Sezione Rooming List

La sezione "Rooming List" deve contenere tutti i nominativi di coloro che partecipano al soggiorno con la relativa suddivisione all'interno delle camere della struttura ospitante.

La Rooming List così inserita può essere richiamata da ogni singolo servizio inserito nella sezione "Itinerario".

Ogni servizio può avere una Rooming List diversa, ma dovrà essere imputata singolarmente. La Rooming List inserita all'interno di un Servizio è legata unicamente al suddetto servizio. Diversamente, la Rooming List inserita all'interno dell'omonima sezione può essere sempre richiamata da ogni singolo Servizio e viene definita "di testata".

È compito esclusivo del Sales Account procedere alla compilazione della/e Rooming List necessarie. Il Sales Account deve procedere ad aggiornare la Rooming List del relativo servizio ogniqualvolta è posto a conoscenza di una modifica.

8.1 Compilazione della Sezione

Inizialmente, la Rooming List appare vuota. Sia il numero totale di camere sia il numero totale di pax sono pari a zero. Il Sales Account deve, per ogni tipologia di camera venduta, imputarne il numero totale.

Il gestionale calcola, automaticamente, il numero totale di pax sulla base della tipologia di camera occupata.

Cliccando su una tipologia di camera, il Sales Account deve:

• nel campo "Quantità" inserire il numero di camere occupate;

• nel campo "Note" vanno inserite le eventuali annotazioni in riferimento alle camere della tipologia selezionate;

• nel campo "Nominativi", infine, vanno inserite, una per ogni linea, le camere prenotate. In caso di camere con più di un occupante, i nominativi che occupano una camera vanno inseriti nella medesima riga, separati da un trattino "-".

In fase di stampa o invio digitale della Rooming List al fornitore, 4Guest pone i campi "Note" e "Nominativi" attigui per facilitarne la lettura. Questo richiederebbe, quindi, di porre una particolare attenzione al posizionamento delle righe all'interno dei due campi. Infatti, nel caso in cui vi fosse solo una nota in riferimento alla camera segnalata nella terza riga, si dovrebbero lasciare due righe vuote nel campo "Note", altrimenti l'annotazione apparirebbe, graficamente, vicino alla prima camera. Per evitare che questo accada, si può (e dovrebbe) utilizzare un sistema di annotazione indipendente dalla posizione della camera interessata.

Un possibile approccio è quello di scrivere, al termine della riga che identifica una camera, una lettera contenuta tra due parentesi tonde. Nel campo "Note", successivamente, riportare il medesimo segno grafico con, di seguito, l'annotazione pertinente.

Con questo approccio non si evitano solo i possibili errori di trascrizione, ma si velocizzano anche le operazioni di modifica delle Rooming List inserite.

8.1.1 Inserimento automatico

Anziché inserire manualmente i nominativi all'interno della Rooming List, è possibile importarli, per ciascuna tipologia di camera, direttamente dalla sezione "Partecipanti".

Per effettuare l'importazione, il primo passo consiste nell'aver compilato correttamente la sezione "Partecipanti". Senza una compilazione preventiva della suddetta sezione, infatti, non è possibile procedere all'importazione di alcun dato.

Qualora la sezione "Partecipanti" sia già stata popolata dei dati necessari, è possibile importare i nominativi cliccando sul pulsante "Importa partecipanti".

Una volta cliccato sul pulsante, si apre la contestuale schermata denominata "Importa partecipanti". È possibile selezionare uno, una parte o tutta la lista dei partecipanti presenti cliccando sul riquadro a sinistra di ciascun nominativo. Una volta selezionati i nominativi pertinenti, è sufficiente cliccare sul pulsante "Conferma" per confermare la scelta effettuata.

Al termine di qualsiasi inserimento è necessario cliccare sul pulsante "Salva" presente in ogni tipologia di camera interessata dalla modifica e sul pulsante "Salva" generale.

8.2 Rooming List Servizio-specifica

Ogni Servizio inserito nella Sezione Itinerario può avere una sua specifica Rooming List.

Un Servizio, quindi, può:

• Non avere alcuna Rooming List associata;

• Avere associata la Rooming List inserita nella sezione "Rooming List";

• Avere associata una Rooming List specifica;

All'interno della scheda di dettaglio di un Servizio inserito in "Itinerario" vi è una scheda aggiuntiva denominata "Rooming List". In tale scheda è possibile indicare, cliccando sul campo "Rooming List", se e quale Rooming List è associata al suddetto Servizio.

Selezionando l'opzione "NO", non viene associata alcuna Rooming List al servizio. Selezionando l'opzione "Si, come in testata" viene associata e importata la Rooming List presente nella sezione generale "Rooming List". Infine, selezionando l'ultima opzione "Si, diversa da testata" è possibile inserire una nuova Rooming List specifica unicamente per tale servizio.