Preventivo 4Guest

Precedente allo stato di Pratica, che sottintende una conferma d’intenti da parte del cliente, su 4Guest è possibile (e richiesto) predisporre un Preventivo.

Il Preventivo è uno stato antecedente alla Pratica.

Identifica un progetto di soggiorno inviato (o ancora da inviare) a un potenziale cliente, il quale non ha ancora consolidato la propria decisione.

La creazione di un Preventivo su 4Guest è un passo obbligatorio. Non si possono inviare progetti di soggiorno ai clienti senza aver prima trascritto, all’interno di 4Guest, le necessarie informazioni.

Nel menu Booking, alla voce Preventivi, è possibile visualizzare, creare o modificare le offerte.

Ad ogni accesso, la schermata visualizzerà gli ultimi dieci preventivi visualizzati. Per visualizzare tutti i nuovi preventivi inseriti su 4Guest nell'anno corrente, è necessario togliere la spunta dall'opzione "Ultimi Risultati".

I preventivi così visualizzati non sono la totalità di quelli presenti su 4Guest. Rimangono attivi, infatti, i filtri per "Stato" -> "Nuovo" e "Anno" -> "202x".

Per poter visualizzare l'interezza del database è necessario deselezionare entrambi i filtri attivi in partenza cliccando sulle rispettive "X".

È possibile, inoltre, procedere a visualizzare solo una parte del database attraverso la funzione "Filtri".

Cosa sono i Filtri?

I filtri che possono essere selezionati sono:

• Parametro "Anno"
• Parametro "Numero"
• Parametro "Stato Avanzamento"
• Parametro "Utente"
• Parametro "Cliente"
• Parametro "Stato"
• Parametro "Filiale"
• Parametro "Fornitore"
• Parametro "Destinazione"
• Parametro "Tipologia viaggio"
• Parametro "Tipologia programma"
• Parametro "Pratica T.O."
• Parametro "Programma"
• Parametro "Data inizio"
• Parametro "Data di inserimento"
• Parametro "Pax"
• Parametro "Data opzione"
• Parametro "Segmento"

9.1 Creazione del Preventivo

Per creare un nuovo preventivo è sufficiente cliccare sul pulsante +Nuovo.

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Dopo aver cliccato sul pulsante, comparirà, contestualmente, una maschera che richiederà l’inserimento dei dati descrittivi concernenti l'offerta da proporre al cliente.

Alcuni campi sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà di terminare la procedura di creazione del preventivo.

I campi richiesti possono avere una obbligatorietà di natura:

• Software: richiesti dal sistema.
• Procedurale: previsti dalle procedure interne.

9.1.1 Sezione Dati Generali

• Campo "Anno", "Numero" e "Data inserimento": questi campi sono soggetti a compilazione automatica e non vanno modificati autonomamente. La combinazione di "Anno" e "Numero" identificherà il Codice Preventivo.

• Campo "Descrizione": il preventivo deve essere identificato in modo chiaro e univoco per mezzo di una concisa descrizione testuale.
  • "Soggiorno Mare Giugno" non è una descrizione efficace, in quanto ambigua e imprecisa; "Soggiorno Estivo Rimini - UGAF MIRAFIORI - HTL TAMANCO - 07/06" permette, invece, di ottenere, a una prima lettura, le principali informazioni relative al preventivo.

• Campo "Cliente": è sempre necessario imputare un cliente che risulti intestatario del preventivo. Può essere una persona fisica o, come nel caso degli Enti del Terzo Settore o Enti Locali, una persona giuridica. Nel caso in cui il cliente intestatario del preventivo non sia presente nel database è necessario creare l'anagrafica corrispondente.

• Campo "Data inizio", "Numero notti" e "Data fine": la data di inizio deve corrispondere con l'erogazione del primo servizio turistico compreso nel pacchetto e, seguendo la medesima logica, la data di fine deve corrispondere con l'erogazione dell'ultimo servizio turistico compreso. Il campo "Numero notti" si autocompila di conseguenza, calcolando automaticamente il numero di notti che intercorrono tra la data di inizio e la data di fine. È anche possibile, inoltre, compilare unicamente i campi "Data inizio" e "Numero notti"; nel campo "Data fine" verrà calcolata la data di fine servizi corrispondente.

• Campo "Pax": per permettere un successivo calcolo automatico delle voci di acquisto e di vendita, è necessario inserire il numero di partecipanti al viaggio.

• Campo "Nome gruppo": alcuni clienti, specialmente nel caso delle realtà associazionistiche, possono condividere denominazioni simili oppure sono conosciuti con un'altra denominazione pubblica. Un esempio è il cliente "P.T.S. MARSCIANO" la cui anagrafica corrispondente è "Centro Sociale Ricreativo l’INCONTRO". Per evitare casistiche simili, è necessario inserire nel campo preposto il nome con cui il gruppo è comunemente conosciuto o si presenta al pubblico, così da renderne più semplice e immediata l’identificazione.

• Campo "Stato avanzamento": il campo "Stato avanzamento" viene impostato e successivamente modificato sulla base di quanto previsto dalle procedure commerciali.

• Campo "Tipo listino": alcuni fornitori possono garantire diverse quotazioni e disponibilità in base alla tipologia di clientela. Affinché, una volta selezionato il servizio pertinente, 4Guest permetta di caricare il listino corretto, si deve selezionare, fin da subito, la categoria alla quale appartiene il potenziale cliente.

9.1.2 Sezione Altri Dati

• Campo "Utente" e "Utente firma": entrambi questi campi si compilano automaticamente con il nome dell'utente dell'agenzia che crea il preventivo. Il parametro "Utente" identifica l'operatore che ha in gestione il preventivo/pratica, mentre il parametro "Utente firma" identifica l'utente che apparirà sulla stampa dell'offerta come referente e sarà lo stesso da cui verrà inviato il preventivo, nel caso in cui si utilizzi 4Guest per la trasmissione di quest'ultimo.

• Campo "Filiale": in base al valore selezionato, 4Guest utilizza un determinato progetto grafico. Per i preventivi che hanno come destinazione la Romagna, si deve selezionare il valore "Progetto Romagna", per tutti gli altri preventivi si deve selezionare il valore "Altro".

9.2 Salvataggio e Compilazione del Preventivo

Una volta inseriti tutti i dati necessari, prima di procedere ad ulteriori modifiche, è consigliabile salvare il Preventivo cliccando sull'apposito pulsante "Salva".

In questo modo, è possibile accedere nuovamente al preventivo appena creato senza la necessità di inserire nuovamente i dati generali.

Il Sales Account deve, prima o successivamente all'invio della richiesta contingente all'Ufficio Contratti, popolare la sezione "Itinerario" del Preventivo con i servizi offerti al cliente.

L'inserimento e descrizione dei diversi servizi devono seguire le logiche previste dalle procedure inerenti la sezione "Itinerario".

Prima dell'invio del preventivo è compito del Sales Account popolare la sezione "Itinerario" con tutti i servizi compresi nel pacchetto turistico proposto.