Chiusura in vendita (Pratica)

La Chiusura in vendita è un passo fondamentale per la corretta gestione di una Pratica.

L'assenza della chiusura in vendita rende impossibile la fatturazione e, quindi, l'adempimento agli obblighi legislativi a cui l'Azienda deve sottostare. Una Pratica senza chiusura in vendita blocca la fatturazione non solo degli importi pertinenti, ma anche di tutte le pratiche la cui data di arrivo risulta successiva alla suddetta.

Risulta, quindi, evidente la criticità di questo passaggio, che deve essere curato con precisione e celerità da parte del Sales Account che detiene la titolarità della Pratica.

La Chiusura in vendita deve essere effettuata entro e non oltre i 10 giorni dalla fruizione del primo servizio da parte del cliente.

Una corretta imputazione dei servizi nella sezione "Itinerario" in fase di Preventivo e un'aggiornamento costante delle voci di costo permettono di velocizzare le operazioni relative alla chiusura in vendita.

In fase di Preventivo, il Sales Account effettua una stima, il più precisa possibile, sui Ricavi attribuibili alla vendita di un preciso pacchetto turistico. Questa previsione viene effettuata sulla base delle informazioni disponibili in quel momento, come il numero previsto di partecipanti, le quote di vendita e gli eventuali supplementi.

Spesso e volentieri la stima effettuata preliminarmente non coincide con il ricavo realmente conseguito. La differenza può dipendere, ad esempio, dal numero reale dei partecipanti, da sconti applicati, da supplementi aggiunti o da variazioni intervenute durante la gestione della pratica.

Per questo motivo è necessario effettuare una riconciliazione, cioè un controllo, tra quanto era stato previsto in fase di preventivo, quanto è stato effettivamente venduto, quanto deve essere incassato e fatturato.

Una pratica è Chiusa in Vendita quando si verificano le seguenti due condizioni:

• Il totale del venduto, cioè tutto ciò che è stato venduto ai clienti, è pari all'importo riportato alla voce Totale fatturato nella sezione "Itinerario";

• L'importo riportato alla voce Totale fatturato nella sezione "Itinerario", l'importo riportato alla voce Scadenza nella scheda "Scadenziario Attivo" e l'importo riportato alla voce Importo totale nella sezione "Fatturare a" sono tutte e tre coincidenti.

Solo in questo modo è possibile procedere a una corretta chiusura e relativa fatturazione della pratica.

Come chiudere una pratica in vendita?

A livello puramente teorico, la chiusura in vendita di una pratica è un processo molto lineare e semplice: si controlla se l'ipotesi iniziale trova riscontro nella realtà, si corregge l'eventuale discrepanza, si fatturano i servizi al cliente.

Nella normale operatività, purtroppo, la riconciliazione delle pratiche in vendita risulta essere un passaggio complesso, spesso inficiato da errori umani dovuti a una assente pianificazione preventiva.

Il processo di Chiusura in vendita deve iniziare già dal momento in cui si crea il preventivo, imputando correttamente tutte le Voci di Costo relative ai servizi erogati e la Voce di Ricavo che identifica la vendita del Pacchetto Turistico.

La Chiusura in vendita potrebbe essere effettuata imputando, banalmente, il totale delle fatture da emettere nella sezione "Itinerario". Pur essendo tecnicamente corretto, questo è un approccio deprecato da non porre in essere.

Si suggeriscono due diversi approcci per la corretta chiusura di una pratica in vendita:

• Supplementi su Base

• Quota per Quota

Entrambi gli approcci permettono di giungere alla chiusura della pratica in maniera sistematica, riducendo la probabilità di errore e migliorando il controllo e leggibilità futura dei dati inseriti.

Fase 1: Sezione Itinerario

Oltre alle diverse Voci di Costo da inserire all'interno della sezione Itinerario del Preventivo, è necessario inserire la Voce di Ricavo relativa alla vendita del Pacchetto Turistico promo-commercializzato.

L'inserimento della Voce di Ricavo è identico a quello delle Voci di Costo, ma conterrà unicamente riferimenti alla vendita del Pacchetto Turistico.

