Servizio codificato
Navigando nella sezione Booking / Anagrafiche / Srv\Listini è possibile creare un nuovo Servizio Codificato che può essere richiamato successivamente nella Sezione Itinerario situata all'interno del Preventivo o Pratica.
Un Servizio Codificato può avere diversa classificazione in base alla natura del servizio stesso. Sono codificate, attualmente, diverse tipologie di servizio, le quali attengono ai principali servizi costitutivi un pacchetto turistico.
Per codificare un servizio che identifica un allotment alberghiero, non è necessaria la preventiva stipula della relativa contrattualistica prevista. È necessario predisporre il Contratto di Opzione Alberghiera (o modulistica equivalente) solamente prima di inserire, all'interno di 4Guest, uno o più listini per un determinato Servizio Codificato. [DA VALUTARE PER UNIFICAZIONE DELLA CODICISTICA CONTRATTUALE / modifica in: Per codificare un servizio che identifica un allotment alberghiero, è obbligatoria la preventiva stipula della relativa contrattualistica prevista. È necessario predisporre il Contratto di Opzione Alberghiera (o modulistica equivalente) prima di inserire, all'interno di 4Guest, uno o più listini, e relativi allotment, per un determinato Servizio Codificato.]
La creazione di un Servizio Codificato può essere effettuata in due modalità:
- Manualmente, cliccando il pulsante "+ Nuovo" .
- Importando i dati da Google, cliccando sul pulsante "Nuovo da Google"
Importazione da Google
Nel caso in cui il Servizio da codificare sia disponibile su Google Maps , è possibile richiamare le informazioni ivi presenti effettuando una ricerca attraverso la mappa contestuale. Per importare le informazioni disponibili, è sufficiente digitare, con precisione, il nome del servizio nella casella in alto a sinistra e selezionare l'opzione pertinente. Una volta localizzato il servizio sulla mappa si deve cliccare il pin rosso, solo così le informazioni disponibili saranno importate correttamente.
Codifica Manuale
Dopo aver cliccato sul pulsante, comparire, contestualmente, una maschera che richiede l’inserimento dei dati descrittivi concernenti il Servizio da codificare. Nella sezione Dati Generali, della nuova schermata che appare, devono essere inserite le informazioni principali relative al Servizio.
Alcuni campi sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà di terminare la procedura di creazione del servizio.
I campi richiesti possono avere una obbligatorietà di natura:
- Software: richiesti dal sistema.
- Procedurale: previsti dalle procedure interne.
- Campo Descrizione : in questo campo deve essere riportata una breve descrizione del Servizio; per Hotel e Ristoranti deve essere utilizzata la ditta, cioè il nome commerciale con cui l'impresa è riconosciuta, anche qualora questa e Ragione Sociale siano diverse. Per esempio, il Servizio relativo all'Hotel Domus Mea di Riccione, deve riportare la descrizione "Hotel Domus Mea" e non la ragione sociale della società (VI.BE. SRLS).
- Campo Tipologia Servizio : in base alla tipologia del servizio che è necessario codificare, si deve scegliere, dalla lista, la categoria più pertinente.
- Campo Categoria : unicamente per i Servizi della tipologia "HOTEL" è richiesta la classificazione, in stelle, assegnata. Il numero di stelle può essere assegnato tramite selezione dell'opzione dalla lista predisposta.
Nella sezione "Indirizzo" e "Contatti" vanno inseriti, rispettivamente, i dati relativi alla posizione geografica del Servizio e i principali dati di contatto in proprio possesso. Alcuni servizi non hanno una localizzazione precisa, in questo caso è sufficiente popolare solo il campo Nazione , l'unico a risultare obbligatorio.
Una volta completata la compilazione della scheda "Dati Anagrafici" , è possibile procedere con la stesura della descrizione del servizio sfruttando il campo "Descrizione estesa" presente nella scheda "Descrizioni" . La descrizione qui riportata viene richiamata automaticamente in fase di Preventivo, nel caso in cui il relativo Servizio Codificato risulti essere inserito nella Sezione Itinerario.
Solo procedendo con il salvataggio, cliccando il pulsante "Salva", compariranno a schermo le schede necessarie per legare il Servizio Codificato a un fornitore e a uno o più listini.
Scheda Fornitori
Nella scheda Fornitori è possibile collegare un Servizio Codificato a uno o più fornitori. L'associazione dei fornitori è un passaggio necessario alla successiva definizione e corretto inserimento dei listini.
L'associazione si effettua cliccando sul pulsante "Associa Fornitore" presente nella barra laterale a sinistra. Nella nuova finestra contestuale si deve selezionare il fornitore pertinente scrivendo o selezionando dal menù a tendina la corretta ragione sociale. Nel caso in cui il fornitore ricercato non sia presente, si deve procedere alla creazione della relativa anagrafica.
Un fornitore può essere:
- Principale: un fornitore è "principale" quando risulta essere il primario erogatore del servizio nonché principale interlocutore commerciale.
- Fornitore stesso: quando il servizio si identifica nel fornitore stesso, allora è necessario flaggare questa opzione.
Per ogni servizio deve sempre essere associato almeno un fornitore. Il fornitore o uno dei fornitori associati deve avere l'opzione "Principale" flaggata.
