno essere compilate con attenzione le informazioni richieste, tra cui:		Dovranno essere compilate con attenzione le informazioni richieste, tra cui:

	* data di arrivo;		* '''data di arrivo''';
	* data di partenza;		* '''data di partenza''';
	* località;		* '''località''';
	* struttura alberghiera proposta;		* '''struttura alberghiera proposta''';
	* tariffe e condizioni previste;		* '''tariffe e condizioni previste''';
	* eventuali ulteriori informazioni richieste dal modulo.		* '''eventuali ulteriori informazioni richieste dal modulo'''.

	È importante verificare che le date inserite corrispondano al periodo richiesto dal Sales Account e che tutte le informazioni relative alla struttura e alle condizioni economiche siano complete e corrette.		È importante verificare che le date inserite corrispondano al periodo richiesto dal Sales Account e che tutte le informazioni relative alla struttura e alle condizioni economiche siano complete e corrette.

Fkoje: /* Modulo Contratti */

2026-07-16T14:15:50Z

Modulo Contratti

← Older revision		Revision as of 10:15, 16 July 2026
Line 73:		Line 73:
	== Modulo Contratti ==		== Modulo Contratti ==

			La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form disponibile al seguente link:
			https://romagnacongressi.it/risposta-contratti

	La ~~risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite~~ il ~~form~~ presente a ~~questo link: https://romagnacongressi~~.~~it/risposta-contratti~~		La prima azione da compiere, per rispondere a una richiesta, è selezionare il relativo '''Codice Preventivo''' dal menu a tendina presente nel primo campo. È sufficiente iniziare a digitare il codice e, grazie alla funzione di autocompletamento, selezionare la richiesta di interesse.

	~~Il funzionamento~~ di ~~questo modulo è simile a quanto visto precedentemente per l’ufficio commerciale~~.		Una volta selezionato il Codice Preventivo, i campi '''“Rif. Gruppo – 4GUEST”''' e '''“Commerciale – 4GUEST”''' si compileranno automaticamente con i dati associati alla richiesta. Questi campi permettono di verificare immediatamente il cliente di riferimento e il Sales Account che ha inviato la richiesta.

			Nel campo '''“Operatore”''' è necessario selezionare il nome dell'operatore che ha evaso la richiesta dal menu a tendina. Questo passaggio è fondamentale, perché permette al sistema di identificare correttamente chi ha gestito la pratica e di inviare alla relativa email le successive comunicazioni.
	~~La prima azione da compiere, qualora si voglia rispondere a una richiesta,~~ è selezionare il ~~relativo codice~~ dal ~~menù~~ a tendina ~~contenuto nel primo campo~~. ~~È sufficiente digitare il codice e poi~~, ~~grazie all’autocompletamento, selezionare~~ la ~~richiesta d’interesse~~.
	~~Una volta selezionata la richiesta su cui si vuole operare, il campo successivo, che indica il cliente per il quale si evade la richiesta, si autopopolerà.~~		=== Definizione della Proposta ===
	~~Nel campo successivo, invece, sarà necessario selezionare il proprio nome dal menù a tendina. Solo così facendo si riceverà comunicazione tramite email~~ della ~~corretta evasione della richiesta.~~
			Per inserire una soluzione è necessario cliccare sul pulsante '''“Aggiungi Proposta”'''.
	~~Cliccando su~~ “Aggiungi Proposta”~~, si aggiunge la~~ proposta ~~per~~ uno specifico periodo richiesto dal cliente. Se ~~il cliente richiede proposte su~~ più periodi (turni), sarà necessario ~~aggiungere tante proposte quante sono le richieste~~. Dopo aver cliccato, si aprirà ~~un form aggiuntivo per~~ inserire i dettagli ~~relativi~~ al ~~singolo~~ periodo ~~(giorno di arrivo~~ e ~~partenza~~, ~~hotel~~, ~~tariffe, ecc.)~~.
			Ogni proposta deve corrispondere a uno specifico periodo richiesto dal cliente. Se la richiesta comprende più periodi o più turni, sarà quindi necessario inserire una proposta separata per ciascun periodo.
	~~Nell’ultimo~~ campo ~~si potranno~~ inserire ~~note riguardanti~~ la totalità dei periodi / strutture proposte o ~~altre comunicazioni inerenti l’evasione~~ della ~~richiesta~~.
	Dopo aver ~~compilato~~ e inviato ~~il form~~, il ~~commerciale~~ riceverà un'email ~~con~~ il riepilogo della risposta e un file PDF ~~allegato~~. La ~~medesima email giungerà~~ anche ~~alla tua email personale. Si consiglia la conservazione dei singoli file pdf~~.		Dopo aver cliccato su '''“Aggiungi Proposta”''', si aprirà una sezione aggiuntiva nella quale inserire tutti i dettagli della soluzione individuata.
	~~Il commerciale~~, ~~rispondendo all’email~~ generata dal sistema, ~~comunicherà~~ direttamente ~~con te~~ tramite email.
			Dovranno essere compilate con attenzione le informazioni richieste, tra cui:

