6 - Sezione Documenti

All'interno della sezione Documenti è possibile allegare, a una Anagrafica, Pratica o Preventivo, uno o più file. I file caricati in questa sezione risulteranno archiviati e potranno essere scaricati e consultati, al bisogno, anche in futuro.

Al fine di poter archiviare i file desiderati, è sufficiente cliccare, dal menù contestuale, sul pulsante "Documenti"; una volta aperta la schermata della relativa sezione l'utente può:

• Aggiungere un nuovo file cliccando sul pulsante "Nuovo".

• Scaricare tutti i documenti presenti nella sezione cliccando sul pulsante "Scarica documenti".

Cliccando sul pulsante "Nuovo", si apre la pertinente schermata di inserimento che permette di selezionare il file da caricare.

Alcuni campi presenti nella scheda "Dati Generali" sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà l'inserimento del documento.

• Campo Tipologia Documento: il campo accetta solo due opzioni, "Documento cliente" oppure "Documento fornitore". In base alla tipologia di file caricato, è necessario selezionare una delle due possibili opzioni. In base alla tipologia selezionata, il terzo campo obbligatorio si modifica di conseguenza. Con l'opzione "Documento cliente", il terzo parametro assume la denominazione "Cliente", richiamando tutte le anagrafiche "Cliente"; con l'opzione "Documento fornitore", il terzo parametro assume la denominazione "Fornitore", richiamando tutte le anagrafiche "Fornitore". Per esempio, un file riportante un preventivo inviato al cliente deve possedere l'attributo "Documento cliente", mentre un file contenente un'integrazione contrattuale deve possedere l'attributo "Documento fornitore".

• Campo Descrizione: è un campo descrittivo nel quale si deve inserire una concisa ma efficace descrizione del file caricato. Per una più ampia e precisa descrizione, si può utilizzare il successivo campo "Note".

• Campo Cliente/Fornitore: In base alla tipologia di documento selezionata, questo campo può avere denominazione "Cliente" oppure "Fornitore". Nel caso in cui si stia inserendo un documento, per esempio un Documento di Identità, di un cliente all'interno di una Anagrafica, il campo si compila automaticamente con la denominazione dell'anagrafica attiva. Per gli inserimenti effettuati all'interno di un Preventivo o una Pratica, il campo "Cliente" riporta, in automatico, il "Cliente/Contraente".

Il campo "Preventivo-Pratica" si compila automaticamente nel caso in cui si stia procedendo all'inserimento di un file da un Preventivo o una Pratica.

Cliccando, infine, il pulsante "Upload" è possibile selezionare il file dal percorso presente nel dispositivo da cui si sta effettuando l'accesso.

Il processo di archiviazione si completa cliccando sul pulsante "Salva".

Archiviazione Email

È possibile, oltre a file di varia tipologia, archiviare all'interno di un Preventivo o una Pratica, le comunicazioni che avvengono con Clienti o Fornitori tramite email.

Per archiviare una email e i relativi allegati, è sufficiente inserire nel campo CC o CCN l'indirizzo email [email protected] . Le email inviate al suddetto indirizzo, affinché siano associate al Preventivo o Pratica corretta, dovranno:

1. Contenere, nell'oggetto, la stringa OFF, nel caso in cui si voglia allegare la suddetta comunicazione a un Preventivo, oppure la stringa RIF, nel caso in cui si voglia allegare la suddetta comunicazione a una Pratica. Staccato da un singolo spazio, deve immediatamente seguire il codice di riferimento Preventivo o Pratica (Es. OFF 2025/101). Nessuna altra stringa alfanumerica deve essere scritta successivamente.
2. Essere inviate da un indirizzo di posta elettronica collegato a un'utenza attiva di 4Guest.

Le email saranno archiviate come file .zip e la Descrizione riporterà l'oggetto della email inviata.