Esempi
Il servizio per l'Hotel ABC gestito dalla società ABC SRL, con cui sussiste un contratto di opzione da noi predisposto, sarà così codificato:
- Servizio Codificato: Hotel ABC - Fornitore: ABC SRL - Parametri fornitore flaggati: Principale, Fornitore stesso
L'Hotel ABC è gestito dalla società ABC SRL; la nostra azienda ha in essere un'opzione in tale struttura tramite il T.O. XYZ. In questo caso il servizio sarà così codificato:
- Servizio Codificato: Hotel ABC - Fornitore: T.O. XYZ - Parametri fornitore flaggati: Principale
L'Hotel ABC è gestito dalla società ABC SRL; la nostra azienda ha in essere un'opzione in tale struttura tramite il T.O. XYZ. Saltuariamente, inoltre, la società ABC SRL concede alla nostra azienda altri periodi. In questo caso il servizio sarà così codificato:
- Servizio Codificato: Hotel ABC - Fornitore 1: T.O. XYZ - Fornitore 2: ABC SRL - Parametri fornitore 1 flaggati: Principale - Parametri fornitore 2 flaggati: Fornitore stesso
Nomenclatura Servizi Alberghieri
Poiché è usuale che la ditta con cui è commercialmente riconosciuto un fornitore non sia unica a livello nazionale, cioè che possa verificarsi il caso in cui più fornitori adottino ditte e/o sigle identiche o simili, è necessario inserire, all'interno del campo "Descrizione" della scheda "Dati Anagrafici" un suffisso collegato alla collocazione geografica del servizio stesso.
Per esempio, l'Hotel Torino di Cesenatico dovrà essere codificato come "Hotel Torino | Cesenatico". In questo modo, risulta immediatamente distinguibile da altri "Hotel Torino" operanti sul suolo nazionale.
La collocazione geografica deve riportare il Comune ove è sito il servizio da codificare.
La ditta del fornitore deve essere separata dal luogo geografico dal simbolo "|" (barra verticale); ottenuto premendo la combinazione di tasti Shift (Maiusc) + "\" (il tasto che si trova solitamente vicino al tasto 1).
Scheda Listini
Dopo aver associato il fornitore, è necessario definire la struttura economica e di disponibilità del servizio.
I costi associati alla fruizione di un servizio erogato da uno o più fornitori è definito "Listino".
Ogni listino è associabile a uno o più fornitori precedentemente associati al Servizio.
L'inserimento o la gestione di un listino avviene tramite le opzioni presenti nel menu laterale di sinistra. Cliccando su "Aggiungi listino", si aprirà la schermata di configurazione dove dovranno essere valorizzati alcuni campi essenziali.
Alcuni campi sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà di terminare la procedura di creazione del listino.
Campo Fornitore: campo dove è necessario selezionare il fornitore di riferimento precedentemente associato nella scheda Fornitori.
Campo Data inizio e campo Data fine: definiscono il periodo di validità temporale dell'accordo commerciale o del contratto di opzione (es. dal 16/10/2026 al 17/10/2026). ATTENZIONE: affinché sia possibile concatenare correttamente più listini, il campo "Data fine" deve obbligatoriamente riportare il giorno antecedente quello di reale termine del servizio (es. un listino che fa riferimento al periodo 01/06/2026 - 15/06/2026, riporterà nel campo "Data fine" la data 14/06/2026).
Selettore "Giorni settimana": vanno selezionati i giorni della settimana di applicabilità del listino.
Campo "Tipologia listino": specifica la tipologia/canale del listino (es. MICE, SPORT, SENIOR).
Campo "Valuta": specifica la valuta di riferimento.
Compilata la sezione "DETTAGLIO" è possibile procedere con l'inserimento dei dettagli di costo relativi al listino nelle successive sezioni "PREZZI", "SUPPLEMENTI" e "RIDUZIONI".
La quotazione di riferimento del periodo contrattualizzato dovrà essere inserita nella sezione "PREZZI". L'inserimento del relativo costo è eseguibile cliccando il relativo pulsante "+ Aggiungi". Nel menù a tendina del parametro "Voce" va selezionato il trattamento pertinente erogato dalla Struttura Ricettiva (es. Mezza Pensione, Pensione Completa, ecc.). Il parametro "Acquisto" va valorizzato con il costo a persona al giorno da corrispondere al fornitore. Il parametro "Vendita" NON va valorizzato. Il parametro "Note Interne" va valorizzato con il dettaglio del contingente contrattualizzato (es. 20 XX + 1 X).
Nella sezione "SUPPLEMENTI" vanno inseriti, voce per voce, i supplementi da corrispondere al fornitore erogante il servizio per eventuali servizi ancillari (es. Supplemento Singola, Pasto Extra, ecc.). Il parametro "Acquisto" va valorizzato sempre seguendo la logica "per persona, per notte".
Nella sezione "RIDUZIONE" vanno definite le eventuali gratuità e riduzioni previste dal contratto sottoscritto. Per eventuali gratuità o riduzioni variabili e non preventivamente definibili (es. gratuità proporzionale), devono essere valorizzati unicamente i parametri "Voce", con il dettaglio della riduzione inserita, e il parametro "Note interne", con la relativa descrizione.
Infine, il listino va salvato cliccando il pulsante "Salva" posto in alto a sinistra.
Nella sezione Listini compaiono, ordinati in base al parametro "Data inizio" i diversi listini inseriti e validi per il Servizio Codificato.