			* data di arrivo;
			* data di partenza;
			* località;
			* struttura alberghiera proposta;
			* tariffe e condizioni previste;
			* eventuali ulteriori informazioni richieste dal modulo.

			È importante verificare che le date inserite corrispondano al periodo richiesto dal Sales Account e che tutte le informazioni relative alla struttura e alle condizioni economiche siano complete e corrette.

			Nel caso in cui siano disponibili più soluzioni per lo stesso periodo, le proposte devono essere inserite in modo chiaro, così da permettere al Sales Account di valutarle e presentarle correttamente al cliente.

			Nel campo “Note” è possibile inserire informazioni che riguardano la totalità dei periodi o delle strutture proposte, oltre a eventuali comunicazioni utili per il Sales Account. Questo spazio può essere utilizzato, ad esempio, per indicare condizioni particolari, precisazioni sulla disponibilità, alternative proposte o qualsiasi altra informazione importante che non riguardi una singola proposta.

			Le informazioni specifiche relative a una determinata struttura o a un singolo periodo devono invece essere inserite, quando possibile, direttamente all'interno della relativa proposta.

			=== Invio e Archiviazione della Risposta ===

			Dopo aver inserito tutte le proposte necessarie e verificato la correttezza dei dati, il modulo può essere inviato.

			A seguito dell'invio, il Sales Account che ha effettuato la richiesta riceverà un'email contenente il riepilogo della risposta, con allegato un file PDF che riporta i dettagli delle proposte inserite.

			La stessa comunicazione sarà inviata anche all'operatore dell'Ufficio Contratti selezionato nel campo “Operatore”.

			Per eventuali approfondimenti, modifiche o chiarimenti successivi, il Sales Account potrà rispondere direttamente all'email generata dal sistema. In questo modo, la comunicazione proseguirà direttamente tramite email con l'operatore dell'Ufficio Contratti che ha gestito la pratica.

Fkoje: /* Modulo Commerciale */

2026-07-07T14:10:05Z

Modulo Commerciale

← Older revision		Revision as of 10:10, 7 July 2026
Line 16:		Line 16:

	Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]] all'interno di 4Guest.		Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]] all'interno di 4Guest.

			[[File:form_richieste_top.jpg\|thumb]]

	È necessario, infatti, inserire, nel primo campo del form, il '''Codice Preventivo''' corrispondente al Preventivo creato. Il formato corretto è '''ANNO/NUMERO''' (es. 2026/123); per i codici la cui numerazione è compresa tra 1 e 10, vanno inserite solo le cifre diverse da zero (es. 2026/1 e non 2026/001).		È necessario, infatti, inserire, nel primo campo del form, il '''Codice Preventivo''' corrispondente al Preventivo creato. Il formato corretto è '''ANNO/NUMERO''' (es. 2026/123); per i codici la cui numerazione è compresa tra 1 e 10, vanno inserite solo le cifre diverse da zero (es. 2026/1 e non 2026/001).
Line 37:		Line 39:

	Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante '''"Aggiungi Richiesta"'''. Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una '''sezione aggiuntiva''' in cui inserire i dettagli del soggiorno.		Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante '''"Aggiungi Richiesta"'''. Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una '''sezione aggiuntiva''' in cui inserire i dettagli del soggiorno.

			[[File:form_richieste_periodo.jpg\|centre]]

	Per ogni richiesta devono essere compilati i dati relativi al periodo richiesto dal cliente.		Per ogni richiesta devono essere compilati i dati relativi al periodo richiesto dal cliente.

