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Campo '''"Tipo listino"''': alcuni Fornitori impongono listini diversi in base alla tipologia di target che fruirà del servizio. È necessario sempre selezionare la tipologia di listino pertinente per evitare di caricare, all'interno del Preventivo o Pratica, listini inesatti. | Campo '''"Tipo listino"''': alcuni Fornitori impongono listini diversi in base alla tipologia di target che fruirà del servizio. È necessario sempre selezionare la tipologia di listino pertinente per evitare di caricare, all'interno del Preventivo o Pratica, listini inesatti. | ||
Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori e cliccato sul pulsante '''"Cerca"''', nella sezione '''"RISULTATI TROVATI"''' viene visualizzato l’elenco degli allotment alberghieri che soddisfano i criteri impostati. | |||
Per ciascun risultato sono riportate le principali informazioni relative al servizio: | |||
Per collegare l'allotment scelto alla Voce di Costo inserita, è necessario cliccare sul pulsante '''"+"''' presente nella colonna " | * '''Fornitore''': indica il fornitore con cui è stato contrattualizzato l’allotment. | ||
* '''Servizio''': riporta il nome della struttura alberghiera o del servizio associato. | |||
* '''Data opzione''': indica l’eventuale data entro la quale deve essere esercitata l’opzione. | |||
* '''Listino''': identifica il listino associato al servizio e permette di procedere con la selezione tramite l’apposita icona '''"+"'''. | |||
* '''Colonne delle date''': per ciascuna notte compresa nel periodo di soggiorno viene visualizzata una colonna dedicata, dalla data di check-in fino alla data di check-out. | |||
Un pallino verde indica la presenza di un allotment residuo ancora disponibile da proporre, il numero a fianco riporta il numero di '''POSTI LETTO''' disponibili. 4Guest, infatti, segue una logica per Posti Letto e non Camere disponibili. Un pallino rosso accompagnato dal numero 0, invece, indica che non sono più presenti posti letto disponibili a sistema. | |||
Per collegare l'allotment scelto alla Voce di Costo inserita, è necessario cliccare sul pulsante '''"+"''' presente nella colonna "Listino". | |||
Una volta cliccato sul pulsante '''"+"''', compare a schermo la scheda di inserimento di un Servizio già compilata con i dati necessari. | |||
Cliccando su '''"Salva"''', se presenti, 4Guest invita tramite una finestra contestuale a caricare i '''listini preconfigurati'''. Cliccando su '''"Ok"''', la sezione "Area Economica" del Servizio viene popolata con tante voci quante sono quelle corrispondenti al listino caricato. | |||
I Servizi Alberghieri inseriti nella sezione Itinerario di un Preventivo '''non modificano''' la disponibilità residua dei posti letto a sistema. La visualizzazione di posti letto disponibili, quindi, non garantisce che tale allotment non sia già stato proposto a un altro cliente. Se al momento della conferma di un Preventivo, con relativo passaggio allo status di Pratica, vi sono Servizi Alberghieri presenti nella sezione Itinerario, '''4Guest detrae, automaticamente, i posti letti selezionati''' dalla disponibilità residua attuale. Non appena vengono Servizi Alberghieri nella sezione Itinerario di una Pratic, viene modificata di conseguenza la disponibilità residua dei posti letto. | |||
== 4.2 Gadget/Omaggi Individuali == | == 4.2 Gadget/Omaggi Individuali == | ||
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La maggior parte delle operazioni, per un Sales Account, si concentrano nella sezione "Itinerario".
All'interno della sezione "Itinerario" devono essere inseriti tutti i servizi proposti al cliente.
