Sistema gestione richieste

Una volta contrattualizzati periodi/contingenti di una o più strutture, questi devono essere assegnati ai commerciali. Quest’ultimi, dietro richiesta specifica, si rivolgeranno all’Ufficio Contratti per ottenere il contingente più idoneo volto a soddisfare le necessità del cliente.

Il commerciale non opera autonomamente nell’individuazione del contingente più adatto, l’assegnazione dello slot deve sempre essere operato da un operatore dell’Ufficio Contratti.

Il sistema che permette questo interscambio di richieste e risposte si basa su un modulo digitale presente sul sito https://romagnacongressi.it .

Sono due le parti che compongono il sistema di gestione delle richieste:

• Modulo Commerciale: viene utilizzato dal Sales Account per la richiesta dei contingenti necessari alla creazione dell'offerta da inviare al cliente.

• Modulo Contratti: viene utilizzato dall'operatore dell'Ufficio Contratti per espletare le richieste provenienti dall'Ufficio Commerciale.

2.1 Modulo Commerciale

L’assegnazione di uno o più contingenti per una nuova offerta può avvenire solo dopo la compilazione del form di richiesta disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/

Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente Preventivo all'interno di 4Guest.

È necessario, infatti, inserire, nel primo campo del form, il Codice Preventivo corrispondente al Preventivo creato. Il formato corretto è ANNO/NUMERO (es. 2026/123); per i codici la cui numerazione è compresa tra 1 e 10, vanno inserite solo le cifre diverse da zero (es. 2026/1 e non 2026/001). Questo passaggio è fondamentale perché ogni richiesta e ogni documento PDF generato saranno collegati a quel Codice Preventivo.

Nel secondo campo deve essere selezionato il target di riferimento. Per le richieste relative al segmento Senior deve essere sempre selezionata la sigla TS.

Il Sales Account, successivamente, seleziona il proprio nome nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.

Nel campo dedicato alla destinazione deve essere indicato se la richiesta riguarda una località italiana o estera. Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione "IT" nell'apposito campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale è necessario, invece, selezionare l'opzione "EE".

Nel campo “Località Richieste” deve essere indicata la città, la zona o il territorio richiesto dal cliente. È consigliato inserire un’indicazione il più possibile precisa. Una località ben specificata permette all’Ufficio Contratti di cercare soluzioni più adatte e riduce il rischio di proposte non in linea con le esigenze del cliente.

Nel campo “Opzione Al” deve essere inserita la data entro cui il cliente deve valutare o approvare il preventivo. Questo campo serve a indicare fino a quando è necessario mantenere valida la disponibilità richiesta.

Nel campo “Ritornare Pratica Entro Il” deve essere indicata la data entro cui il Sales Account ha bisogno di ricevere la risposta dall’Ufficio Contratti. Questa data deve tenere conto del tempo necessario per preparare e inviare la proposta al cliente. Se la richiesta deve essere gestita con massima priorità, inserire la dicitura "URGENTE".

Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo "Rif. Gruppo", viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Nel menu a tendina successivo, invece, deve essere selezionata la tipologia di cliente. La tipologia deve essere scelta in base al profilo reale del cliente.

2.1.1 Definizione Richiesta

Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante "Aggiungi Richiesta". Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una sezione aggiuntiva in cui inserire i dettagli del soggiorno.

Per ogni richiesta devono essere compilati i dati relativi al periodo richiesto dal cliente.

Le informazioni principali richieste sono:

• data di arrivo;
• data di partenza;
• caratteristiche dell’hotel richiesto;
• numero indicativo dei partecipanti;
• numero e tipologia delle camere;
• trattamento richiesto;

Nel campo hotel è utile indicare stelle, categoria, posizione e preferenze particolari (per esempio: hotel 3 stelle, posizione centrale, vicino al mare, ecc.)

Nel campo trattamento indicare chiaramente la formula richiesta (per esempio: mezza pensione, pensione completa, ecc.)