	Le informazioni principali richieste sono:		Le informazioni principali richieste sono:

			[[File:form_richieste_dettaglio_periodo.jpg\|thumb]]

	* data di arrivo;		* data di arrivo;
Line 56:		Line 62:

	Nei campi finali, è possibile aggiungere '''richieste per periodi specifici''' (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o '''note importanti''' sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").		Nei campi finali, è possibile aggiungere '''richieste per periodi specifici''' (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o '''note importanti''' sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").

			[[File:form_richieste_note.jpg\|centre]]

	=== Invio e Archiviazione Richiesta ===		=== Invio e Archiviazione Richiesta ===

Fkoje at 14:02, 7 July 2026

2026-07-07T14:02:43Z

← Older revision		Revision as of 10:02, 7 July 2026
Line 7:		Line 7:
	Sono due le parti che compongono il sistema di gestione delle richieste:		Sono due le parti che compongono il sistema di gestione delle richieste:

	* Modulo Commerciale: viene utilizzato dal Sales Account per la richiesta dei contingenti necessari alla creazione dell'offerta da inviare al cliente.		* '''Modulo Commerciale''': viene utilizzato dal Sales Account per la richiesta dei contingenti necessari alla creazione dell'offerta da inviare al cliente.

	* Modulo Contratti: viene utilizzato dall'operatore dell'Ufficio Contratti per espletare le richieste provenienti dall'Ufficio Commerciale.

			* '''Modulo Contratti''': viene utilizzato dall'operatore dell'Ufficio Contratti per espletare le richieste provenienti dall'Ufficio Commerciale.

	== Modulo Commerciale ==		== Modulo Commerciale ==

Fkoje: /* Modulo Commerciale */

2026-07-07T13:59:28Z

Modulo Commerciale

Fkoje: /* Modulo Commerciale */

2026-07-07T13:53:10Z

Modulo Commerciale

← Older revision		Revision as of 09:53, 7 July 2026
Line 14:		Line 14:
	== Modulo Commerciale ==		== Modulo Commerciale ==

	L’assegnazione di uno o più contingenti per una offerta può avvenire solo ~~previa~~ compilazione del form di richiesta ~~presente a questo~~ link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/		L’assegnazione di uno o più contingenti per una nuova offerta può avvenire solo dopo la compilazione del form di richiesta disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/

	Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]] all'interno di 4Guest.		Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]] all'interno di 4Guest.
	~~È necessario, infatti, inserire, nel primo campo il Codice Preventivo corrispondente al Preventivo creato~~.

	~~La sigla "TS" indica~~ il ~~target "Senior"~~ e ~~deve essere sempre selezionata quando si effettuano richieste relative~~ a ~~questo segmento di mercato~~.		È necessario, infatti, inserire, nel primo campo del form, il Codice Preventivo corrispondente al Preventivo creato. Il formato corretto è ANNO/NUMERO (es. 2026/123); per i codici la cui numerazione è compresa tra 1 e 10, vanno inserite solo le cifre significative (es. 2026/1 e non 2026/001).
			Questo passaggio è fondamentale perché ogni richiesta e ogni documento PDF generato saranno collegati a quel Codice Preventivo.

	~~Il Sales Account seleziona~~ il ~~proprio nome nel campo apposito~~. ~~Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti~~ le ~~comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email~~.		Nel secondo campo deve essere selezionato il target di riferimento. Per le richieste relative al segmento Senior deve essere sempre selezionata la sigla TS.

	~~Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione "IT" nell'~~apposito ~~campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale~~ è ~~necessario, invece~~, ~~selezionare l'opzione "EE"~~.		Il Sales Account, successivamente, seleziona il proprio nome nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.

	~~Successivamente è richiesto l’inserimento della città, zona~~ o ~~il territorio richiesto dal cliente~~. ~~Più specifica~~ è l'~~indicazione, maggiore sarà la probabilità di garantire una risposta idonea a soddisfare le necessità del cliente~~.		Nel campo dedicato alla destinazione deve essere indicato se la richiesta riguarda una località italiana o estera. Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione "IT" nell'apposito campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale è necessario, invece, selezionare l'opzione "EE".

