Editing Procedure commerciale (section)

== 1.3 Step 2 - Pratica ==

La conferma da parte del cliente si tramuta, in 4Guest, nella '''variazione del Preventivo a [[Pratica_4Guest|Pratica]]'''.

In seguito alla variazione di Stato, il Codice Preventivo verrà sostituito dal '''Codice Pratica'''. Nelle successive comunicazioni, soprattutto quelle indirizzate ai clienti, è necessario porre attenzione a non confondere i due codici, al fine di evitare malintesi ed errate associazioni documentali.

È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” della Pratica la '''conferma scritta del cliente'''.

[[File:preventivo_step2.png|1100 px|centre]]

=== 1.3.1 Chiusura in Vendita e Fatturazione ===

È compito del Sales Account imputare, all’interno della Pratica, i '''dati anagrafici''' necessari alla corretta fatturazione dei corrispettivi di vendita e acquisto. Si tratta della fase di [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)|Chiusura in Vendita della pratica.]].

In particolar modo, è di fondamentale importanza che il Sales Account, prima dell’inizio del Soggiorno organizzato, sia '''in possesso di tutti i dati anagrafici''' necessari dei clienti. Solo in questo modo, infatti, è possibile adempiere alla vigente normativa tributaria nelle modalità e tempistiche previste.

Una volta ottenuta la Rooming List completa dei dati richiesti, il Sales Account '''ha l’obbligo di popolare la sezione “Fatturare A”'''.

Il '''“Totale Pratica”''' ottenuto dalla somma dei ricavi computati nella sezione “Itinerario” dovrà collimare con '''“Importo Totale”''' riportato nella sezione “Fatturare A”.

Una Pratica potrà considerarsi '''Chiusa''', in Vendita, formalmente solo quando le voci “Totale Pratica” e “Importo Totale” combaciano. 

Affinché una Pratica sia effettivamente chiusa in Vendita, è necessario che nella sezione '''“Scadenziario Attivo”''' non vi sia alcun '''“Residuo”''' da riscuotere.

È compito del Sales Account '''sollecitare eventuali crediti v/clienti''' esistenti residuali.

Terminate le procedure di chiusura, il Sales Account dovrà darne comunicazione '''all’Ufficio Amministrativo''', il quale si premurerà di concludere il processo di fatturazione ed appurarne la corretta riuscita.

La [[Chiusura_in_vendita_(Pratica)|“Chiusura in Vendita”]] deve essere effettuata '''entro e non oltre i 10 giorni''' dalla fruizione '''del primo servizio''' da parte del cliente. Tale termine è dettato dalla necessità di primaria importanza dell’impresa di adempiere, entro i termini previsti, agli obblighi legislativi e tributari.

=== 1.3.2 Chiusura in Acquisto e Pagamenti ===

La [[Chiusura_in_acquisto_(Pratica) | '''“Chiusura in Acquisto”''']], invece, ha una natura prettamente operativa. Una corretta imputazione e controllo dei costi legati a una determinata pratica, da parte del Sales Account, evitano l’emissione di pagamenti errati verso i fornitori utilizzati per l’erogazione dei servizi fruiti dai clienti.

In mancanza di una corretta Chiusura in Acquisto da parte del Sales Account, l’Ufficio Amministrativo '''non provvederà''' al saldo dei corrispettivi spettanti ai fornitori utilizzati.

Il pagamento degli '''acconti''' richiesti dai suddetti non soggiace, poiché antecedenti alla effettiva erogazione del servizio, alla necessità della Chiusura in Acquisto; resta comunque inteso che, nel caso in cui l’acconto sia inequivocabilmente ricollegabile a una Pratica, debba essere presente, in quest’ultima, '''idonea voce di costo''' riportante l’anagrafica fornitore corretta.

Per ogni società deve essere presente una sola anagrafica fornitore. Alla stessa anagrafica possono essere associati più servizi codificati, in base ai diversi servizi forniti. Prima di creare una nuova anagrafica fornitore, verificare sempre che la società non sia già presente nel gestionale, così da evitare la creazione di duplicati.

Il Sales Account deve effettuare la Chiusura in Acquisto in '''due fasi''':

* Pre-Chiusura: da effettuarsi prima dell’erogazione del primo servizio. Il Sales Account, sulla base di stime preventive, imputa i costi così come dovrebbero essere sostenuti nel caso in cui, durante la fruizione dei servizi, non vi siano state variazioni significative.
* Chiusura: Il Sales Account, sulla base della SCP, della contrattualistica fornita e della documentazione esistente, controlla la correttezza della Pre-Chiusura precedentemente effettuata e, ove necessario, procede alla sua integrazione.

I momenti della Chiusura in Vendita e della Chiusura in Acquisto dovrebbero, idealmente, coincidere.

Alla ricezione della Fattura, l’Ufficio Amministrativo confronterà l’importo ivi riportato con quanto imputato nella Pratica presente su 4Guest.

Qualora l’importo della fattura sia coincidente con l’importo relativo alla voce di costo presente in Pratica, l’Ufficio Amministrativo '''emetterà il relativo pagamento'''.

Qualora l’importo della fattura sia '''inferiore''' all’importo imputato nella relativa voce di costo presente in Pratica, l’Ufficio Amministrativo notificherà il Sales Account di pertinenza, procedendo, successivamente, all’emissione del pagamento '''dopo 7 giorni lavorativi'''.

Qualora l’importo della fattura sia '''superiore''' all’importo imputato nella relativa voce di costo presente, l’Ufficio Amministrativo notificherà il Sales Account di pertinenza fornendo la relativa documentazione contabile utile alla possibile contestazione. Il Sales Account dovrà, '''entro 7 giorni lavorativi''', correggere, se necessario, la Chiusura in Acquisto e/o aggiornare l’Ufficio Amministrativo sulla relativa contestazione aperta con il fornitore.

L’Ufficio Amministrativo provvederà al pagamento delle fatture emesse dai fornitori di servizi '''se e solo se''' la Pratica risulta '''Chiusa in Acquisto'''.

Il Sales Account dovrà notificare all’Ufficio Amministrativo l’avvenuta Chiusura in Acquisto. Ciò può essere effettuato inserendo, nelle pertinenti voci di costo, all’interno del campo “Descrizione”, prima di qualsiasi altra parola, la dicitura '''“[OK]”'''.