Procedure commerciale
Le procedure relative alla gestione commerciale del cliente si articolano in due step.
Tali procedure devono essere seguite con precisione, così da permettere una gestione efficiente ed efficace delle offerte e delle pratiche relative ai clienti.
I seguenti Step non sono solo una guida all’operatività day-to-day, ma una precisa e ampia regolamentazione volta all’uso efficace ed efficiente della strumentazione software messa a disposizione.
Per tal motivo, non sono ammesse deroghe alle linee guida ivi prescritte.
Step 0 - Valutazione
È fondamentale, prima ancora di procedere all’utilizzo del software preposto, valutare se è profittevole porre in essere tutti o parte degli step successivi. Quindi, la gestione di una pratica inizia ben prima della sua apertura virtuale su 4Guest.
Non tutte le chiamate, contatti e richieste che giungono quotidianamente portano un concreto risultato economico. Sebbene sia impossibile prevedere il futuro, l’esperienza aiuta nell’individuare i lead su cui puntare e quali, invece, non perseguire.
Attualmente, non è richiesta alcuna operazione relativa alla notifica di lead non qualificati.
Nello sperato caso, invece, in cui il lead risulti qualificato e, quindi, rappresenti una concreta opportunità commerciale, è necessario procedere alla sua archiviazione e gestione tramite 4Guest.
Step 1 - Preventivo
Precedente allo stato di Pratica, che sottintende una conferma d’intenti da parte del cliente, su 4Guest è richiesto creare un Preventivo.
Il Preventivo è uno stato antecedente alla Pratica. Il Preventivo identifica un progetto di soggiorno inviato (o ancora da inviare) a un lead, il quale non ha ancora consolidato la propria decisione.
La creazione di un Preventivo su 4Guest è un passo obbligatorio. Non si possono inviare progetti di soggiorno ai clienti senza aver prima trascritto, all’interno di 4Guest, le necessarie informazioni.
Richiesta Ufficio Contratti
Una volta creato il preventivo e ottenuto il Codice Preventivo ad esso associato, il Sales Account può procedere a effettuare la richiesta di ricerca e/o assegnazione allotment.
La richiesta deve essere effettuata solo ed esclusivamente attraverso il portale predisposto.
La risposta automatica di presa in carico, con il relativo file pdf riassuntivo, sarà automaticamente associata nella sezione Documenti del Preventivo esistente su 4Guest. Per questo motivo, è essenziale inserire, sul portale, il corretto Codice Preventivo, al fine di evitare l’erronea associazione documentale a un diverso Preventivo.
Una volta effettuata la richiesta, l’operatore dell’Ufficio Contratti assegnato all’evasione dell’istanza modificherà il campo “Stato Avanzamento” all’interno del suddetto Preventivo impostando l’opzione “IN LAVORAZIONE”.
Il Sales Account, in questo modo, potrà essere aggiornato sullo stato di evasione della richiesta relativa al Preventivo.
Popolamento Itinerario
Prima o durante l’attesa di ricevere risposta coerente con le necessità espresse dal cliente, il Sales Account deve procedere a popolare la sezione “Itinerario” del Preventivo con le richieste voci di costo che andranno a concorrere alla determinazione del costo totale del Pacchetto Turistico.
Così facendo, il Sales Account potrà essere più rapido nella creazione del Progetto di soggiorno da sottoporre all’attenzione del lead / cliente.
Ideazione e Creazione Progetto di Soggiorno
Una volta terminata la contrattualizzazione dell’allotment ricercato, l’operatore dell’Ufficio Contratti, che aveva in carico la richiesta relativa al Preventivo creato, procederà a informare il Sales Account attraverso la debita compilazione del form presente sul portale dedicato.
La risposta automatica di evasione, con il relativo file pdf riassuntivo, sarà automaticamente associata nella sezione Documenti del Preventivo esistente su 4Guest. Per questo motivo, è essenziale selezionare, sul portale, il corretto Codice Preventivo, al fine di evitare l’erronea associazione documentale a un diverso Preventivo.
Una volta ottenute le informazioni necessarie, il Sales Account procederà a modificare lo “Stato Avanzamento” del Preventivo selezionando la voce “PROPOSTA”.
In questa fase, aiutato dalla precedente compilazione delle voci di costo, il Sales Account utilizzerà il modello grafico preposto per la creazione del Progetto di Soggiorno e, successivamente, lo invierà al potenziale cliente.
Il file contenente il Progetto inviato, dovrà essere allegato al Preventivo nella sezione “Documenti”.
Reminder Agenda
Il Sales Account dovrà impostare, nella sezione “Attività Agenda” di 4Guest, i relativi follow up commerciali e, in particolar modo, la data di scadenza opzione dell’allotment proposto.
Conferma o Annullamento Preventivo
Non tutte le proposte commerciali vengono accettate dai clienti. In caso di risposta negativa il Preventivo va ANNULLATO e non ELIMINATO. In caso di risposta positiva, invece, va CONFERMATO e convertito in Pratica. È, inoltre, necessario allegare nella sezione “Documenti” del Preventivo annullato debita documentazione riportante la motivazione della mancata conferma della proposta da parte del cliente.