	~~Nei campi "Opzione Al" e "Ritornare Pratica Entro Il", devono~~ essere ~~inseriti~~, ~~rispettivamente, i termini necessari per~~ il cliente ~~per valutare/approvare~~ il ~~preventivo~~ e il ~~tempo che il commerciale ha a disposizione per inviare la proposta. Nel caso~~ in ~~cui i termini di presentazione offerta siano immediati è viene inserita la dicitura “URGENTE” all’interno~~ del ~~campo~~.		Nel campo “Località Richieste” deve essere indicata la città, la zona o il territorio richiesto dal cliente. È consigliato inserire un’indicazione il più possibile precisa. Una località ben specificata permette all’Ufficio Contratti di cercare soluzioni più adatte e riduce il rischio di proposte non in linea con le esigenze del cliente.

	Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo "Rif. Gruppo", viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). ~~Utilizzando il~~ menu a tendina ~~si seleziona~~ la tipologia di cliente.		Nel campo “Opzione Al” deve essere inserita la data entro cui il cliente deve valutare o approvare il preventivo. Questo campo serve a indicare fino a quando è necessario mantenere valida la disponibilità richiesta.

			Nel campo “Ritornare Pratica Entro Il” deve essere indicata la data entro cui il Sales Account ha bisogno di ricevere la risposta dall’Ufficio Contratti. Questa data deve tenere conto del tempo necessario per preparare e inviare la proposta al cliente. Se la richiesta deve essere gestita con massima priorità, inserire la dicitura '''"URGENTE"'''.

			Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo "Rif. Gruppo", viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Nel menu a tendina successivo, invece, deve essere selezionata la tipologia di cliente. La tipologia deve essere scelta in base al profilo reale del cliente.

			=== Definizione Richiesta ===

			Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante '''"Aggiungi Richiesta"'''. Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una sezione aggiuntiva in cui inserire i dettagli del soggiorno.


			Per ogni richiesta devono essere compilati i dati relativi al periodo richiesto dal cliente.

			Le informazioni principali richieste sono:

			* data di arrivo;
			* data di partenza;
			* caratteristiche dell’hotel richiesto;
			* numero indicativo dei partecipanti;
			* numero e tipologia delle camere;
			* trattamento richiesto;

			Nel campo hotel è utile indicare stelle, categoria, posizione e preferenze particolari (per esempio: hotel 3 stelle, posizione centrale, vicino al mare, ecc.)

			Nel campo trattamento indicare chiaramente la formula richiesta (per esempio: mezza pensione, pensione completa, ecc.)

			Se il cliente richiede proposte per più periodi, è necessario inserire una richiesta separata per ogni periodo. In questo caso bisogna cliccare su “Aggiungi Richiesta” tante volte quanti sono i turni richiesti. Esempio: 1ª richiesta dal 10 al 17 giugno; 2ª richiesta dal 17 al 24 giugno; 3ª richiesta dal 24 giugno al 1 luglio.

			Ogni turno deve essere inserito separatamente, così da permettere all’Ufficio Contratti di verificare correttamente disponibilità, tariffe e condizioni.

	Cliccando su “Aggiungi Richiesta”, si aggiunge la richiesta per uno specifico periodo. Se il cliente richiede proposte su più periodi (turni), sarà necessario aggiungere tante richieste quanti sono i turni. Dopo aver cliccato, si aprirà un form aggiuntivo per inserire i dettagli relativi al singolo periodo (giorno di arrivo e partenza, numero di partecipanti, hotel e servizi richiesti, ecc.).
	Nei campi finali, è possibile aggiungere richieste per periodi specifici (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o note importanti sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").		Nei campi finali, è possibile aggiungere richieste per periodi specifici (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o note importanti sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").

	~~Dopo aver compilato~~ e ~~inviato il form, il commerciale riceverà un'email con il riepilogo della richiesta e un file PDF allegato. La medesima email giungerà anche alla tua email personale.~~		=== Invio e Archiviazione Richiesta ===
	~~Quando l'ufficio contratti avrà evaso la richiesta, il commerciale di riferimento riceverà una nuova email con un ulteriore file PDF contenente tutti i dettagli relativi alla richiesta completata.~~

	~~Ogni~~ richiesta ~~e risposta è associata al Codice Preventivo. Puoi trovare questo codice nell'oggetto dell'email e nei file PDF generati~~, ~~per collegare facilmente la richiesta alla risposta~~.		Dopo aver compilato tutti i dati e aggiunto almeno una richiesta, il modulo può essere inviato.