La Voce di Ricavo è da inserirsi nella sezione "Itinerario". Cliccando sul pulsate "Servizio codificato" si apre la schermata "Servizi", che permette, in base alla tipologia del servizio promo-commercializzato, di selezionare il regime di fatturazione idoneo.

Si deve selezionare la voce "PACCHETTO TURISTICO INTRA UE - TURISMO SOCIALE" (Codice 8), che implica l'applicazione del Regime di fatturazione in 74ter. Utilizzando la funzione "Servizio codificato", il Servizio appena inserito in itinerario, avrà i campi "Aliquota" e "Conto contabile", sia per la sezione Vendita sia per la sezione Costo D'Acquisto della scheda "Area Economica", correttamente precompilati.

Alcuni campi presenti nella scheda "Dati Generali" sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà l'inserimento del Servizio.

I campi richiesti possono avere una obbligatorietà di natura:

• Software: richiesti dal sistema.
• Procedurale: previsti dalle procedure interne.

Campo Regime: se si è utilizzata la funzione "Servizio codificato" in fase di inserimento del Servizio, questo campo sarà correttamente compilato con la voce "Organizzazione 74ter".

Campo Descrizione: questo campo permette di descrivere il Servizio inserito. Nel caso di specie, è sufficiente inserire la dicitura "Pacchetto Turistico".

Campo Fornitore: trattandosi di una Voce di Ricavo, non vi è un fornitore a cui legare una fattura ricevuta. Infatti, sarà l'Azienda a procedere con la fatturazione verso i fruitori del servizio turistico. Quindi, in questo campo si dovrà selezionare, come fornitore, l'Azienda stessa "Montanari Tour".

Campo Pax: il campo sarà già compilato con il numero di pax presente nella sezione "Dati Generali" del Preventivo/Pratica.

Campo "Data inizio", "Numero notti" e "Data fine": la data di inizio deve corrispondere con l'erogazione del primo servizio turistico compreso nel pacchetto e, seguendo la medesima logica, la data di fine deve corrispondere con l'erogazione dell'ultimo servizio turistico compreso. Il campo "Numero notti" si compila automaticamente di conseguenza, calcolando automaticamente il numero di notti che intercorrono tra la data di inizio e la data di fine. È anche possibile, inoltre, compilare unicamente i campi "Data inizio" e "Numero notti"; nel campo "Data fine" verrà calcolata la data di fine servizi corrispondente.

Opzione Prezzo a pax: per i pacchetti turistici, questa opzione è da deselezionare.

Opzione Prezzo a notte: per i pacchetti turistici, questa opzione è da deselezionare.

Opzione Voci separate: per i pacchetti turistici, questa opzione è da selezionare.

Una volta inseriti i dati necessari all'interno della scheda "Dati Generali" è necessario salvare cliccando sull'apposito pulsante "Salva". Solo così, nella scheda "Area economica" è possibile inserire la distinzione delle voci che vanno a formare il totale complessivo della Voce di Ricavo.

All'interno della scheda "Area economica" è possibile inserire le diverse componenti della Voce di Ricavo cliccando sul pulsante "Voce servizio".

Nel riquadro "Listino voci" compariranno i campi necessari alla definizione di una componente della Voce di Ricavo.

Tutti i campi, ad eccezione di "Acquisto" e "Note", sono da compilare obbligatoriamente.

Campo "Descrizione": in questo campo si deve inserire una dicitura che possa identificare chiaramente la componente della Voce di Ricavo a cui si fa riferimento Campo "Giorni": in questo campo si deve inserire il numero di notti per il quale deve essere moltiplicato il valore inserito nel campo "Vendita". Cliccando sull'opzione "Giorni auto", 4Guest imputa in automatico il numero di notti inserito preliminarmente nella sezione "Dati generali". Campo "Pax": in questo campo si deve inserire il numero di partecipanti per il quale deve essere moltiplicato il valore inserito nel campo "Vendita". Cliccando sull'opzione "pax auto", 4Guest imputa in automatico il numero di partecipanti inserito preliminarmente nella sezione "Dati generali". Campo "Vendita": si deve riportare l'importo a persona e per notte della componente della Voce di Ricavo.

