Chiusura in acquisto (Pratica)
La Chiusura in acquisto è l'ultimo e conclusivo passo per la chiusura di una Pratica.
Pur non impedendo il corretto espletamento degli adempimenti legislativi a cui l'Azienda deve sottostare, la chiusura in acquisto è un passo critico per poter gestire, coerentemente alle aspettative professionali, il corretto pagamento dei fornitori per i servizi erogati.
La chiusura in acquisto deve essere effettuata da parte del Sales Account che detiene la titolarità della Pratica.
L’obiettivo della procedura è verificare che tutti i costi presenti nella sezione “Itinerario” siano completi, aggiornati e coerenti con i servizi effettivamente erogati. Una corretta imputazione permette di evitare pagamenti errati o duplicati, controllare eventuali differenze rispetto agli accordi conclusi con i fornitori e determinare correttamente il risultato economico della Pratica.
I momenti della chiusura in vendita e della chiusura in acquisto dovrebbero, idealmente, coincidere. Una volta effettuata la chiusura in vendita, infatti, il Sales Account dovrebbe disporre di tutti i dati necessari per effettuare una coerente e corretta chiusura in acquisto. È fortemente consigliato, quindi, far coincidere questi due momenti. Al fine di ricreare un flusso operativo condiviso, si è, però, provveduto a identificare la chiusura in acquisto, come momento successivo alla chiusura in vendita.
Già nel momento di preparazione del Preventivo, il Sales Account deve inserire nella sezione “Itinerario” tutte le Voci di Costo relative ai servizi previsti, associando ciascuna voce al fornitore corretto (qualora sia identificabile a priori) e indicando le date, le quantità e gli importi conosciuti.
I dati inseriti inizialmente costituiscono una previsione. Devono quindi essere aggiornati durante la gestione della Pratica ogni volta che interviene una variazione nel numero dei partecipanti, nella durata dei servizi, negli importi concordati o nelle prestazioni richieste. Una corretta imputazione iniziale e un aggiornamento costante delle Voci di Costo rendono più semplice e veloce la successiva Chiusura in Acquisto.
Le fasi della Chiusura in Acquisto
La Chiusura in Acquisto si articola in due momenti: la Pre-Chiusura e la Chiusura definitiva.
Per ogni Voce di Costo presente nella sezione “Itinerario”, il Sales Account deve controllare il fornitore, la descrizione del servizio, le date, le quantità e l’importo.
La Voce di Costo deve essere collegata al soggetto che ha effettivamente erogato il servizio e che emetterà la relativa fattura. La denominazione del fornitore presente nella Pratica deve coincidere con quella riportata nei documenti contrattuali e contabili. Per ogni società deve essere presente una sola anagrafica fornitore. Alla stessa anagrafica possono essere associati più Servizi codificati, in base alle differenti prestazioni erogate dalla società. Prima di creare una nuova anagrafica, il Sales Account deve sempre verificare che il fornitore non sia già presente nel gestionale. La creazione di anagrafiche duplicate può causare errori nell’associazione delle fatture e dei pagamenti, oltre a rendere più complessi i controlli amministrativi. Quando il fornitore è già presente, deve essere utilizzata l’anagrafica esistente. Qualora i dati risultino incompleti o non aggiornati, è necessario richiederne la modifica, evitando la creazione di una nuova anagrafica.
Fase 1 – Pre-Chiusura
La Pre-Chiusura deve essere effettuata prima dell’erogazione del primo servizio.
Il Sales Account deve verificare che nella sezione “Itinerario” siano presenti tutte le Voci di Costo relative ai servizi acquistati. Gli importi devono essere inseriti sulla base delle informazioni disponibili in quel momento, come preventivi, contratti, conferme dei fornitori, listini, numero previsto dei partecipanti, gratuità, supplementi e servizi aggiuntivi.
La Pre-Chiusura deve rappresentare il costo che l’Azienda dovrebbe sostenere qualora, durante l’erogazione dei servizi, non si verificassero variazioni significative.
Prima dell’inizio del viaggio, il Sales Account deve quindi controllare che:
- ogni servizio acquistato abbia una corrispondente Voce di Costo;
- ogni Voce di Costo sia associata al fornitore corretto;
- le date, le quantità e gli importi siano coerenti con gli accordi;
- eventuali acconti siano riconducibili alla Pratica corretta;
- non siano presenti Voci di Costo o anagrafiche fornitore duplicate.
Fase 2 – Chiusura definitiva
La Chiusura definitiva deve essere effettuata dopo l’erogazione dei servizi.
In questa fase, il Sales Account confronta quanto inserito durante la Pre-Chiusura con quanto realmente avvenuto. Il controllo deve essere effettuato sulla base della SCP, della contrattualistica, delle conferme ricevute, della Rooming List definitiva e di ogni altra documentazione disponibile.
Devono essere considerate anche tutte le variazioni intervenute durante il viaggio, come modifiche nel numero dei partecipanti, servizi aggiunti o annullati, gratuità, supplementi, riduzioni e penali.
Quando i dati effettivi non coincidono con quelli previsti, il Sales Account deve modificare o integrare le Voci di Costo interessate.
Una Pratica può considerarsi Chiusa in Acquisto solamente quando tutti i costi rappresentano correttamente i servizi erogati e gli importi effettivamente dovuti ai fornitori.