			A seguito dell’invio, il Sales Account riceverà un’email di riepilogo con allegato un file PDF contenente i dettagli della richiesta. La stessa email sarà inviata anche a tutto l'Ufficio Contratti e sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.

	== Modulo Contratti ==		== Modulo Contratti ==

Fkoje at 12:29, 6 July 2026

2026-07-06T12:29:40Z

← Older revision		Revision as of 08:29, 6 July 2026
Line 7:		Line 7:
	Sono due le parti che compongono il sistema di gestione delle richieste:		Sono due le parti che compongono il sistema di gestione delle richieste:

	* Modulo Commerciale:		* Modulo Commerciale: viene utilizzato dal Sales Account per la richiesta dei contingenti necessari alla creazione dell'offerta da inviare al cliente.

	* Modulo Contratti:		* Modulo Contratti: viene utilizzato dall'operatore dell'Ufficio Contratti per espletare le richieste provenienti dall'Ufficio Commerciale.


Line 16:		Line 16:
	L’assegnazione di uno o più contingenti per una offerta può avvenire solo previa compilazione del form di richiesta presente a questo link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/		L’assegnazione di uno o più contingenti per una offerta può avvenire solo previa compilazione del form di richiesta presente a questo link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/

			Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]] all'interno di 4Guest.
			È necessario, infatti, inserire, nel primo campo il Codice Preventivo corrispondente al Preventivo creato.

	La sigla "TS" indica il target "~~Turismo Sociale~~" e deve essere sempre selezionata quando si effettuano richieste relative a questo segmento di mercato.		La sigla "TS" indica il target "Senior" e deve essere sempre selezionata quando si effettuano richieste relative a questo segmento di mercato.

	Il ~~commerciale~~ seleziona il proprio nome nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.		Il Sales Account seleziona il proprio nome nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.

			Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione "IT" nell'apposito campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale è necessario, invece, selezionare l'opzione "EE".

	Successivamente è richiesto l’inserimento della città, zona o il territorio richiesto dal cliente. Più specifica è l'indicazione, maggiore sarà la probabilità di garantire una risposta idonea a soddisfare le necessità del cliente.		Successivamente è richiesto l’inserimento della città, zona o il territorio richiesto dal cliente. Più specifica è l'indicazione, maggiore sarà la probabilità di garantire una risposta idonea a soddisfare le necessità del cliente.

	Nei campi "Opzione Al" e "Ritornare Pratica Entro Il", ~~vengono~~ inseriti rispettivamente i termini necessari per il cliente per valutare/approvare il preventivo e il tempo che il commerciale ha a disposizione per inviare la proposta. Nel caso in cui i termini di presentazione offerta siano immediati è viene inserita la dicitura “URGENTE” all’interno del campo~~; non è detto che l’evasione possa essere garantita in tempi più rapidi, ma ha un’ottima funzione antistress per il commerciale~~.		Nei campi "Opzione Al" e "Ritornare Pratica Entro Il", devono essere inseriti, rispettivamente, i termini necessari per il cliente per valutare/approvare il preventivo e il tempo che il commerciale ha a disposizione per inviare la proposta. Nel caso in cui i termini di presentazione offerta siano immediati è viene inserita la dicitura “URGENTE” all’interno del campo.

	Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo "Rif. Gruppo", viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Utilizzando il menu a tendina si seleziona la tipologia di cliente.		Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo "Rif. Gruppo", viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Utilizzando il menu a tendina si seleziona la tipologia di cliente.



	Cliccando su “Aggiungi Richiesta”, si aggiunge la richiesta per uno specifico periodo. Se il cliente richiede proposte su più periodi (turni), sarà necessario aggiungere tante richieste quanti sono i turni. Dopo aver cliccato, si aprirà un form aggiuntivo per inserire i dettagli relativi al singolo periodo (giorno di arrivo e partenza, numero di partecipanti, hotel e servizi richiesti, ecc.).		Cliccando su “Aggiungi Richiesta”, si aggiunge la richiesta per uno specifico periodo. Se il cliente richiede proposte su più periodi (turni), sarà necessario aggiungere tante richieste quanti sono i turni. Dopo aver cliccato, si aprirà un form aggiuntivo per inserire i dettagli relativi al singolo periodo (giorno di arrivo e partenza, numero di partecipanti, hotel e servizi richiesti, ecc.).
Line 36:		Line 37:
	Quando l'ufficio contratti avrà evaso la richiesta, il commerciale di riferimento riceverà una nuova email con un ulteriore file PDF contenente tutti i dettagli relativi alla richiesta completata.		Quando l'ufficio contratti avrà evaso la richiesta, il commerciale di riferimento riceverà una nuova email con un ulteriore file PDF contenente tutti i dettagli relativi alla richiesta completata.

