Contratti allotment

Al fine di imputare a sistema la disponibilità effettiva di posti letto per ogni singola Struttura Ricettiva contrattualizzata, è necessario creare e definire i relativi allotment.

Un allotment identifica l'insieme dei posti letto disponibili in un preciso arco temporale e le connesse condizioni.

Per definire un allotment è obbligatorio, se non già presente, creare un Contratto Allotment.

Creare un Contratto Allotment

Un "Contratto Allotment" si sostanzia, materialmente, nel contratto sottoscritto tra la nostra Azienda e il fornitore di servizi (Albergatore); a ogni contratto sottoscritto corrisponde uno e un solo "Contratto Allotment".

Ciò significa che ad ogni contratto sottoscritto, purché non si tratti di specifiche integrazioni contrattuali, è richiesta la creazione di un nuovo Contratto Allotment con relativo nuovo codice di riferimento.

Navigando nella sezione Booking / Contratti Allotment è possibile creare un nuovo Contratto Allotment che può essere richiamato successivamente nella Sezione Itinerario situata all'interno del Preventivo o Pratica.

All'apertura, la sezione presenta tutti i Contratti Allotment inseriti nel sistema fino a quel momento. Ogni riga identifica un diverso Contratto Allotment e cliccando su una di esse se ne possono leggere e/o modificare i dettagli.

Per creare un Contratto Allotment è sufficiente cliccare il pulsante "+ Nuovo" nel menù posto a sinistra. Prima di creare un Contratto Allotment è necessario e obbligatorio definire:

• Il Servizio Codificato a cui farà riferimento;
• Il Fornitore che mette a disposizione il contingente alberghiero riportato nel contratto;

Alcuni campi sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà di terminare la procedura di creazione del Contratto Allotment.

I campi richiesti possono avere una obbligatorietà di natura:

• Software: richiesti dal sistema.
• Procedurale: previsti dalle procedure interne.

• Campo Fornitore : in questo campo deve essere riportata la Ragione Sociale del Fornitore erogante il servizio.

• Campo Servizio : all'interno di questo campo è necessario imputare il Servizio Codificato a cui fa riferimento il Contratto Allotment.

• Campo Note : questo spazio va popolato con le caratteristiche riferibili unicamente al contratto sottoscritto; per esempio, segnalando il programma di animazione previsto oppure le modalità di erogazione dei pasti principali.

• Campo Clausole : in questo campo devono essere trascritte integralmente le condizioni di pagamento previste da contratto.

L'Anno riportato nell'omonimo campo deve coincidere con l'anno della data di erogazione del primo servizio. Per esempio, un contingente contrattualizzato per il periodo "30/12/2026 - 02/01/2027" ha come anno di riferimento "2026"; un contingente contrattualizzato per più di un periodo, il cui primo corrisponde al lasso temporale "20/12/2027 - 27/12/2027" e il secondo, invece, "02/01/2028 - 06/01/2028", ha come anno di riferimento assegnato "2027".

Salvando le informazioni inserite cliccando sul pulsante "Salva", diviene accessibile la scheda "Allotments" ove è possibile inserire i diversi allotments previsti da contratto. Al Contratto Allotment così creato viene assegnato, in automatico, un codice composto dall'anno e un numero progressivo. Questo codice è definito Codice Contratto.

Ad ogni Contratto Allotment corrisponde sempre e comunque un unico Codice Contratto; ad ogni Codice Contratto corrisponde sempre e comunque un unico contratto stipulato.

Inserire un Allotment

Nella scheda "Allotments", le righe presenti identificano gli allotments inseriti per un dato Contratto Allotment; cliccando su uno di essi è possibile leggerne e/o modificarne i dettagli.

Per inserire un allotment, all'interno della scheda "Allotments", è sufficiente cliccare sul pulsante "+ Allotment".

Nel nuovo riquadro/schermata "Dettaglio allotment" che appare a schermo, devono essere valorizzati i seguenti campi:

• Campi "Data da" e "Data a" : definiscono l'arco temporale di validità dell'allotment (es. dal 30/05/2027 al 13/06/2027).

• Campo "Tipo listino": indica la tipologia/canale di riferimento del listino associato all'allotment (es. SENIOR).

• Selettore "Giorni settimana": consente di selezionare i giorni della settimana nei quali è applicabile la disponibilità dell'allotment;

• Campo "Pax": inserire il numero totale di posti letto messi a disposizione per il periodo indicato;

• Campi "Scadenza" e "Data scadenza": definiscono la tipologia e il termine entro il quale le opzioni/camere devono essere confermate prima della release;

• Campo "Condizioni": campo di testo in cui indicare il dettaglio della tipologia di camere assegnate nel contingente (es. 25 doppie, 04 singole, 02 DUS).

• Caselle "Fornitore confermato" e "Data resa": opzioni da flaggare per tracciare la conferma data alla struttura o la gestione del rilascio degli allotment invenduti.

Una volta completata la compilazione di tutti i campi richiesti, per salvare le informazioni e confermare l'inserimento dell'allotment è necessario cliccare sull'icona "Salva" presente nel menu delle azioni a sinistra