Chiusura in acquisto (Pratica)

La Chiusura in acquisto è l'ultimo e conclusivo passo per la chiusura di una Pratica.

Pur non impedendo il corretto espletamento degli adempimenti legislativi a cui l'Azienda deve sottostare, la chiusura in acquisto è un passo critico per poter gestire, coerentemente alle aspettative professionali, il corretto pagamento dei fornitori per i servizi erogati.

La chiusura in acquisto deve essere effettuata da parte del Sales Account che detiene la titolarità della Pratica.

L’obiettivo della procedura è verificare che tutti i costi presenti nella sezione “Itinerario” siano completi, aggiornati e coerenti con i servizi effettivamente erogati. Una corretta imputazione permette di evitare pagamenti errati o duplicati, controllare eventuali differenze rispetto agli accordi conclusi con i fornitori e determinare correttamente il risultato economico della Pratica.

I momenti della chiusura in vendita e della chiusura in acquisto dovrebbero, idealmente, coincidere. Una volta effettuata la chiusura in vendita, infatti, il Sales Account dovrebbe disporre di tutti i dati necessari per effettuare una coerente e corretta chiusura in acquisto. È fortemente consigliato, quindi, far coincidere questi due momenti. Al fine di ricreare un flusso operativo condiviso, si è, però, provveduto a identificare la chiusura in acquisto, come momento successivo alla chiusura in vendita.

Già nel momento di preparazione del Preventivo, il Sales Account deve inserire nella sezione “Itinerario” tutte le Voci di Costo relative ai servizi previsti, associando ciascuna voce al fornitore corretto (qualora sia identificabile a priori) e indicando le date, le quantità e gli importi conosciuti.

I dati inseriti inizialmente costituiscono una previsione. Devono, quindi, essere aggiornati durante la gestione della Pratica ogni volta che interviene una variazione in uno degli elementi che costituiscono il pacchetto turistico. Una corretta imputazione iniziale e un aggiornamento costante delle Voci di Costo rendono più semplice e veloce la successiva Chiusura in Acquisto.

Il pagamento degli acconti richiesti dai fornitori non richiede che la Pratica sia già Chiusa in Acquisto, poiché avviene, normalmente, prima dell’effettiva erogazione del servizio. Quando l’acconto è chiaramente riconducibile a una specifica Pratica, deve però essere presente nella sezione “Itinerario” una Voce di Costo idonea. La voce deve essere associata al fornitore corretto e deve contenere le informazioni necessarie per collegare il pagamento al servizio acquistato. La possibilità di pagare un acconto non esonera, quindi, il Sales Account dalla corretta imputazione preventiva del relativo costo.

Le fasi della Chiusura in Acquisto

La Chiusura in Acquisto si articola in due momenti: la Pre-Chiusura e la Chiusura definitiva.

Per ogni Voce di Costo presente nella sezione “Itinerario”, il Sales Account deve controllare il fornitore, la descrizione del servizio, le date, le quantità e l’importo.

La Voce di Costo deve essere collegata al soggetto che ha effettivamente erogato il servizio e che emetterà la relativa fattura. La denominazione del fornitore presente nella Pratica deve coincidere con quella riportata nei documenti contrattuali e contabili. Per ogni società deve essere presente una sola anagrafica fornitore. Alla stessa anagrafica possono essere associati più Servizi codificati, in base alle differenti prestazioni erogate dalla società. Prima di creare una nuova anagrafica, il Sales Account deve sempre verificare che il fornitore non sia già presente nel gestionale. La creazione di anagrafiche duplicate può causare errori nell’associazione delle fatture e dei pagamenti, oltre a rendere più complessi i controlli amministrativi. Quando il fornitore è già presente, deve essere utilizzata l’anagrafica esistente. Qualora i dati risultino incompleti o non aggiornati, è necessario richiederne la modifica, evitando la creazione di una nuova anagrafica.

Fase 1 - Pre-Chiusura

La Pre-Chiusura deve essere effettuata prima dell’erogazione del primo servizio attinente al pacchetto turistico fruito dal cliente.

Il Sales Account deve verificare che nella sezione “Itinerario” siano presenti tutte le Voci di Costo relative ai servizi acquistati ed erogati. Gli importi devono essere inseriti sulla base delle informazioni disponibili in quel momento, come preventivi, contratti, conferme dei fornitori, listini, numero previsto dei partecipanti, gratuità, supplementi e servizi aggiuntivi.

La Pre-Chiusura deve rappresentare il costo che l’Azienda dovrebbe sostenere qualora, durante l’erogazione dei servizi, non si verificassero variazioni significative.

