Sezione Partecipanti
La Sezione "Partecipanti" è disponibile per la compilazione solo all'interno di una Pratica.
A una prima analisi, la sezione "Partecipanti" e la sezione "Rooming List" possono apparire identiche ed espletanti la medesima funzione. Nel funzionamento del gestionale e nell'operatività quotidiana, invece, sono due sezioni con scopi e funzionamenti differenti.
Pur potendole compilare in momenti distinti, al fine di ottimizzare le tempistiche di inserimento dati ed eliminare operazioni ridondanti, è ottimale procedere al popolamento della sezione "Partecipanti" antecedentemente alla compilazione della sezione "Rooming List".
La sezione "Partecipanti" deve riportare i nominativi di coloro che prenderanno parte al viaggio organizzato. Questi possono non coincidere con chi effettua il pagamento e, quindi, è riportato nella sezione "Fatturare A", ma, in virtù della natura del servizio fruito, sono i medesimi nominativi presenti nella sezione "Rooming List".
Questa sezione va compilata obbligatoriamente, poiché:
- permette di esplicitare il collegamento esistente tra chi effettua il pagamento e il/i partecipante/i al viaggio.
- indica i principali dati anagrafici dei partecipanti, casistica necessaria nel caso, per esempio, in cui si debba approntare l'elenco di coloro che, anagraficamente, godono dell'esenzione dell'imposta di soggiorno.
Una volta popolata la sezione "Partecipanti" è possibile importare all'interno della sezione "Rooming List" tutti i nominativi già imputati.
La sezione "Partecipanti" può essere popolata con due modalità:
- Manuale: ogni nominativo viene imputato dal Sales Account all'interno della sezione;
- Automatica: i nominativi vengono importati utilizzando un modello predisposto. A sua volta, l'importazione automatica può essere:
- Diretta: si utilizza, direttamente all'interno della sezione "Partecipanti", il modello xlsx predisposto;
- Indiretta: i nominativi vengono inseriti automaticamente in seguito all'importazione massiva effettuata nella sezione "Fatturare a".
Inserimento Manuale
Un partecipante può essere inserito tramite l'apposita funzione presente nella sezione "Partecipanti", cliccando, cioè, sul pulsante "+ Aggiungi". Il sistema apre la schermata "Dettaglio partecipante", all'interno della quale è possibile inserire e gestire le informazioni relative al singolo partecipante.
La schermata è suddivisa in diverse sezioni, dedicate alle differenti tipologie di dati.
Dati anagrafici
All'interno della sezione "Dati anagrafici" vengono riportate le principali informazioni relative al partecipante.
Il campo "Cliente" è obbligatorio, come indicato dalla presenza dell'asterisco, e consente di associare alla Pratica il nominativo del partecipante. Mantenendo selezionata l'opzione "Cliente Codificato", 4Guest ricerca all'interno del database contenente le anagrafiche clienti il nominativo digitato. Deselezionando la suddetta opzione, è possibile inserire manualmente i dati relativi al partecipante.
La corretta compilazione dei dati anagrafici consente di disporre delle informazioni necessarie per le successive attività operative collegate al viaggio.
La sezione "Carta d'identità" permette di registrare gli estremi del documento del partecipante, attraverso i seguenti campi:
- Carta d'identità;
- Data di scadenza carta d'identità;
- Luogo emissione carta d'identità;
- Data emissione carta d'identità.
La sezione "Passaporto" permette di registrare gli estremi del passaporto del partecipante, attraverso i seguenti campi:
- Passaporto;
- Data di scadenza passaporto;
- Luogo emissione passaporto;
- Data emissione passaporto.
Nelle sezioni "Indirizzo" e "Contatti" possono essere inserite, rispettivamente, le informazioni relative all'indirizzo del partecipante e i suoi contatti.
Nella sezione "Opzioni", nello specifico nel campo "Rif. fatturare a", è fondamentale indicare, attraverso l'elenco a discesa, il nominativo presente nella sezione "Fatturare a", che identifica colui che effettua il pagamento per conto del partecipante.
Una volta completato l'inserimento delle informazioni disponibili, è necessario procedere al salvataggio tramite l'apposito pulsante.
L'operazione deve essere ripetuta per ciascun partecipante.
Inserimento Automatico
In modo simile a quanto può essere effettuato nella sezione "Fatturare a", anche nella sezione "Partecipanti" è possibile importare massivamente l'elenco di tutti i partecipanti al soggiorno.
L'importazione può essere effettuata direttamente oppure indirettamente.
Per fruire della funzione di collegamento automatico tra i nominativi presenti nella sezione "Fatturare a" e quelli nella sezione "Partecipanti" è necessario utilizzare la funzione di importazione massiva dei nominativi presente nella sezione "Fatturare a". Si tratta, in questo caso, di un inserimento indiretto, poiché la funzione è utilizzata in un'altra sezione.
È possibile procedere all'importazione massiva dei nominativi dei partecipanti direttamente all'interno della sezione "Partecipanti" utilizzando l'apposito modello messo a disposizione.
Il modello è un file in formato .xlsx, visualizzabile con Microsoft Excel o con software compatibili. Il formato del file deve essere mantenuto in fase di importazione e mai modificato.
La struttura tabellare interna al foglio di calcolo del modello deve essere mantenuta, non possono, infatti, essere eliminate colonne ritenute superflue o non utilizzate. Il sistema di importazione massivo di 4Guest esige che il file mantenga una struttura ben precisa: il Sales Account deve operare unicamente dalla seconda riga (A2) in poi.
4Guest, inoltre, richiede, obbligatoriamente, che la colonna "Cognome Nome" sia compilata in ogni riga imputata.