	Ogni richiesta e risposta è associata ~~a un codice alfanumerico univoco~~. Puoi trovare questo codice nell'oggetto dell'email e nei file PDF generati, per collegare facilmente la richiesta alla risposta.		Ogni richiesta e risposta è associata al Codice Preventivo. Puoi trovare questo codice nell'oggetto dell'email e nei file PDF generati, per collegare facilmente la richiesta alla risposta.

← Older revision		Revision as of 09:59, 7 July 2026
Line 14:		Line 14:
	== Modulo Commerciale ==		== Modulo Commerciale ==

	L’assegnazione di uno o più contingenti per una nuova offerta può avvenire solo dopo la compilazione del form di richiesta disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/		L’assegnazione di uno o più contingenti per una nuova offerta può avvenire solo dopo la '''compilazione del form di richiesta''' disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/

	Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]] all'interno di 4Guest.		Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente [[Preventivo_4Guest\|Preventivo]] all'interno di 4Guest.

	È necessario, infatti, inserire, nel primo campo del form, il Codice Preventivo corrispondente al Preventivo creato. Il formato corretto è ANNO/NUMERO (es. 2026/123); per i codici la cui numerazione è compresa tra 1 e 10, vanno inserite solo le cifre ~~significative~~ (es. 2026/1 e non 2026/001).		È necessario, infatti, inserire, nel primo campo del form, il '''Codice Preventivo''' corrispondente al Preventivo creato. Il formato corretto è '''ANNO/NUMERO''' (es. 2026/123); per i codici la cui numerazione è compresa tra 1 e 10, vanno inserite solo le cifre diverse da zero (es. 2026/1 e non 2026/001).
	Questo passaggio è fondamentale perché ogni richiesta e ogni documento PDF generato saranno collegati a quel Codice Preventivo.		Questo passaggio è fondamentale perché ogni richiesta e ogni documento PDF generato saranno collegati a quel Codice Preventivo.

	Nel secondo campo deve essere selezionato il target di riferimento. Per le richieste relative al segmento Senior deve essere sempre selezionata la sigla TS.		Nel secondo campo deve essere selezionato il target di riferimento. Per le richieste relative al segmento Senior deve essere sempre selezionata la sigla '''TS'''.

	Il Sales Account, successivamente, seleziona il proprio nome nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.		Il Sales Account, successivamente, seleziona il '''proprio nome''' nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.

	Nel campo dedicato alla destinazione deve essere indicato se la richiesta riguarda una località italiana o estera. Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione "IT" nell'apposito campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale è necessario, invece, selezionare l'opzione "EE".		Nel campo dedicato alla '''destinazione''' deve essere indicato se la richiesta riguarda una località italiana o estera. Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione '''"IT"''' nell'apposito campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale è necessario, invece, selezionare l'opzione '''"EE"'''.

	Nel campo “Località Richieste” deve essere indicata la città, la zona o il territorio richiesto dal cliente. È consigliato inserire un’indicazione il più possibile precisa. Una località ben specificata permette all’Ufficio Contratti di cercare soluzioni più adatte e riduce il rischio di proposte non in linea con le esigenze del cliente.		Nel campo '''“Località Richieste”''' deve essere indicata la città, la zona o il territorio richiesto dal cliente. È consigliato inserire un’indicazione il più possibile precisa. Una località ben specificata permette all’Ufficio Contratti di cercare soluzioni più adatte e riduce il rischio di proposte non in linea con le esigenze del cliente.

	Nel campo “Opzione Al” deve essere inserita la data entro cui il cliente deve valutare o approvare il preventivo. Questo campo serve a indicare fino a quando è necessario mantenere valida la disponibilità richiesta.		Nel campo '''“Opzione Al”''' deve essere inserita la data entro cui il cliente deve valutare o approvare il preventivo. Questo campo serve a indicare fino a quando è necessario mantenere valida la disponibilità richiesta.