Prima dell’inizio del viaggio, il Sales Account deve quindi controllare che:

ogni servizio acquistato abbia una corrispondente Voce di Costo;
ogni Voce di Costo sia associata al fornitore corretto;
le date, le quantità e gli importi siano coerenti con gli accordi;
eventuali acconti siano riconducibili alla Pratica corretta;
non siano presenti Voci di Costo o anagrafiche fornitore duplicate.

Fase 2 - Chiusura definitiva

La Chiusura definitiva deve essere effettuata dopo l’erogazione dei servizi.

In questa fase, il Sales Account confronta quanto inserito durante la Pre-Chiusura con quanto realmente avvenuto. Il controllo deve essere effettuato sulla base della SCP, della contrattualistica, delle conferme ricevute, della Rooming List definitiva e di ogni altra documentazione disponibile.

Devono essere considerate anche tutte le variazioni intervenute durante il viaggio, come modifiche nel numero dei partecipanti, servizi aggiunti o annullati, gratuità, supplementi, riduzioni e penali.

Quando i dati effettivi non coincidono con quelli previsti, il Sales Account deve modificare o integrare le Voci di Costo interessate.

Una Pratica può considerarsi Chiusa in Acquisto solamente quando tutti i costi rappresentano correttamente i servizi erogati e gli importi effettivamente dovuti ai fornitori.

In assenza di una corretta Chiusura in Acquisto, l’Ufficio Amministrativo non procederà al saldo delle fatture emesse dai fornitori.

Comunicazione Chiusura in Acquisto

Al termine dei controlli, il Sales Account deve comunicare all’Ufficio Amministrativo che la Pratica è stata Chiusa in Acquisto.

La comunicazione avviene direttamente all’interno delle pertinenti Voci di Costo. Nel campo “Descrizione”, prima di qualsiasi altra parola, deve essere inserita la dicitura [OK]. La presenza della dicitura “[OK]” comunica all’Ufficio Amministrativo che la Voce di Costo è stata controllata, che il fornitore e l’importo sono corretti e che non sono previste ulteriori modifiche. Affinché una Pratica possa considerarsi interamente Chiusa in Acquisto, la dicitura “[OK]” deve essere presente in tutte le Voci di Costo pertinenti.

Verifica delle fatture

Alla ricezione di una fattura, l’Ufficio Amministrativo confronta l’importo del documento con quanto imputato nella corrispondente Voce di Costo della Pratica.

Quando l’importo riportato nella fattura coincide con quello presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo procede al pagamento. Il pagamento può essere effettuato solamente quando la Pratica risulta Chiusa in Acquisto e la relativa Voce di Costo riporta la dicitura “[OK]”.

Quando l’importo della fattura è inferiore rispetto al costo presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo informa il Sales Account titolare. Successivamente alla comunicazione, l’Ufficio Amministrativo procede al pagamento della fattura dopo 7 giorni lavorativi. Il Sales Account deve verificare la causa della differenza e, quando necessario, aggiornare la Voce di Costo con l’importo effettivamente fatturato. La differenza può dipendere, ad esempio, da una gratuità non considerata, da uno sconto applicato dal fornitore, da un numero inferiore di partecipanti o da un servizio non erogato.

Quando l’importo della fattura è superiore rispetto al costo presente nella Pratica, l’Ufficio Amministrativo informa il Sales Account e gli trasmette la documentazione contabile necessaria per effettuare le verifiche. Il Sales Account deve intervenire entro 7 giorni lavorativi. Entro tale termine deve verificare l’origine della differenza e controllare gli accordi sottoscritti. Quando l’importo maggiore risulta corretto, deve aggiornare la Voce di Costo e comunicare la modifica all’Ufficio Amministrativo. Quando, invece, la fattura non rispetta gli accordi conclusi, il Sales Account deve contestarla tempestivamente al fornitore e informare l’Ufficio Amministrativo dell’avvenuta apertura della contestazione. Fino al chiarimento della differenza, l’Ufficio Amministrativo non procederà al pagamento del maggiore importo.

Quando una Pratica è Chiusa in Acquisto?

Una Pratica può considerarsi Chiusa in Acquisto quando:

tutti i servizi acquistati sono presenti nella sezione “Itinerario”;
tutte le Voci di Costo sono associate al fornitore corretto;
i costi sono stati aggiornati sulla base dei servizi effettivamente erogati;
tutte le pertinenti Voci di Costo riportano la dicitura “[OK]” all’inizio della descrizione;

Solo al verificarsi di tutte queste condizioni l’Ufficio Amministrativo potrà procedere al saldo delle fatture emesse dai fornitori.