Sezione itinerario
La maggior parte delle operazioni, per un Sales Account, si concentrano nella sezione "Itinerario".
All'interno della sezione "Itinerario" devono essere inseriti tutti i servizi proposti al cliente.
Per i servizi il cui fornitore non può essere definito in fase di Preventivo, è possibile utilizzare i seguenti codici generici.
| Codici Generici | |
|---|---|
| Codice | Servizio |
| 12561 | Bus/Transfer |
| 12562 | Assicurazione |
| 12563 | Servizio Spiaggia |
| 12564 | Accompagnatore |
| 12565 | Serata Danzante |
| 12566 | Infermieri |
| 12567 | Intermediazione - Erogazione Liberale |
| 12568 | Omaggi |
| 12569 | Gita - Escursione |
| 12570 | Tassa di Soggiorno |
| 12571 | Facchino |
| 12572 | Ristorante |
Inserimento Servizi
Per inserire un Servizio, indipendentemente dalla sua natura economica (Voce di Costo o Voce di Ricavo), di deve cliccare sul pulsante "Servizio codificato". Solo in questo modo, selezionando il regime di fatturazione previsto per un PACCHETTO TURISTICO INTRA UE - TURISMO SOCIALE (Codice 8) è possibile inserire un Servizio con tutti i campi relativi al corretto regime di fatturazione fiscale compilati automaticamente. Utilizzando la funzione "Servizio codificato", il Servizio appena inserito in itinerario, avrà i campi "Aliquota" e "Conto contabile", sia per la sezione Vendita sia per la sezione Costo D'Acquisto della scheda "Area Economica", correttamente precompilati.
La schermata di inserimento che appare, una volta selezionata l'opzione "Codice 8", permette l'inserimento dei dati relativi al Servizio.
Alcuni campi presenti nella scheda "Dati Generali" sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà l'inserimento del Servizio.
I servizi possono essere di due tipologie:
- Voci di Costo: identificano i servizi erogati e/o i beni forniti da fornitori esterni.
- Voci di Ricavo: identificano il totale degli importi fatturati al cliente.
Le voci di Ricavo devono essere considerate come casi particolari di inserimento delle Voci di Costo. La loro descrizione e trattazione è rimandata alla sezione relativa alla Chiusura in Vendita di una Pratica. Di seguito, quindi, verrà descritta unicamente la procedura di inserimento delle Voci di Costo.
I campi richiesti per l'inserimento del Servizio possono avere una obbligatorietà di natura:
- Software: richiesti dal sistema.
- Procedurale: previsti dalle procedure interne.
Campo Regime: se si è utilizzata la funzione "Servizio codificato" in fase di inserimento del Servizio, questo campo è correttamente compilato con la voce "Organizzazione 74ter".
Campo Descrizione: questo campo permette di descrivere il Servizio inserito. Si deve inserire una descrizione che permetta di comprendere, senza ambiguità, la tipologia di servizio erogata dal fornitore associato.
Campo Fornitore: si dove selezionare, come fornitore, l'Azienda stessa "Montanari Tour".
Campo Pax: il campo sarà già compilato con il numero di pax presente nella sezione "Dati Generali" del Preventivo/Pratica. È possibile imputare manualmente il numero di pax che fruiranno di un determinato servizio deselezionando l'opzione "Pax auto".
Campo "Data inizio", "Numero notti" e "Data fine": la data di inizio deve corrispondere con l'erogazione del primo servizio turistico compreso nel pacchetto e, seguendo la medesima logica, la data di fine deve corrispondere con l'erogazione dell'ultimo servizio turistico compreso. Il campo "Numero notti" si compila automaticamente di conseguenza, calcolando automaticamente il numero di notti che intercorrono tra la data di inizio e la data di fine. È anche possibile, inoltre, compilare unicamente i campi "Data inizio" e "Numero notti"; nel campo "Data fine" verrà calcolata la data di fine servizi corrispondente.