Nel caso in cui la componente della Voce di Ricavo non sia divisibile per il numero dei partecipanti e/o il numero di notti, è possibile aggirare il sistema imputando nel campo "Vendita" il valore complessivo della componente e inserire nei campi "Giorni" e "Pax" il valore numerico 1.

La Voce di Ricavo può essere popolata seguendo uno dei due possibili approcci sopracitati.

Esempio applicativo

Al fine di guidare al corretto utilizzo di entrambi gli approcci, si utilizzerà un esempio concreto.

Si consideri il seguente scenario:

Gruppo di adulti senior composto da 29 partecipanti così suddiviso:

11 camere doppie, di cui una effettua solo le prime 5 notti di soggiorno.

3 camere singole.

1 camera dus.

1 camera tripla (solo adulti).

Il soggiorno ha una durata di 14 notti.

Alla partenza, a tutti i partecipanti viene consegnato un cestino viaggio.

• Pacchetto Turistico in camera doppia (a persona): € 800,00
• Pacchetto Turistico in camera singola (a persona): € 900,00
• Pacchetto Turistico in camera dus (a persona): € 950,00
• Sconto terzo letto adulto applicato: 10 %
• Prezzo di vendita del cestino viaggio (a persona): € 15,00

Applicazione - Supplementi su Base

È il sistema che risulta più corretto dal punto di vista formale e che permette, anche successivamente, di comprendere a colpo d'occhio la logica economica sottostante la creazione del pacchetto turistico.

Si parte da una quota base, valida per tutti i partecipanti. Può trattarsi, ad esempio, della quota individuale per l’intero soggiorno in camera doppia. A questa, si aggiungeranno tante componenti di ricavo quanti sono i possibili supplementi (es. Supplemento singola, cestino viaggio, ecc.).

Allo stesso modo, eventuali sconti o riduzioni vengono inseriti separatamente come componenti negative di ricavo.

Questo sistema offre un livello di dettaglio maggiore e permette di individuare facilmente ogni supplemento o riduzione applicata. Tuttavia, in caso di variazioni, può essere necessario modificare più componenti della Voce di Ricavo.

Dei 29 partecipanti complessivi, solo 27 effettuano l’intero soggiorno di 14 notti.

I restanti 2 partecipanti, sistemati nella stessa camera doppia, soggiornano solamente per 5 notti.

La quota del pacchetto in camera doppia viene utilizzata come quota base di riferimento.

Poiché il prezzo di € 800,00 si riferisce all’intero periodo di soggiorno, la componente può essere inserita indicando:

• numero di partecipanti: 27;
• numero di notti o quantità: 1;
• importo unitario: € 800,00.

I supplementi vengono calcolati come differenza rispetto alla quota base.

Per le 3 persone sistemate in camera singola, il supplemento individuale è pari a:

€ 900,00 − € 800,00 = € 100,00

La componente sarà quindi applicata a 3 partecipanti.

Per la persona sistemata in camera doppia uso singola, il supplemento è pari a:

€ 950,00 − € 800,00 = € 150,00

La componente sarà applicata a un solo partecipante.

La riduzione per il terzo letto adulto deve essere considerata come un Meno Ricavo e non come un costo aggiuntivo.

La riduzione individuale è pari al 10% della quota base:

€ 800,00 × 10% = € 80,00

La componente negativa sarà applicata a uno dei tre partecipanti sistemati nella camera tripla.

Il cestino viaggio viene invece inserito come componente separata:

• numero di partecipanti: 27 (2 partecipanti terminano il soggiorno anticipatamente);
• quantità: 1;
• importo unitario: € 15,00.

Infine, la camera doppia occupata da 2 partecipanti per sole 5 notti deve essere gestita separatamente.

In questo caso, è necessario calcolare una quota proporzionata alla durata effettiva del soggiorno.

La quota giornaliera individuale è pari a:

€ 800,00 ÷ 14 notti = € 57,14

L’importo relativo al soggiorno ridotto sarà quindi calcolato nel seguente modo:

€ 57,14 × 5 notti × 2 partecipanti = € 571,40

La componente dovrà pertanto essere inserita indicando:

• numero di partecipanti: 2;
• numero di notti: 5;
• importo unitario per persona e per notte: € 57,14.