Per i servizi il cui fornitore non può essere definito in fase di Preventivo, è possibile utilizzare i seguenti codici generici.
| Codici Generici | |
|---|---|
| Codice | Servizio |
| 12561 | Bus/Transfer |
| 12562 | Assicurazione |
| 12563 | Servizio Spiaggia |
| 12564 | Accompagnatore |
| 12565 | Serata Danzante |
| 12566 | Infermieri |
| 12567 | Intermediazione - Erogazione Liberale |
| 12568 | Omaggi |
| 12569 | Gita - Escursione |
| 12570 | Tassa di Soggiorno |
| 12571 | Facchino |
| 12572 | Ristorante |
4.1 Inserimento Servizi
[edit]Per inserire un Servizio, indipendentemente dalla sua natura economica (Voce di Costo o Voce di Ricavo), di deve cliccare sul pulsante "Servizio codificato". Solo in questo modo, selezionando il regime di fatturazione previsto per un PACCHETTO TURISTICO INTRA UE - TURISMO SOCIALE (Codice 8) è possibile inserire un Servizio con tutti i campi relativi al corretto regime di fatturazione fiscale compilati automaticamente. Utilizzando la funzione "Servizio codificato", il Servizio appena inserito in itinerario, avrà i campi "Aliquota" e "Conto contabile", sia per la sezione Vendita sia per la sezione Costo D'Acquisto della scheda "Area Economica", correttamente precompilati.
La schermata di inserimento che appare, una volta selezionata l'opzione "Codice 8", permette l'inserimento dei dati relativi al Servizio.
Alcuni campi presenti nella scheda "Dati Generali" sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà l'inserimento del Servizio.
I servizi possono essere di due tipologie:
- Voci di Costo: identificano i servizi erogati e/o i beni forniti da fornitori esterni.
- Voci di Ricavo: identificano il totale degli importi fatturati al cliente.
Le voci di Ricavo devono essere considerate come casi particolari di inserimento delle Voci di Costo. La loro descrizione e trattazione è rimandata alla sezione relativa alla Chiusura in Vendita di una Pratica. Di seguito, quindi, verrà descritta unicamente la procedura di inserimento delle Voci di Costo.
I campi richiesti per l'inserimento del Servizio possono avere una obbligatorietà di natura:
- Software: richiesti dal sistema.
- Procedurale: previsti dalle procedure interne.
Campo Regime: se si è utilizzata la funzione "Servizio codificato" in fase di inserimento del Servizio, questo campo è correttamente compilato con la voce "Organizzazione 74ter".
Campo Descrizione: questo campo permette di descrivere il Servizio inserito. Si deve inserire una descrizione che permetta di comprendere, senza ambiguità, la tipologia di servizio erogata dal fornitore associato.
Campo Fornitore: si dove selezionare il fornitore che eroga il servizio. Nel caso in cui non sia presente nella lista, è necessario creare l'anagrafica fornitore pertinente.
Campo Pax: il campo sarà già compilato con il numero di pax presente nella sezione "Dati Generali" del Preventivo/Pratica. È possibile imputare manualmente il numero di pax che fruiranno di un determinato servizio deselezionando l'opzione "Pax auto".
Campo "Data inizio", "Numero notti" e "Data fine": la data di inizio deve corrispondere con l'inizio dell'erogazione del servizio e, seguendo la medesima logica, la data di fine deve corrispondere con il termine dell'erogazione del servizio. Il campo "Numero notti" si compila automaticamente di conseguenza, calcolando automaticamente il numero di notti che intercorrono tra la data di inizio e la data di fine. È anche possibile, inoltre, compilare unicamente i campi "Data inizio" e "Numero notti"; nel campo "Data fine" verrà calcolata la data di fine servizio corrispondente.
Opzioni Prezzo a pax, Prezzo a notte, Voci separate: queste opzioni vanno selezionate o deselezionate in base alla tipologia di Servizio inserito. I campi, non selezionabili né compilabili, "Totale acquisto" e "Totale vendita" sono prodotti di una moltiplicazione i cui fattori sono i campi "Costo acquisto", "Prezzo vendita", "Pax" e "Notti". Selezionando o deselezionando le opzioni "Prezzo a pax" e "Prezzo a notte", i valori associati ai campi, rispettivamente, "Pax" e "Notti" possono essere o non essere considerati nel computo dei "Totale acquisto" e/o "Totale vendita". Selezionando l'opzione "Voci separate" è possibile, nella scheda "Area economica", inserire la distinzione delle voci che vanno a formare il totale complessivo della Voce di Costo o di Ricavo.
