Preventivo 4Guest
Precedente allo stato di Pratica, che sottintende una conferma d’intenti da parte del cliente, su 4Guest è possibile (e richiesto) predisporre un Preventivo.
Il Preventivo è uno stato antecedente alla Pratica.
Identifica un progetto di soggiorno inviato (o ancora da inviare) a un potenziale cliente, il quale non ha ancora consolidato la propria decisione.
La creazione di un Preventivo su 4Guest è un passo obbligatorio. Non si possono inviare progetti di soggiorno ai clienti senza aver prima trascritto, all’interno di 4Guest, le necessarie informazioni.
Nel menu Booking, alla voce Preventivi, è possibile visualizzare, creare o modificare le offerte.
Ad ogni accesso, la schermata visualizzerà gli ultimi dieci preventivi visualizzati. Per visualizzare tutti i nuovi preventivi inseriti su 4Guest nell'anno corrente, è necessario togliere la spunta dall'opzione "Ultimi Risultati".
I preventivi così visualizzati non sono la totalità di quelli presenti su 4Guest. Rimangono attivi, infatti, i filtri per "Stato" -> "Nuovo" e "Anno" -> "202x".
Per poter visualizzare l'interezza del database è necessario deselezionare entrambi i filtri attivi in partenza cliccando sulle rispettive "X".
È possibile, inoltre, procedere a visualizzare solo una parte del database attraverso la funzione "Filtri".
I filtri che possono essere selezionati sono:
- Parametro "Anno"
- Parametro "Numero"
- Parametro "Stato Avanzamento"
- Parametro "Utente"
- Parametro "Cliente"
- Parametro "Stato"
- Parametro "Filiale"
- Parametro "Fornitore"
- Parametro "Destinazione"
- Parametro "Tipologia viaggio"
- Parametro "Tipologia programma"
- Parametro "Pratica T.O."
- Parametro "Programma"
- Parametro "Data inizio"
- Parametro "Data di inserimento"
- Parametro "Pax"
- Parametro "Data opzione"
- Parametro "Segmento"
Creazione del Preventivo
Per creare un nuovo preventivo è sufficiente cliccare sul pulsante +Nuovo.
Dopo aver cliccato sul pulsante, comparirà, contestualmente, una maschera che richiederà l’inserimento dei dati descrittivi concernenti l'offerta da proporre al cliente.
Alcuni campi sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà di terminare la procedura di creazione del preventivo.
I campi richiesti possono avere una obbligatorietà di natura:
- Software: richiesti dal sistema.
- Procedurale: previsti dalle procedure interne.
Sezione Dati Generali
- Campo "Anno", "Numero" e "Data inserimento": questi campi sono soggetti a compilazione automatica e non vanno modificati autonomamente. La combinazione di "Anno" e "Numero" identificherà il Codice Preventivo.
- Campo "Descrizione": il preventivo deve essere identificato in modo chiaro e univoco per mezzo di una concisa descrizione testuale.
- "Soggiorno Mare Giugno" non è una descrizione efficace, in quanto ambigua e imprecisa; "Soggiorno Estivo Rimini - UGAF MIRAFIORI - HTL TAMANCO - 07/06" permette, invece, di ottenere, a una prima lettura, le principali informazioni relative al preventivo.
- Campo "Cliente": è sempre necessario imputare un cliente che risulti intestatario del preventivo. Può essere una persona fisica o, come nel caso degli Enti del Terzo Settore o Enti Locali, una persona giuridica. Nel caso in cui il cliente intestatario del preventivo non sia presente nel database è necessario creare l'anagrafica corrispondente.
- Campo "Data inizio", "Numero notti" e "Data fine": la data di inizio deve corrispondere con l'erogazione del primo servizio turistico compreso nel pacchetto e, seguendo la medesima logica, la data di fine deve corrispondere con l'erogazione dell'ultimo servizio turistico compreso. Il campo "Numero notti" si autocompila di conseguenza, calcolando automaticamente il numero di notti che intercorrono tra la data di inizio e la data di fine. È anche possibile, inoltre, compilare unicamente i campi "Data inizio" e "Numero notti"; nel campo "Data fine" verrà calcolata la data di fine servizi corrispondente.
- Campo "Pax": per permettere un successivo calcolo automatico delle voci di acquisto e di vendita, è necessario inserire il numero di partecipanti al soggiorno.
- Campo "Nome gruppo":
- Campo "Stato avanzamento":
- Campo "Tipo listino": alcuni fornitori possono garantire diversi listini e disponibilità in base alla tipologia di clientela. Affinché, una volta selezionato il servizio pertinente, 4Guest permetta di caricare i listino corretto, si deve selezionare, fin da subito, la categoria alla quale appartiene il potenziale cliente.
Sezione Altri Dati
- Campo "Utente" e "Utente firma":
- Campo "Filiale":
Anagrafica Cliente
In fase di creazione Preventivo potrebbe essere necessario inserire ex novo o aggiornare le informazioni anagrafiche del lead/cliente. È compito del Sales Account provvedere a manutenere correttamente il database dei propri clienti, mantenendone aggiornati i dati anagrafici e di contatto.
Per facilitare l’estrapolazione e l’analisi dati, sono state inserite, in 4Guest, le seguenti categorie da selezionare per ognuno dei clienti inseriti.
ADV = Agenzie di Viaggi, Tour Operator, Bus Operator, Persone Giuridiche operanti nel settore dell’intermediazione turistica; AUT = Individuo, non legato ad associazione o altro ente, che promuove, in maniera autonoma, pacchetti turistici (No P.IVA); COM = Ente pubblico territoriale che tramite gara promuove l’organizzazione di un soggiorno per la popolazione senior; CON = Persona giuridica o fisica che organizza eventi o richiede altri servizi afferenti all’area congressuale; CSA = Ente del terzo settore la cui programmazione prevede, in maniera prevalente, attività rivolte a una utenza senior; ETS = Ente del terzo settore la cui programmazione NON prevede, in maniera prevalente, attività rivolte a una utenza senior; SCH = Istituti scolastici; SPR = Enti e/o Società Sportive;
L’associazione tra Categoria e Cliente avviene all’interno della scheda Anagrafica di ciascun cliente. Cliccando sul campo “Tipologia” si può scegliere, dal relativo menù contestuale, la categoria pertinente.