	Nel campo “Ritornare Pratica Entro Il” deve essere indicata la data entro cui il Sales Account ha bisogno di ricevere la risposta dall’Ufficio Contratti. Questa data deve tenere conto del tempo necessario per preparare e inviare la proposta al cliente. Se la richiesta deve essere gestita con massima priorità, inserire la dicitura '''"URGENTE"'''.		Nel campo '''“Ritornare Pratica Entro Il”''' deve essere indicata la data entro cui il Sales Account ha bisogno di ricevere la risposta dall’Ufficio Contratti. Questa data deve tenere conto del tempo necessario per preparare e inviare la proposta al cliente. Se la richiesta deve essere gestita con massima priorità, inserire la dicitura '''"URGENTE"'''.

	Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo "Rif. Gruppo", viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Nel menu a tendina successivo, invece, deve essere selezionata la tipologia di cliente. La tipologia deve essere scelta in base al profilo reale del cliente.		Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo '''"Rif. Gruppo"''', viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Nel menu a tendina successivo, invece, deve essere selezionata la '''tipologia di cliente'''. La tipologia deve essere scelta in base al profilo reale del cliente.

	=== Definizione Richiesta ===		=== Definizione Richiesta ===

	Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante '''"Aggiungi Richiesta"'''. Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una sezione aggiuntiva in cui inserire i dettagli del soggiorno.		Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante '''"Aggiungi Richiesta"'''. Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una '''sezione aggiuntiva''' in cui inserire i dettagli del soggiorno.


	Per ogni richiesta devono essere compilati i dati relativi al periodo richiesto dal cliente.		Per ogni richiesta devono essere compilati i dati relativi al periodo richiesto dal cliente.
Line 51:		Line 50:
	* trattamento richiesto;		* trattamento richiesto;

	Nel campo hotel è utile indicare stelle, categoria, posizione e preferenze particolari (per esempio: hotel 3 stelle, posizione centrale, vicino al mare~~, ecc.)~~		Nel '''campo hotel''' è utile indicare stelle, categoria, posizione e preferenze particolari (per esempio: hotel 3 stelle, posizione centrale, vicino al mare, ecc.)

	~~Nel campo trattamento indicare chiaramente la formula richiesta (per esempio: mezza pensione, pensione completa~~, ecc.)

	~~Se il cliente richiede proposte per più periodi, è necessario inserire una~~ richiesta ~~separata~~ per ~~ogni periodo. In questo caso bisogna cliccare su “Aggiungi Richiesta” tante volte quanti sono i turni richiesti. Esempio~~: ~~1ª richiesta dal 10 al 17 giugno; 2ª richiesta dal 17 al 24 giugno; 3ª richiesta dal 24 giugno al 1 luglio~~.		Nel '''campo trattamento''' indicare chiaramente la formula richiesta (per esempio: mezza pensione, pensione completa, ecc.)

	Ogni turno deve essere inserito separatamente, così da permettere all’Ufficio Contratti di verificare correttamente disponibilità, tariffe e condizioni.		Ogni turno deve essere inserito separatamente, così da permettere all’Ufficio Contratti di verificare correttamente disponibilità, tariffe e condizioni.

	Nei campi finali, è possibile aggiungere richieste per periodi specifici (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o note importanti sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").		Nei campi finali, è possibile aggiungere '''richieste per periodi specifici''' (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o '''note importanti''' sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").

	=== Invio e Archiviazione Richiesta ===		=== Invio e Archiviazione Richiesta ===
Line 65:		Line 62:
	Dopo aver compilato tutti i dati e aggiunto almeno una richiesta, il modulo può essere inviato.		Dopo aver compilato tutti i dati e aggiunto almeno una richiesta, il modulo può essere inviato.

	A seguito dell’invio, il Sales Account riceverà un’email di riepilogo con allegato un file PDF contenente i dettagli della richiesta. La stessa email sarà inviata anche a tutto l'Ufficio Contratti e sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.		A seguito dell’invio, il Sales Account riceverà '''un’email di riepilogo''' con allegato '''un file PDF''' contenente i dettagli della richiesta. La stessa email sarà inviata anche a tutto l'Ufficio Contratti e sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.

	== Modulo Contratti ==		== Modulo Contratti ==