Una volta inseriti i dati necessari all'interno della scheda "Dati Generali" è necessario salvare cliccando sull'apposito pulsante "Salva".
4.1.2 - Inserimento Servizi Alberghieri
[edit]Nell'inserimento delle Voci di Costo, fanno eccezione i servizi alberghieri.
A differenza di altri Servizi, questi non andranno inseriti utilizzando il pulsante "Servizio Codificato", ma seguendo una procedura che permette di collegare il servizio alberghiero all'allotment contrattualizzato e relativo listino.
Per inserire un servizio alberghiero all'interno della sezione "Itinerario", è necessario cliccare sul pulsante '"Cerca Allotment".
Nella schermata "Ricerca Disponibilità" è necessario inserire i dati per affinare la ricerca dell'allotment pertinente al Preventivo o Pratica che si sta popolando.
Tutti i campi sono obbligatori e necessari per effettuare correttamente la ricerca inerente l'allotment alberghiero da collegare.
Campo "Data inizio": indica la data in inizio servizio o check in; risulta già precompilato con la data inserita nel campo "Data inizio" nella scheda Dati Generali del Preventivo o Pratica.
Campo "Data fine": indica la data in fine servizio o check out; risulta già precompilato con la data inserita nel campo "Data fine" nella scheda Dati Generali del Preventivo o Pratica.
Campo "Località": in questo campo bisogna inserire la località, quanto più precisa, nella quale si trova la struttura ricettiva ricercata.
Campo "Raggio": dopo aver selezionato la località, è possibile restringere la ricerca indicando il numero di chilometri entro cui cercare.
Campo "Tip. Servizio": sono nove le opzioni tra cui scegliere. Per ricercare unicamente gli allotment alberghieri, è necessario selezionare l'opzione "Hotel".
Campo "Tipo listino": alcuni Fornitori impongono listini diversi in base alla tipologia di target che fruirà del servizio. È necessario sempre selezionare la tipologia di listino pertinente per evitare di caricare, all'interno del Preventivo o Pratica, listini inesatti.
Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori e cliccato sul pulsante "Cerca", nella sezione "RISULTATI TROVATI" viene visualizzato l’elenco degli allotment alberghieri che soddisfano i criteri impostati.
Per ciascun risultato sono riportate le principali informazioni relative al servizio:
- Fornitore: indica il fornitore con cui è stato contrattualizzato l’allotment.
- Servizio: riporta il nome della struttura alberghiera o del servizio associato.
- Data opzione: indica l’eventuale data entro la quale deve essere esercitata l’opzione.
- Listino: identifica il listino associato al servizio e permette di procedere con la selezione tramite l’apposita icona "+".
- Colonne delle date: per ciascuna notte compresa nel periodo di soggiorno viene visualizzata una colonna dedicata, dalla data di check-in fino alla data di check-out.
Un pallino verde indica la presenza di un allotment residuo ancora disponibile da proporre, il numero a fianco riporta il numero di POSTI LETTO disponibili. 4Guest, infatti, segue una logica per Posti Letto e non Camere disponibili. Un pallino rosso accompagnato dal numero 0, invece, indica che non sono più presenti posti letto disponibili a sistema.
Per collegare l'allotment scelto alla Voce di Costo inserita, è necessario cliccare sul pulsante "+" presente nella colonna "Listino".
Una volta cliccato sul pulsante "+", compare a schermo la scheda di inserimento di un Servizio già compilata con i dati necessari. Cliccando su "Salva", se presenti, 4Guest invita tramite una finestra contestuale a caricare i listini preconfigurati. Cliccando su "Ok", la sezione "Area Economica" del Servizio viene popolata con tante voci quante sono quelle corrispondenti al listino caricato.
