Creazione Anagrafica Fornitore
Nel caso in cui il fornitore da associare a un Servizio Codificato non sia già presente a sistema, è necessario procedere con la creazione della relativa anagrafica all'interno del percorso Booking / Anagrafiche / Fornitori cliccando sul pulsante "+ Nuovo".
Prima di procedere all'inserimento di un nuovo fornitore è sempre consigliabile ricercarne, nella casella di ricerca, la corrispondente Partita Iva. Solo nel caso in cui non si trovino corrispondenze è possibile procedere alla creazione di una nuova anagrafica.
AQ 3.1 Inserimento Dati Anagrafica
Nella sezione "Dati Generali" della scheda "Anagrafica" devono essere inserite le informazioni principali relative al Fornitore.
Alcuni campi sono contrassegnati da un asterisco "*". Questi vanno compilati obbligatoriamente, altrimenti 4Guest non permetterà di terminare la procedura di creazione del servizio.
I campi richiesti possono avere una obbligatorietà di natura:
- Software: richiesti dal sistema.
- Procedurale: previsti dalle procedure interne.
- Campo "Soggetto" : in questo campo deve essere definita la natura del fornitore del servizio; questo può essere una Persona Fisica o una Persona Giuridica.
- Campo "Tipologia" : in base alla tipologia del fornitore da dover codificare, si deve scegliere, dalla lista, la categoria più pertinente.
- Campo "Ragione Sociale" : è necessario riportare, fedelmente e integralmente, la Ragione Sociale del fornitore che si sta inserendo.
- Campo "Alias" : unicamente per i Fornitori della tipologia "HOTEL" è richiesto l'inserimento della/e ditta/e della/e Struttura/e Ricettiva/e da essi gestite.
- Campo "P.Iva" : tutti i fornitori inseriti devono riportare, obbligatoriamente, la Partita Iva.
- Campi "Nazione" , "Indirizzo" , "Cap" : è sempre necessario definire con precisione la localizzazione geografica del fornitore, inserendo l'indirizzo della sua Sede Legale.
La sezione CONTATTI deve essere valorizzata, nei campi preposti, con i dati di contatto disponibili e in proprio possesso. La compilazione di questa sezione deve avere la priorità' e risulta sempre preferibile rispetto ad altri sistemi di gestione dati come, a titolo esemplificativo, file xlsx o csv.
Una volta inseriti tutti i dati necessari, per convalidare e terminare la creazione dell'anagrafica è sufficiente cliccare il pulsante "Salva" posto in alto a sinistra.
Salvata l'anagrafica, si attiveranno nuove schede che possono essere compilati con dati aggiuntivi.
AQ 3.1.1 Importazione da Google Maps
La creazione dell'anagrafica può essere effettuata manualmente oppure importando i dati da Google Maps tramite il pulsante "Nuovo da Google" presente nel menu laterale a sinistra.
Nel caso in cui il fornitore da codificare sia disponibile su Google Maps , è possibile richiamare le informazioni ivi presenti effettuando una ricerca attraverso la mappa contestuale. Per importare le informazioni disponibili, è sufficiente digitare, con precisione, il nome del fornitore nella casella in alto a sinistra e selezionare l'opzione pertinente.
Una volta localizzato il fornitore sulla mappa si deve cliccare il pin rosso, solo così le informazioni disponibili saranno importate correttamente.
AQ 3.2 Archiviazione Contratti Stipulati
La copia digitale dei contratti stipulati va archiviata su 4Guest facendo uso della Sezione Documenti presente all'interno della rispettiva anagrafica Fornitore.