Preventivo 4Guest
Precedente allo stato di Pratica, che sottintende una conferma d’intenti da parte del cliente, su 4Guest è possibile (e richiesto) predisporre un Preventivo.
Il Preventivo è uno stato antecedente alla Pratica.
Identifica un progetto di soggiorno inviato (o ancora da inviare) a un potenziale cliente, il quale non ha ancora consolidato la propria decisione.
La creazione di un Preventivo su 4Guest è un passo obbligatorio. Non si possono inviare progetti di soggiorno ai clienti senza aver prima trascritto, all’interno di 4Guest, le necessarie informazioni.
Nel menu Booking, alla voce Preventivi, è possibile visualizzare, creare o modificare le offerte.
Ad ogni accesso, la schermata visualizzerà gli ultimi dieci preventivi visualizzati. Per visualizzare tutti i nuovi preventivi inseriti su 4Guest nell'anno corrente, è necessario togliere la spunta dall'opzione "Ultimi Risultati".
I preventivi così visualizzati non sono la totalità di quelli presenti su 4Guest. Rimangono attivi, infatti, i filtri per "Stato" -> "Nuovo" e "Anno" -> "202x".
Per poter visualizzare l'interezza del database è necessario deselezionare entrambi i filtri attivi in partenza cliccando sulle rispettive "X".
È possibile, inoltre, procedere a visualizzare solo una parte del database attraverso la funzione "Filtri".
I filtri che possono essere selezionati sono:
- Parametro "Anno"
- Parametro "Numero"
- Parametro "Stato Avanzamento"
- Parametro "Utente"
- Parametro "Cliente"
- Parametro "Stato"
- Parametro "Filiale"
- Parametro "Fornitore"
- Parametro "Destinazione"
- Parametro "Tipologia viaggio"
- Parametro "Tipologia programma"
- Parametro "Pratica T.O."
- Parametro "Programma"
- Parametro "Data inizio"
- Parametro "Data di inserimento"
- Parametro "Pax"
- Parametro "Data opzione"
- Parametro "Segmento"
Creazione del Preventivo
Per creare un nuovo preventivo è sufficiente cliccare sul pulsante +Nuovo.
Dopo aver cliccato sul pulsante, comparirà, contestualmente, una maschera che richiederà l’inserimento dei dati descrittivi concernenti l'offerta da proporre al cliente.
Alcuni campi sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà di terminare la procedura di creazione del preventivo.
I campi richiesti, obbligatoriamente dal sistema sono:
Sezione Dati Generali
- Campo "Anno", "Numero" e "Data inserimento": questi campi sono soggetti a compilazione automatica e non vanno modificati autonomamente. La combinazione di "Anno" e "Numero" identificherà il Codice Preventivo.
- Campo "Descrizione": il preventivo deve essere identificato in modo chiaro e univoco per mezzo di una concisa descrizione testuale.
- "Soggiorno Mare Giugno" non è una descrizione efficace, in quanto ambigua e imprecisa; "Soggiorno Estivo Rimini - UGAF MIRAFIORI - HTL TAMANCO - 07/06" permette, invece, di ottenere, a una prima lettura, le principali informazioni relative al preventivo.
- Campo "Cliente": è sempre necessario imputare un cliente che risulti intestatario del preventivo. Può essere una persona fisica o, come nel caso degli Enti del Terzo Settore o Enti Locali, una persona giuridica. Nel caso in cui il cliente intestatario del preventivo non sia presente nel database è necessario creare l'anagrafica corrispondente.
- Campo "Data inizio", "Numero notti" e "Data fine":
- Campo "Pax":
- Campo "Tipo listino":
Sezione Altri Dati
- Campo "Utente" e "Utente firma":
- Campo "Filiale":
Anagrafica Cliente
In fase di creazione Preventivo potrebbe essere necessario inserire ex novo o aggiornare le informazioni anagrafiche del lead/cliente. È compito del Sales Account provvedere a manutenere correttamente il database dei propri clienti, mantenendone aggiornati i dati anagrafici e di contatto.
Per facilitare l’estrapolazione e l’analisi dati, sono state inserite, in 4Guest, le seguenti categorie da selezionare per ognuno dei clienti inseriti.
ADV = Agenzie di Viaggi, Tour Operator, Bus Operator, Persone Giuridiche operanti nel settore dell’intermediazione turistica; AUT = Individuo, non legato ad associazione o altro ente, che promuove, in maniera autonoma, pacchetti turistici (No P.IVA); COM = Ente pubblico territoriale che tramite gara promuove l’organizzazione di un soggiorno per la popolazione senior; CON = Persona giuridica o fisica che organizza eventi o richiede altri servizi afferenti all’area congressuale; CSA = Ente del terzo settore la cui programmazione prevede, in maniera prevalente, attività rivolte a una utenza senior; ETS = Ente del terzo settore la cui programmazione NON prevede, in maniera prevalente, attività rivolte a una utenza senior; SCH = Istituti scolastici; SPR = Enti e/o Società Sportive;
L’associazione tra Categoria e Cliente avviene all’interno della scheda Anagrafica di ciascun cliente. Cliccando sul campo “Tipologia” si può scegliere, dal relativo menù contestuale, la categoria pertinente.