Ogni turno deve essere inserito separatamente, così da permettere all’Ufficio Contratti di verificare correttamente disponibilità, tariffe e condizioni.

Nei campi finali, è possibile aggiungere richieste per periodi specifici (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o note importanti sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").

2.1.2 Invio e Archiviazione Richiesta

Dopo aver compilato tutti i dati e aggiunto almeno una richiesta, il modulo può essere inviato.

A seguito dell’invio, il Sales Account riceverà un’email di riepilogo con allegato un file PDF contenente i dettagli della richiesta. La stessa email sarà inviata anche a tutto l'Ufficio Contratti e sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.

2.2 Modulo Contratti

La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/risposta-contratti

La prima azione da compiere, per rispondere a una richiesta, è selezionare il relativo Codice Preventivo dal menu a tendina presente nel primo campo. È sufficiente iniziare a digitare il codice e, grazie alla funzione di autocompletamento, selezionare la richiesta di interesse.

Una volta selezionato il Codice Preventivo, i campi “Rif. Gruppo – 4GUEST” e “Commerciale – 4GUEST” si compileranno automaticamente con i dati associati alla richiesta. Questi campi permettono di verificare immediatamente il cliente di riferimento e il Sales Account che ha inviato la richiesta.

Nel campo “Operatore” è necessario selezionare il nome dell'operatore che ha evaso la richiesta dal menu a tendina. Questo passaggio è fondamentale, perché permette al sistema di identificare correttamente chi ha gestito la pratica e di inviare alla relativa email le successive comunicazioni.

2.2.1 Definizione della Proposta

Per inserire una soluzione è necessario cliccare sul pulsante “Aggiungi Proposta”.

Ogni proposta deve corrispondere a uno specifico periodo richiesto dal cliente. Se la richiesta comprende più periodi o più turni, sarà quindi necessario inserire una proposta separata per ciascun periodo.

Dopo aver cliccato su “Aggiungi Proposta”, si aprirà una sezione aggiuntiva nella quale inserire tutti i dettagli della soluzione individuata.

Dovranno essere compilate con attenzione le informazioni richieste, tra cui:

• data di arrivo;
• data di partenza;
• località;
• struttura alberghiera proposta;
• tariffe e condizioni previste;
• eventuali ulteriori informazioni richieste dal modulo.

È importante verificare che le date inserite corrispondano al periodo richiesto dal Sales Account e che tutte le informazioni relative alla struttura e alle condizioni economiche siano complete e corrette.

Nel caso in cui siano disponibili più soluzioni per lo stesso periodo, le proposte devono essere inserite in modo chiaro, così da permettere al Sales Account di valutarle e presentarle correttamente al cliente.

Nel campo “Note” è possibile inserire informazioni che riguardano la totalità dei periodi o delle strutture proposte, oltre a eventuali comunicazioni utili per il Sales Account. Questo spazio può essere utilizzato, ad esempio, per indicare condizioni particolari, precisazioni sulla disponibilità, alternative proposte o qualsiasi altra informazione importante che non riguardi una singola proposta.

Le informazioni specifiche relative a una determinata struttura o a un singolo periodo devono invece essere inserite, quando possibile, direttamente all'interno della relativa proposta.

2.2.2 Invio e Archiviazione della Risposta

Dopo aver inserito tutte le proposte necessarie e verificato la correttezza dei dati, il modulo può essere inviato.

A seguito dell'invio, il Sales Account che ha effettuato la richiesta riceverà un'email contenente il riepilogo della risposta, con allegato un file PDF che riporta i dettagli delle proposte inserite La stessa email sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.

La stessa comunicazione sarà inviata anche all'operatore dell'Ufficio Contratti selezionato nel campo “Operatore”.

Per eventuali approfondimenti, modifiche o chiarimenti successivi, il Sales Account potrà rispondere direttamente all'email generata dal sistema. In questo modo, la comunicazione proseguirà direttamente tramite email con l'operatore dell'Ufficio Contratti che ha gestito la pratica.