Opzioni Prezzo a pax, Prezzo a notte, Voci separate: queste opzioni vanno selezionate o deselezionate in base alla tipologia di Servizio inserito. I campi, non selezionabili né compilabili, "Totale acquisto" e "Totale vendita" sono prodotti di una moltiplicazione i cui fattori sono i campi "Costo acquisto", "Prezzo vendita", "Pax" e "Notti". Selezionando o deselezionando le opzioni "Prezzo a pax" e "Prezzo a notte", i valori associati ai campi, rispettivamente, "Pax" e "Notti" possono essere o non essere considerati nel computo dei "Totale acquisto" e/o "Totale vendita". Selezionando l'opzione "Voci separate" è possibile, nella scheda "Area economica", inserire la distinzione delle voci che vanno a formare il totale complessivo della Voce di Costo o di Ricavo.
Una volta inseriti i dati necessari all'interno della scheda "Dati Generali" è necessario salvare cliccando sull'apposito pulsante "Salva".
Gadget/Omaggi Individuali
Se il pacchetto turistico proposto comprende, tra i servizi offerti, anche la consegna di un omaggio per ciascun partecipante, allora è necessario inserire, già in fase di Preventivo, la corrispondente riga di costo denominata “OMAGGI” nella sezione “Itinerario”.
Dal database fornitori, nell’apposito campo “Fornitore”, deve essere selezionata la voce “12568 - Omaggi (Costi Figurativi)”.
All’interno della suddetta riga, nella sezione “Altri Dati”, si può utilizzare il campo “Note” per eventuali note e preferenze dei clienti.
Il campo "Costo Acquisto" deve riportare:
- Il costo massimo unitario dell'omaggio da distribuire a ogni singolo partecipante (in questo caso deve essere anche spuntata l'opzione "Prezzo a pax").
OPPURE
- Il costo massimo complessivo degli omaggi da distribuire al gruppo (in questo caso sia l'opzione "Prezzo a pax" sia l'opzione "Prezzo a notte" devono essere deselezionate).
Per quanto possibile, l'Ufficio Gestione si attiene alle indicazioni riportate all'interno della voce di costo: sia per quanto concerne il costo individuale previsto sia per le preferenze espresse. In caso di indisponibilità delle scorte, al gruppo viene fornito un gadget con valore economico il più vicino possibile a quello previsto.
La riga di costo “Omaggi” viene aggiornata, dall'Ufficio Gestione, con il tipo di gadget consegnato, il relativo costo per partecipante e il fornitore che ha fornito il bene solo successivamente alla loro consegna.
Escursioni da Pacchetto
Se il pacchetto turistico proposto comprende, tra i servizi offerti, anche l'organizzazione di una o più escursioni allora è necessario inserire, già in fase di Preventivo, la corrispondente riga di costo denominata “Escursione” nella sezione “Itinerario”.
Dal database fornitori, nell’apposito campo “Fornitore”, deve essere selezionata la voce “12569 - Gita - Escursione”.
All’interno della suddetta riga, nella sezione “Altri Dati”, si può utilizzare il campo “Note” per eventuali note e preferenze dei clienti.
Il campo "Costo Acquisto" deve riportare:
- Il costo massimo unitario a partecipante dell'esperienza da organizzare (in questo caso deve essere anche spuntata l'opzione "Prezzo a pax").
OPPURE
- Il costo massimo complessivo dell'esperienza da organizzare per il gruppo (in questo caso sia l'opzione "Prezzo a pax" sia l'opzione "Prezzo a notte" devono essere deselezionate).
La riga di costo “Escursione” viene aggiornata, dall'Ufficio Gestione, con la tipologia di esperienza fruita dal cliente, la ragione sociale del fornitore erogante il servizio e numerazione della fattura emessa dal fornitore. Nel caso in cui, per l’esecuzione del servizio, sia stato necessario avvalersi di più fornitori, vengono aggiunte tante voci di costo quante sono le fatture collegate all’esperienza fruita dal cliente.