Creazione Anagrafica Fornitore
Nel caso in cui il fornitore da associare a un Servizio Codificato non sia già presente a sistema, è necessario procedere con la creazione della relativa anagrafica all'interno del percorso Booking / Anagrafiche / Fornitori cliccando sul pulsante "+ Nuovo".
Prima di procedere all'inserimento di un nuovo fornitore è sempre consigliabile ricercarne, nella casella di ricerca, la corrispondente Partita Iva. Solo nel caso in cui non si trovino corrispondenze è possibile procedere alla creazione di una nuova anagrafica.
AQ 3.1 Inserimento Dati Anagrafica
[edit]Nella sezione "Dati Generali" della scheda "Anagrafica" devono essere inserite le informazioni principali relative al Fornitore.
Alcuni campi sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà di terminare la procedura di creazione del servizio.
I campi richiesti possono avere una obbligatorietà di natura:
- Software: richiesti dal sistema.
- Procedurale: previsti dalle procedure interne.
- Campo "Soggetto" : in questo campo deve essere definita la natura del fornitore del servizio; questo può essere una Persona Fisica o una Persona Giuridica.
- Campo "Tipologia" : in base alla tipologia del fornitore da dover codificare, si deve scegliere, dalla lista, la categoria più pertinente.
- Campo "Ragione Sociale" : è necessario riportare, fedelmente e integralmente, la Ragione Sociale del fornitore che si sta inserendo.
- Campo "Alias" : unicamente per i Fornitori della tipologia "HOTEL" è richiesto l'inserimento della/e ditta/e della/e Struttura/e Ricettiva/e da essi gestite.
- Campo "P.Iva" : tutti i fornitori inseriti devono riportare, obbligatoriamente, la Partita Iva.
- Campi "Nazione" , "Indirizzo" , "Cap" : è sempre necessario definire con precisione la localizzazione geografica del fornitore, inserendo l'indirizzo della sua Sede Legale.
La sezione CONTATTI deve essere valorizzata, nei campi preposti, con i dati di contatto disponibili e in proprio possesso. La compilazione di questa sezione deve avere la priorità' e risulta sempre preferibile rispetto ad altri sistemi di gestione dati come, a titolo esemplificativo, file xlsx o csv.
Una volta inseriti tutti i dati necessari, per convalidare e terminare la creazione dell'anagrafica è sufficiente cliccare il pulsante "Salva" posto in alto a sinistra.
Salvata l'anagrafica, si attiveranno nuove schede che possono essere compilati con dati aggiuntivi.
AQ 3.1.1 Importazione da Google Maps
[edit]La creazione dell'anagrafica può essere effettuata manualmente oppure importando i dati da Google Maps tramite il pulsante "Nuovo da Google" presente nel menu laterale a sinistra.
Nel caso in cui il fornitore da codificare sia disponibile su Google Maps , è possibile richiamare le informazioni ivi presenti effettuando una ricerca attraverso la mappa contestuale. Per importare le informazioni disponibili, è sufficiente digitare, con precisione, il nome del fornitore nella casella in alto a sinistra e selezionare l'opzione pertinente.
Una volta localizzato il fornitore sulla mappa si deve cliccare il pin rosso, solo così le informazioni disponibili saranno importate correttamente.
AQ 3.2 Archiviazione Contratti Stipulati
[edit]La copia digitale dei contratti stipulati va archiviata su 4Guest facendo uso della Sezione Documenti presente all'interno della rispettiva anagrafica Fornitore.