I Servizi Alberghieri inseriti nella sezione Itinerario di un Preventivo non modificano la disponibilità residua dei posti letto a sistema. La visualizzazione di posti letto disponibili, quindi, non garantisce che tale allotment non sia già stato proposto a un altro cliente. Se al momento della conferma di un Preventivo, con relativo passaggio allo status di Pratica, vi sono Servizi Alberghieri presenti nella sezione Itinerario, 4Guest detrae, automaticamente, i posti letti selezionati dalla disponibilità residua attuale. Non appena vengono Servizi Alberghieri nella sezione Itinerario di una Pratic, viene modificata di conseguenza la disponibilità residua dei posti letto.
4.2 Gadget/Omaggi Individuali
[edit]Se il pacchetto turistico proposto comprende, tra i servizi offerti, anche la consegna di un omaggio per ciascun partecipante, allora è necessario inserire, già in fase di Preventivo, la corrispondente riga di costo denominata “OMAGGI” nella sezione “Itinerario”.
Dal database fornitori, nell’apposito campo “Fornitore”, deve essere selezionata la voce “12568 - Omaggi (Costi Figurativi)”.
All’interno della suddetta riga, nella sezione “Altri Dati”, si può utilizzare il campo “Note” per eventuali note e preferenze dei clienti.
Il campo "Costo Acquisto" deve riportare:
- Il costo massimo unitario dell'omaggio da distribuire a ogni singolo partecipante (in questo caso deve essere anche spuntata l'opzione "Prezzo a pax").
OPPURE
- Il costo massimo complessivo degli omaggi da distribuire al gruppo (in questo caso sia l'opzione "Prezzo a pax" sia l'opzione "Prezzo a notte" devono essere deselezionate).
Per quanto possibile, l'Ufficio Gestione si attiene alle indicazioni riportate all'interno della voce di costo: sia per quanto concerne il costo individuale previsto sia per le preferenze espresse. In caso di indisponibilità delle scorte, al gruppo viene fornito un gadget con valore economico il più vicino possibile a quello previsto.
La riga di costo “Omaggi” viene aggiornata, dall'Ufficio Gestione, con il tipo di gadget consegnato, il relativo costo per partecipante e il fornitore che ha fornito il bene solo successivamente alla loro consegna.
4.3 Escursioni da Pacchetto
[edit]Se il pacchetto turistico proposto comprende, tra i servizi offerti, anche l'organizzazione di una o più escursioni allora è necessario inserire, già in fase di Preventivo, la corrispondente riga di costo denominata “Escursione” nella sezione “Itinerario”.
Dal database fornitori, nell’apposito campo “Fornitore”, deve essere selezionata la voce “12569 - Gita - Escursione”.
All’interno della suddetta riga, nella sezione “Altri Dati”, si può utilizzare il campo “Note” per eventuali note e preferenze dei clienti.
Il campo "Costo Acquisto" deve riportare:
- Il costo massimo unitario a partecipante dell'esperienza da organizzare (in questo caso deve essere anche spuntata l'opzione "Prezzo a pax").
OPPURE
- Il costo massimo complessivo dell'esperienza da organizzare per il gruppo (in questo caso sia l'opzione "Prezzo a pax" sia l'opzione "Prezzo a notte" devono essere deselezionate).
La riga di costo “Escursione” viene aggiornata, dall'Ufficio Gestione, con la tipologia di esperienza fruita dal cliente, la ragione sociale del fornitore erogante il servizio e numerazione della fattura emessa dal fornitore. Nel caso in cui, per l’esecuzione del servizio, sia stato necessario avvalersi di più fornitori, vengono aggiunte tante voci di costo quante sono le fatture collegate all’esperienza fruita dal cliente.