Il numero delle componenti della Voce di Ricavo, in questo caso, è pari a 6.

Questo metodo consente di visualizzare separatamente la quota base, i supplementi, le riduzioni, i servizi aggiuntivi e le eventuali variazioni nella durata del soggiorno.

Applicazione - Quota per quota

Con questo metodo vengono create quote di vendita già comprensive della quota base e degli eventuali supplementi.

Si possono quindi inserire, ad esempio, la quota individuale in camera doppia o la quota individuale in camera singola.

Il numero delle componenti da gestire è generalmente inferiore rispetto al metodo “Supplementi su Base”.

Di contro, si perde una parte del dettaglio informativo, perché non è possibile distinguere immediatamente la quota base dai singoli supplementi pagati dal cliente.

Possiamo identificare 5 diverse quote pagate dai partecipanti:

- Quota a persona in Camera Doppia + Cestino Viaggio: € 815,00

Per le 20 persone sistemate in camera doppia per tutto il periodo, la quota è pari a:

€ 800,00 + € 15,00 = € 815,00

La componente sarà quindi applicata a 20 partecipanti.

- Quota a persona in Camera Singola + Cestino Viaggio: € 915,00

Per le 3 persone sistemate in camera singola, la quota è pari a:

€ 900,00 + € 15,00 = € 915,00

La componente sarà quindi applicata a 3 partecipanti.

- Quota a persona in Camera Dus + Cestino Viaggio: € 965,00

Per la persone sistemata in camera dus, la quota è pari a:

€ 950,00 + € 15,00 = € 965,00

La componente sarà quindi applicata a 1 partecipante.

- Quota Camera Tripla + 3 Cestini Viaggio: € 2365,00

Per la persone sistemata in camera tripla, la quota è pari a:

€ 800,00 + € 15,00 = € 815,00

Una di queste persone gode della scontistica pari al 10 % sul terzo letto:

(€ 800,00 - 10 %) + € 15,00 = € 735,00

Il prezzo complessivo della camera è pari a:

€ 815,00 + € 815,00 + € 735,00 = € 2365,00

La componente sarà quindi applicata a 1 partecipante.

- Quota Camera Doppia per 5 Notti: € 571,40

In questo caso, è necessario calcolare una quota proporzionata alla durata effettiva del soggiorno.

La quota giornaliera individuale è pari a:

€ 800,00 ÷ 14 notti = € 57,14

L’importo relativo al soggiorno ridotto sarà quindi calcolato nel seguente modo:

€ 57,14 × 5 notti × 2 partecipanti = € 571,40

La componente sarà quindi applicata a 1 partecipante.

Per le quote considerate a persona, il campo pax, per ciascuna componente, dovrà essere compilato secondo il numero di partecipanti che pagano suddetta quota. Per le quote considerate a camera, invece, il campo pax, per ciascuna componente, dovrà essere imputato pari a 1.

Il numero delle componenti della Voce di Ricavo, in questo caso, è pari a 5.

Fase 2 - Fatturare A

Conclusa la prima fase di Chiusura in Vendita di una pratica, si dovrebbe ritenere verificata la prima delle due condizioni fondamentali:

Il totale del venduto, cioè tutto ciò che è stato venduto ai clienti, è pari all'importo riportato alla voce Totale fatturato nella sezione "Itinerario".

Solamente dopo aver imputato correttamente la Voce di Ricavo è possibile procedere a riconciliare la sezione "Fatturare a".

In assenza di qualsiasi inserimento, la sezione "Fatturare a" è popolato da un unico nominativo, quello indicato come Cliente/Contraente nella sezione "Dati generali". Questo nominativo è inserito automaticamente da 4Guest e, in mancanza di inserimenti manuali, sarà la persona fisica/giuridica oggetto di fatturazione da parte dell'Azienda. Il "Totale Fattura" riportato per il suddetto nominativo sarà pari all'importo della Voce di Ricavo inserita nella sezione "Itinerario".

