Chiusura in vendita (Pratica)
La chiusura in vendita è un passo fondamentale per la corretta gestione di una Pratica.
L'assenza della chiusura in vendita rende impossibile la fatturazione e, quindi, l'adempimento agli obblighi legislativi a cui l'Azienda deve sottostare. Una Pratica senza chiusura in vendita blocca la fatturazione non solo degli importi pertinenti, ma anche di tutte le pratiche la cui data di arrivo risulta successiva alla suddetta.
Risulta, quindi, evidente la criticità di questo passaggio, che deve essere curato con precisione e celerità da parte del Sales Account che detiene la titolarità della Pratica.
La Chiusura in vendita deve essere effettuata entro e non oltre i 10 giorni dalla fruizione del primo servizio da parte del cliente.
Una corretta imputazione dei servizi nella sezione "Itinerario" in fase di Preventivo e un'aggiornamento costante delle voci di costo permettono di velocizzare le operazioni relative alla chiusura in vendita.
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In fase di Preventivo, il Sales Account effettua una stima, il più precisa possibile, sui Ricavi attribuibili alla vendita di un preciso pacchetto turistico. Questa previsione viene effettuata sulla base delle informazioni disponibili in quel momento, come il numero previsto di partecipanti, le quote di vendita e gli eventuali supplementi.
Spesso e volentieri la stima effettuata preliminarmente non coincide con il ricavo realmente conseguito. La differenza può dipendere, ad esempio, dal numero reale dei partecipanti, da sconti applicati, da supplementi aggiunti o da variazioni intervenute durante la gestione della pratica.
Per questo motivo è necessario effettuare una riconciliazione, cioè un controllo, tra quanto era stato previsto in fase di preventivo, quanto è stato effettivamente venduto, quanto deve essere incassato e fatturato.
Una pratica è Chiusa in Vendita quando si verificano le seguenti due condizioni:
- Il totale del venduto, cioè tutto ciò che è stato venduto ai clienti, è pari all'importo riportato alla voce Totale fatturato nella sezione "Itinerario";
- L'importo riportato alla voce Totale fatturato nella sezione "Itinerario", l'importo riportato alla voce Scadenza nella scheda "Scadenziario Attivo" e l'importo riportato alla voce Importo totale nella sezione "Fatturare a" sono tutte e tre coincidenti.
Solo in questo modo è possibile procedere a una corretta chiusura e relativa fatturazione della pratica.
Come chiudere una pratica in vendita?
A livello puramente teorico, la chiusura in vendita di una pratica è un processo molto lineare e semplice: si controlla se l'ipotesi iniziale trova riscontro nella realtà, si corregge l'eventuale discrepanza, si fatturano i servizi al cliente.
Nella normale operatività, purtroppo, la riconciliazione delle pratiche in vendita risulta essere un passaggio complesso, spesso inficiato da errori umani dovuti a una pigra o assente pianificazione preventiva.
Il processo di Chiusura in vendita deve iniziare già dal momento in cui si crea il preventivo, imputando correttamente tutte le Voci di costo relative ai servizi erogati e la Voce di ricavo che identifica la vendita del Pacchetto Turistico.
La Chiusura in vendita potrebbe essere effettuata imputando, banalmente, il totale delle fatture da emettere nella sezione "Itinerario". Pur essendo tecnicamente corretto, questo è un approccio deprecato da non porre in essere.
Si suggeriscono due diversi approcci per la corretta chiusura di una pratica in vendita:
- Supplementi su Base
- Quota per Quota
Entrambi gli approcci permettono di giungere alla chiusura della pratica in maniera sistematica, riducendo la probabilità di errore e migliorando il controllo e leggibilità futura dei dati inseriti.
Voce di Ricavo
Oltre alle diverse Voci di Costo da inserire all'interno del Preventivo, è necessario inserire la Voce di Ricavo relativa alla vendita del Pacchetto Turistico promo-commercializzato.
L'inserimento della Voce di Ricavo è identico a quello delle Voci di Costo, ma conterrà unicamente riferimenti alla vendita del Pacchetto Turistico.
La Voce di Ricavo è da inserirsi nella sezione "Itinerario". Cliccando sul pulsate "Servizio codificato" si apre la schermata "Servizi", che permette, in base alla tipologia del servizio promo-commercializzato, di selezionare il regime di fatturazione idoneo.
Si deve selezionare la voce "PACCHETTO TURISTICO INTRA UE - TURISMO SOCIALE" (Codice 8), che implica l'applicazione del Regime di fatturazione in 74ter. Utilizzando la funzione "Servizio codificato", il Servizio appena inserito in itinerario, avrà i campi "Aliquota" e "Conto contabile", sia per la sezione Vendita sia per la sezione Costo D'Acquisto della scheda "Area Economica", correttamente precompilati.
Alcuni campi presenti nella scheda "Dati Generali" sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà l'inserimento del Servizio.
I campi richiesti possono avere una obbligatorietà di natura:
- Software: richiesti dal sistema.
- Procedurale: previsti dalle procedure interne.
Campo Regime: se si è utilizzata la funzione "Servizio codificato" in fase di inserimento del Servizio, questo campo sarà correttamente compilato con la voce "Organizzazione 74ter".
Campo Descrizione: questo campo permette di descrivere il Servizio inserito. Nel caso di specie, è sufficiente inserire la dicitura "Pacchetto Turistico".
Campo Fornitore: trattandosi di una Voce di Ricavo, non vi è un fornitore a cui legare una fattura ricevuta. Infatti, sarà l'Azienda a procedere con la fatturazione verso i fruitori del servizio turistico. Quindi, in questo campo si dovrà selezionare, come fornitore, l'Azienda stessa "Montanari Tour".
Campo Pax: il campo sarà già compilato con il numer #####
Campo "Data inizio", "Numero notti" e "Data fine": la data di inizio deve corrispondere con l'erogazione del primo servizio turistico compreso nel pacchetto e, seguendo la medesima logica, la data di fine deve corrispondere con l'erogazione dell'ultimo servizio turistico compreso. Il campo "Numero notti" si compila automaticamente di conseguenza, calcolando automaticamente il numero di notti che intercorrono tra la data di inizio e la data di fine. È anche possibile, inoltre, compilare unicamente i campi "Data inizio" e "Numero notti"; nel campo "Data fine" verrà calcolata la data di fine servizi corrispondente.
Opzione Prezzo a pax: per i pacchetti turistici, questa opzione è da deselezionare.
Opzione Prezzo a notte: per i pacchetti turistici, questa opzione è da deselezionare.
Opzione Voci separate: per i pacchetti turistici, questa opzione è da selezionare.