Sistema gestione richieste

Una volta contrattualizzati periodi/contingenti di una o più strutture, questi devono essere assegnati ai commerciali. Quest’ultimi, dietro richiesta specifica, si rivolgeranno all’Ufficio Contratti per ottenere il contingente più idoneo volto a soddisfare le necessità del cliente.

Il commerciale non opera autonomamente nell’individuazione del contingente più adatto, l’assegnazione dello slot deve sempre essere operato da un operatore dell’Ufficio Contratti.

Il sistema che permette questo interscambio di richieste e risposte si basa su un modulo digitale presente sul sito https://romagnacongressi.it .

Sono due le parti che compongono il sistema di gestione delle richieste:

• Modulo Commerciale: viene utilizzato dal Sales Account per la richiesta dei contingenti necessari alla creazione dell'offerta da inviare al cliente.

• Modulo Contratti: viene utilizzato dall'operatore dell'Ufficio Contratti per espletare le richieste provenienti dall'Ufficio Commerciale.

Modulo Commerciale

L’assegnazione di uno o più contingenti per una nuova offerta può avvenire solo dopo la compilazione del form di richiesta disponibile al seguente link: https://romagnacongressi.it/richieste-contratti/

Non può essere inviata alcuna richiesta all'Ufficio Contratti senza aver prima creato corrispondente Preventivo all'interno di 4Guest.

È necessario, infatti, inserire, nel primo campo del form, il Codice Preventivo corrispondente al Preventivo creato. Il formato corretto è ANNO/NUMERO (es. 2026/123); per i codici la cui numerazione è compresa tra 1 e 10, vanno inserite solo le cifre significative (es. 2026/1 e non 2026/001). Questo passaggio è fondamentale perché ogni richiesta e ogni documento PDF generato saranno collegati a quel Codice Preventivo.

Nel secondo campo deve essere selezionato il target di riferimento. Per le richieste relative al segmento Senior deve essere sempre selezionata la sigla TS.

Il Sales Account, successivamente, seleziona il proprio nome nel campo apposito. Questo è un passaggio fondamentale, altrimenti le comunicazioni successive non verranno inviate alla rispettiva email.

Nel campo dedicato alla destinazione deve essere indicato se la richiesta riguarda una località italiana o estera. Nel caso in cui la destinazione richiesta si trovi su suolo nazionale si deve selezionare l'opzione "IT" nell'apposito campo; per qualsiasi destinazione al di fuori dei confini nazionale è necessario, invece, selezionare l'opzione "EE".

Nel campo “Località Richieste” deve essere indicata la città, la zona o il territorio richiesto dal cliente. È consigliato inserire un’indicazione il più possibile precisa. Una località ben specificata permette all’Ufficio Contratti di cercare soluzioni più adatte e riduce il rischio di proposte non in linea con le esigenze del cliente.

Nel campo “Opzione Al” deve essere inserita la data entro cui il cliente deve valutare o approvare il preventivo. Questo campo serve a indicare fino a quando è necessario mantenere valida la disponibilità richiesta.

Nel campo “Ritornare Pratica Entro Il” deve essere indicata la data entro cui il Sales Account ha bisogno di ricevere la risposta dall’Ufficio Contratti. Questa data deve tenere conto del tempo necessario per preparare e inviare la proposta al cliente. Se la richiesta deve essere gestita con massima priorità, inserire la dicitura "URGENTE".

Gli ultimi due campi servono per identificare il cliente: nel campo "Rif. Gruppo", viene inserito l'identificativo del cliente (ad esempio, "Associazione ABC"). Nel menu a tendina successivo, invece, deve essere selezionata la tipologia di cliente. La tipologia deve essere scelta in base al profilo reale del cliente.

Definizione Richiesta

Dopo aver compilato i campi principali, si deve cliccare sul pulsante "Aggiungi Richiesta". Questo pulsante serve per inserire il dettaglio del periodo richiesto. Dopo aver cliccato su “Aggiungi Richiesta”, si aprirà una sezione aggiuntiva in cui inserire i dettagli del soggiorno.

Per ogni richiesta devono essere compilati i dati relativi al periodo richiesto dal cliente.

Le informazioni principali richieste sono:

• data di arrivo;
• data di partenza;
• caratteristiche dell’hotel richiesto;
• numero indicativo dei partecipanti;
• numero e tipologia delle camere;
• trattamento richiesto;

Nel campo hotel è utile indicare stelle, categoria, posizione e preferenze particolari (per esempio: hotel 3 stelle, posizione centrale, vicino al mare, ecc.)

Nel campo trattamento indicare chiaramente la formula richiesta (per esempio: mezza pensione, pensione completa, ecc.)

Se il cliente richiede proposte per più periodi, è necessario inserire una richiesta separata per ogni periodo. In questo caso bisogna cliccare su “Aggiungi Richiesta” tante volte quanti sono i turni richiesti. Esempio: 1ª richiesta dal 10 al 17 giugno; 2ª richiesta dal 17 al 24 giugno; 3ª richiesta dal 24 giugno al 1 luglio.

Ogni turno deve essere inserito separatamente, così da permettere all’Ufficio Contratti di verificare correttamente disponibilità, tariffe e condizioni.

Nei campi finali, è possibile aggiungere richieste per periodi specifici (ad esempio, "servizio spiaggia incluso") o note importanti sul cliente (ad esempio, "cliente nuovo").

Invio e Archiviazione Richiesta

Dopo aver compilato tutti i dati e aggiunto almeno una richiesta, il modulo può essere inviato.

A seguito dell’invio, il Sales Account riceverà un’email di riepilogo con allegato un file PDF contenente i dettagli della richiesta. La stessa email sarà inviata anche a tutto l'Ufficio Contratti e sarà allegata nella sezione "Documenti" del Preventivo collegato al Codice Preventivo inserito all'interno del form.

Modulo Contratti

La risposta alle richieste provenienti dai singoli commerciali può avvenire solo tramite il form presente a questo link: https://romagnacongressi.it/risposta-contratti

Il funzionamento di questo modulo è simile a quanto visto precedentemente per l’ufficio commerciale.

La prima azione da compiere, qualora si voglia rispondere a una richiesta, è selezionare il relativo codice dal menù a tendina contenuto nel primo campo. È sufficiente digitare il codice e poi, grazie all’autocompletamento, selezionare la richiesta d’interesse. Una volta selezionata la richiesta su cui si vuole operare, il campo successivo, che indica il cliente per il quale si evade la richiesta, si autopopolerà. Nel campo successivo, invece, sarà necessario selezionare il proprio nome dal menù a tendina. Solo così facendo si riceverà comunicazione tramite email della corretta evasione della richiesta.

Cliccando su “Aggiungi Proposta”, si aggiunge la proposta per uno specifico periodo richiesto dal cliente. Se il cliente richiede proposte su più periodi (turni), sarà necessario aggiungere tante proposte quante sono le richieste. Dopo aver cliccato, si aprirà un form aggiuntivo per inserire i dettagli relativi al singolo periodo (giorno di arrivo e partenza, hotel, tariffe, ecc.).

Nell’ultimo campo si potranno inserire note riguardanti la totalità dei periodi / strutture proposte o altre comunicazioni inerenti l’evasione della richiesta. Dopo aver compilato e inviato il form, il commerciale riceverà un'email con il riepilogo della risposta e un file PDF allegato. La medesima email giungerà anche alla tua email personale. Si consiglia la conservazione dei singoli file pdf. Il commerciale, rispondendo all’email generata dal sistema, comunicherà direttamente con te tramite email.