Sistema gestione richieste

Una volta contrattualizzati periodi/contingenti di una o più strutture, questi devono essere assegnati ai commerciali. Quest’ultimi, dietro richiesta specifica, si rivolgeranno all’Ufficio Contratti per ottenere il contingente più idoneo volto a soddisfare le necessità del cliente.

Il commerciale non opera autonomamente nell’individuazione del contingente più adatto, l’assegnazione dello slot deve sempre essere operato da un operatore dell’Ufficio Contratti.

Il sistema che permette questo interscambio di richieste e risposte si basa su un modulo digitale presente sul sito https://romagnacongressi.it .

Sono due le parti che compongono il sistema di gestione delle richieste:

• Modulo Commerciale: viene utilizzato dal Sales Account per la richiesta dei contingenti necessari alla creazione dell'offerta da inviare al cliente.

• Modulo Contratti: viene utilizzato dall'operatore dell'Ufficio Contratti per espletare le richieste provenienti dall'Ufficio Commerciale.

Modulo Commerciale

L’assegnazione di uno o più contingenti per una offerta può avvenire solo previa compilazione del form di richiesta presente a questo link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/

Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente Preventivo all'interno di 4Guest. È necessario, infatti, inserire, nel primo campo il Codice Preventivo corrispondente al Preventivo creato.

La sigla "TS" indica il target "Senior" e deve essere sempre selezionata quando si effettuano richieste relative a questo segmento di mercato.

Il Sales Account seleziona il proprio nome nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.

Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione "IT" nell'apposito campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale è necessario, invece, selezionare l'opzione "EE".

Successivamente è richiesto l’inserimento della città, zona o il territorio richiesto dal cliente. Più specifica è l'indicazione, maggiore sarà la probabilità di garantire una risposta idonea a soddisfare le necessità del cliente.

Nei campi "Opzione Al" e "Ritornare Pratica Entro Il", devono essere inseriti, rispettivamente, i termini necessari per il cliente per valutare/approvare il preventivo e il tempo che il commerciale ha a disposizione per inviare la proposta. Nel caso in cui i termini di presentazione offerta siano immediati è viene inserita la dicitura “URGENTE” all’interno del campo.

Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo "Rif. Gruppo", viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Utilizzando il menu a tendina si seleziona la tipologia di cliente.

Cliccando su “Aggiungi Richiesta”, si aggiunge la richiesta per uno specifico periodo. Se il cliente richiede proposte su più periodi (turni), sarà necessario aggiungere tante richieste quanti sono i turni. Dopo aver cliccato, si aprirà un form aggiuntivo per inserire i dettagli relativi al singolo periodo (giorno di arrivo e partenza, numero di partecipanti, hotel e servizi richiesti, ecc.). Nei campi finali, è possibile aggiungere richieste per periodi specifici (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o note importanti sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").

Dopo aver compilato e inviato il form, il commerciale riceverà un'email con il riepilogo della richiesta e un file PDF allegato. La medesima email giungerà anche alla tua email personale. Quando l'ufficio contratti avrà evaso la richiesta, il commerciale di riferimento riceverà una nuova email con un ulteriore file PDF contenente tutti i dettagli relativi alla richiesta completata.

Ogni richiesta e risposta è associata al Codice Preventivo. Puoi trovare questo codice nell'oggetto dell'email e nei file PDF generati, per collegare facilmente la richiesta alla risposta.

Modulo Contratti

La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form presente a questo link: https://romagnacongressi.it/risposta-contratti

Il funzionamento di questo modulo è simile a quanto visto precedentemente per l’ufficio commerciale.

La prima azione da compiere, qualora si voglia rispondere a una richiesta, è selezionare il relativo codice dal menù a tendina contenuto nel primo campo. È sufficiente digitare il codice e poi, grazie all’autocompletamento, selezionare la richiesta d’interesse. Una volta selezionata la richiesta su cui si vuole operare, il campo successivo, che indica il cliente per il quale si evade la richiesta, si autopopolerà. Nel campo successivo, invece, sarà necessario selezionare il proprio nome dal menù a tendina. Solo così facendo si riceverà comunicazione tramite email della corretta evasione della richiesta.

Cliccando su “Aggiungi Proposta”, si aggiunge la proposta per uno specifico periodo richiesto dal cliente. Se il cliente richiede proposte su più periodi (turni), sarà necessario aggiungere tante proposte quante sono le richieste. Dopo aver cliccato, si aprirà un form aggiuntivo per inserire i dettagli relativi al singolo periodo (giorno di arrivo e partenza, hotel, tariffe, ecc.).

Nell’ultimo campo si potranno inserire note riguardanti la totalità dei periodi / strutture proposte o altre comunicazioni inerenti l’evasione della richiesta. Dopo aver compilato e inviato il form, il commerciale riceverà un'email con il riepilogo della risposta e un file PDF allegato. La medesima email giungerà anche alla tua email personale. Si consiglia la conservazione dei singoli file pdf. Il commerciale, rispondendo all’email generata dal sistema, comunicherà direttamente con te tramite email.