L'importo segnalato in "Totale fattura" del Cliente/Contraente si riduce in misura proporzionata all'importo imputato per ciascun nuovo nominativo inserito. Una volta imputati tutti i nominativi a cui deve essere emessa ricevuta/fattura fiscale, idealmente il nominativo del Cliente/Contraente non risulta più visibile poiché l'importo "Totale fattura" viene ridotto a zero.

L'inserimento di uno o più nominativi all'interno della sezione "Fatturare a" può essere effettuato in due modalità:

• Manuale: il Sales Account inserisce un nominativo per volta.

• Automatica: il Sales Account importa un file xlsx debitamente formattato contenente tutti o parte dei nominativi.

Quali dati servono

Per emettere una ricevuta/fattura sono necessari OBBLIGATORIAMENTE i seguenti dati:

• Nome e Cognome (Solo persone fisiche): il nome e cognome imputato dovrà essere identico a quello riportato sul documento di identità della persona. Non sono accettate abbreviazioni (Es. M.Grazia) oppure soprannomi (Es. Pinuccia).

• Ragione Sociale (Solo persone giuridiche):

• Codice fiscale: il codice fiscale è un codice che identifica univocamente un individuo. È composto da 16 caratteri, i quali sono calcolati sulla base dei dati anagrafici dell'individuo. Talvolta può essere necessario calcolare autonomamente i Codici fiscali dei clienti oppure controllarne la validità, è bene, quindi, essere edotti sulle modalità di calcolo e risoluzione.

• Partita IVA (Solo persone giuridiche):

• Indirizzo di residenza (Solo persone fisiche):

• Sede legale (Solo persone giuridiche):

Inserimento Manuale

L’inserimento manuale permette al Sales Account di aggiungere, uno alla volta, i nominativi ai quali dovrà essere emessa la ricevuta o la fattura relativa alla pratica.

Prima di procedere è necessario verificare di avere a disposizione tutti i dati anagrafici e fiscali obbligatori del cliente.

Per inserire un nuovo nominativo, è sufficiente accedere alla sezione “Fatturare a” e cliccare sull’apposita icona di aggiunta denominata "Aggiungi".

Se il nominativo è già presente nel database di 4Guest, è sufficiente ricercarlo e selezionarlo dal menu. Se, invece, non è ancora presente, è necessario creare una nuova anagrafica e compilare tutti i dati richiesti prima di proseguire.

Compilazione dei Dati Generali

Una volta cliccato il pulsante "Aggiungi", si aprirà una schermata di inserimento, dove i campi contrassegnati da un asterisco “*” sono obbligatori. In assenza di uno di questi dati, 4Guest non permette di completare l’operazione.

Campo “Cliente”: In questo campo deve essere selezionata la persona fisica o giuridica alla quale sarà intestata la ricevuta o la fattura. È importante verificare che il nominativo selezionato sia quello corretto e che i relativi dati fiscali siano completi e aggiornati.

Campo “Sezionale”: Il sezionale identifica il registro contabile nel quale verrà inserita la fattura. Per la fatturazione di un Pacchetto Turistico soggetto al regime 74ter deve essere selezionata la voce “V3) Fattura organizzazione T74 ter”.

Campo “Tipologia fattura”: In questo campo deve essere indicata la tipologia di documento da emettere. In fase di inserimento, il campo è già compilato automaticamente con l'opzione “Saldo Pratiche”.

Campo “Suddivisione importo”: Questo campo stabilisce il criterio con cui viene attribuito l’importo al nominativo. Per indicare direttamente la somma esatta da fatturare al cliente deve essere selezionata l'opzione “Importo specifico”. Questa modalità è particolarmente utile quando ogni partecipante ha pagato una quota differente oppure quando sono presenti supplementi, riduzioni o servizi aggiuntivi. Selezionando l'opzione "Auto", invece, il sistema suddivide in quote uguali tra i nominativi inseriti l'importo totale della Voce di Ricavo.

Campo “Totale fattura”: In questo campo deve essere inserito l’importo complessivo da fatturare al nominativo selezionato. L’importo deve corrispondere alla somma realmente dovuta dal cliente, comprensiva della quota di partecipazione, degli eventuali supplementi e dei servizi aggiuntivi, al netto di sconti o riduzioni.